Doe-Het-Zelf intranetportals: meer kennis, minder kosten.

Veel organisaties kiezen voor een flexibel platform als basis voor hun eigen intranetportal. De praktijk leert echter dat de flexibiliteit alsnog verloren gaat door 2 zaken: een klassieke projectaanpak en een tekort aan kennis bij de organisatie zelf. De uitweg: écht samenwerken met de klant!

Een veelgebruikt portalplatform als SharePoint legt alle functionaliteiten voor de configuratie van een portal aan de voorkant neer. Zo kunnen de eindgebruikers er makkelijk bij. Zou het de bedoeling zijn dat die eindgebruikers zelf aan de slag gaan met het configureren van een portal voor hun eigen organisatie? Niet iedere chirurg of account manager hoeft meteen zijn eigen site te gaan maken. Maar het zou toch mooi zijn als iemand in de organisatