Het selecteren van een webbureau kan en moet beter

Wie een website wil laten bouwen komt vroeg of laat op het punt om een webbureau te selecteren. In de regel wordt dan een pitch uitgeschreven. Deze beauty contest voor webbureaus heeft als doel het beste en goedkoopste bureau voor de klus te vinden en alle verrassingen in de realisatiefase uit te sluiten. In de praktijk is een pitch tijdrovend en wordt het resultaat zelden volledig bereikt. In dit artikel beschrijf ik dertien do’s en don’ts om het pitchproces effectiever te maken, vanuit het perspectief van de opdrachtgever en die van het bureau.

Hoeveel pitches en open aanbestedingen er jaarlijks in de internetbranche worden uitgeschreven is mij niet bekend. Maar het moeten er zeker honderden of nog meer per jaar zijn. Als je beseft dat er per pitch soms wel tien bureaus worden uitgenodigd, die veel werk in het offerte- en presentatieproces stoppen, dan kom je al gauw tot de conclusie dat er op die manier gigantisch veel papier en geld verspild wordt. Geld dat uiteindelijk door de opdrachtgevers moet worden opgebracht. Want hoe je het wendt of keert, alle niet betaalde werkzaamheden worden uiteindelijk ergens  in de prijs doorberekend. Er is dus zowel voor de opdrachtgevers als de bureaus alle baat bij dat dit proces zo goed en efficiënt mogelijk verloopt.

Zeven tips voor opdrachtgevers

1. Een goede voorbereiding

Een belangrijke valkuil voor opdrachtgevers is dat ze het pitchproces onderschatten en te weinig tijd nemen om het goed voor te bereiden. De bureaus worden al uitgenodigd terwijl er nog veel vraagstukken onbeantwoord zijn. Er zijn bijvoorbeeld onvoldoende randvoorwaarden voor de techniek of beoordelingcriteria zijn nog niet opgesteld. De open eindjes worden dan op het bord van de bureaus gelegd, die dat ieder op een andere manier interpreteren. Hierdoor kan een project gaan zweven. Bureaus die eerst aan alle criteria leken te voldoen worden afgeschoten en zo worden er telkens nieuwe partijen opgevoerd. Een zoektocht zonder einde.

2. Slimme overgangsmomenten

Voor het pitchproces maakt het veel uit of je helemaal aan het begin van het proces zit of halverwege. Een webbouwer selecteer je nu eenmaal op hele andere kenmerken dan een strategisch adviesbureau. Daarbij geldt dat hoe meer je in stappen werkt, des te nauwkeuriger je prijsafspraken kunt maken en hoe meer risico’s je kunt uitsluiten. Bouw daarvoor slimme overgangsmomenten in tussen de strategie-, ontwerp- en realisatiefase. Door eerst te werken met een onafhankelijk bureau dat  niet zelf bouwt, kan je tot een zodanige specificatie komen, dat je voor de bouw een exacte fixed price offerte kan laten maken. Hiermee sluit je veel risico’s uit. Daartegenover staat dat als je met meerdere partijen werkt,  je een beter programmamanagement moet inrichten om overdrachtsproblemen te voorkomen.

3. Een geolied proces

Een goede pitch kent duidelijke stappen, die vooraf aan alle partijen worden uitgelegd. Voor de selectie van een full service webbureau kan je denken aan het volgende stappenplan:

1. Opstellen Programma van Eisen (PvE) en selectiecriteria
2. Opstellen long list en short list
3. Opstellen en uitsturen Request for Proposal (RFP)
4. Beantwoorden van vragen
5. Ontvangen voorstellen
6. Presentaties
7. Eindselectie
8. Onderhandelingen

4. Leg ook zachte selectiecriteria vast

Zoals gezegd begint een pitch altijd met het opstellen van een goed programma van eisen en vooraf gedefinieerde selectiecriteria. Harde eisen, maar ook zachtere subjectieve eisen. Denk bij dit laatste aan de bedrijfscultuur, kwaliteit van het werk of bereidwilligheid om op locatie te werken. Daar moet iedereen het intern over eens zijn. Op basis van de harde selectiecriteria wordt een long list opgesteld en vervolgens op basis van de zachte eisen een short list van de meest geschikte bureaus. Informeer je hiervoor goed bij de bureaus zelf, doe navraag bij referenties of huur een expert in om dit voor je te doen. Het is namelijk veel effectiever om met een goed onderbouwde korte short list te werken van maximaal 3-4 bureaus, dan een lukraak gekozen lijst met 10 bureaus.

5. Een leesbaar RFP

Het request for proposal (RFP) moet door inkopers zijn uitgevonden. Over het algemeen zijn het een soort halfbakken juridische documenten, waar de lezer zelf zijn informatie maar bij elkaar moet zoeken. Laat puzzelen liever aan bejaarden over. Vanuit het perspectief van het webbureau is het een zeer onaangename kennismaking met de opdrachtgever. Je hebt er veel meer aan als het bureau juist enthousiast van je wordt. Schrijf het RFP in normaal Nederlands of Engels. Gebruik een logische indeling en nummer alle hoofdstukken en subparagrafen. Stel één totale vragenlijst op waarin je alle vragen aan het bureau achter elkaar plaatst en geef precies aan wat je in een presentatie verwacht. Hierdoor kan je de partijen gemakkelijk vergelijken en weet het bureau exact waar het aan toe is.

6. Laat niet hele teams opdraven

Sommige opdrachtgevers eisen bij de eerste pitch presentatie al het gehele team aan tafel. Dat is overbodig en levert niet veel inzicht op. Vaak wordt er ook een concept design van de website gevraagd.  Zelden is zo’n eerste designrichting, zonder een goede briefing en intensief contact, echt goed. Breng liever een bezoek aan het bureau, laat je voorstellen aan de beoogde projectleden en vraag goed door naar referenties. Bedenk bijvoorbeeld ook dat de beste designers niet altijd bij een bureau werken, maar zelfstandig. Het hoeft dus niet erg te zijn als er met externen wordt gewerkt, zolang je maar weet wie je krijgt en wat je kan verwachten.

7. De onderhandelingen

Vaak worden gedurende het selectieproces zaken pas echt scherp en treedt er voortschrijdend inzicht op. Dat is niet erg, maar zorg er dan wel voor dat er nog voldoende ruimte in de planning is voor onderhandelingen. Een voorstel van een bureau is zelden in een keer goed. Als er onderhandeld gaat worden, houd dan ook nog in ieder geval een tweede bureau achter de hand. Als je maar een paard hebt om op te wedden, dan wordt de onderhandelingspositie wel erg gemakkelijk.

Zes tips voor webbureaus

1. Facts en figures op de website

Niet alleen de slecht voorbereide of nonchalante opdrachtgevers zijn schuldig aan het moeizaam verlopende pitchproces. Webbureaus kunnen er zelf ook veel aan doen. Neem als eerste al de websites van de bureaus. Het wordt de oriënterende opdrachtgever niet gemakkelijk gemaakt om de juiste informatie op de websites terug te vinden. Elk bureau heeft zijn eigen jargon en  sitestructuur.  Als iedere webbouwer op zijn site een actuele pagina met de juiste facts & figures zou plaatsen, zou dat het opstellen van de long en short list een stuk gemakkelijker maken. De website PitchView.nl van Ronnie Overgoor speelt in op deze informatielacune, maar de site vergelijkt slecht en is incompleet.

2. Bid/no bid

Webbureaus moeten selectiever ingaan op aanvragen. Gedreven door ambitie, overmoed of hebzucht gaan de bureaus veel te snel in op een RFP. Het zou veel beter zijn om alleen in te gaan op aanvragen die echt passen bij het bureau en haar visie. Ga dus niet in op een RFP als je al weet dat je niet aan de eisen en wensen kan voldoen of onvoldoende tijd hebt om een goed voorstel te maken. Stel bij elke aanvraag de juiste vragen aan de opdrachtgever en organiseer binnen je bureau een bid/no bid meeting waarin je alle afwegingen maakt om wel of niet  in te gaan op een aanvraag. Stel vervolgens het beste team samen en maak voldoende tijd vrij.

3. Houd je aan de opdracht

Een formele opdrachtgever wijst alle voorstellen af als niet aan alle procedurele eisen wordt voldaan.  Houd je daarom aan de opdracht. Beantwoord alle vragen in de juiste volgorde en in de woorden van de aanvrager. Het is onbegrijpelijk, maar er komen altijd offertes te laat binnen, zonder enige vorm van communicatie vooraf. Sommige bureaus zijn hier beter in dan de andere, met als gevolg dat niet altijd het beste bureau de pitch wint, maar het bureau dat het beste een RFP kan beantwoorden.

4. Management aandacht

Betrek vanaf het eerste moment de directie in het aanbiedingsproces. Niets is zo erg voor een opdrachtgever om afspraken te maken met een goedwillende salespersoon, die later niet door zijn management wordt ondersteund of waargemaakt. Een klant wil bovendien belangrijk gevoeld worden. Managementaandacht van het hoogste niveau helpt daarbij.

5. Leef je in

Leef je altijd goed in in de opdrachtgever. Vertel alleen de relevante zaken. Het heeft geen zin om oeverloos over jezelf en je gerealiseerde opdrachten te praten. Het gaat er om of jij met de uit eerdere opdrachten opgebouwde ervaring de beste partij bent voor de nieuwe klus. Alles wat je zegt moet in lijn zijn met de vraag of oplossingsrichting van de opdrachtgever. Een beetje overdrijven mag best, maar vertel geen onwaarheden. Deze worden vroeg of laat toch wel achterhaald.

6. Kies een aanvullende partner

Het komt voor dat een vraag van de opdrachtgever breder is dan de expertise van het bureau. Houd dan niet de schijn op dat je het wel kan. Kies liever een sterke partij met de aanvullende expertise. Bijvoorbeeld een partner waar je eerder mee hebt samengewerkt en die je kan vertrouwen. Zorg daarbij uiteraard voor een borging van kwaliteit en een goede overdracht. Bied de opdrachtgever daarin keiharde garanties.

Tot slot

Ik heb niet de illusie dat de dertien hierboven genoemde tips voldoende zijn om het bureauselectieproces volledig efficiënt te maken. Maar als slechts een aantal van de aanbevelingen wordt opgevolgd, kan dat al een hoop overbodig werk voorkomen. Want zeg nu zelf, het is toch gewoon ontzettend jammer dat er zoveel niet winnende voorstellen en designs in de vuilnisbak verdwijnen.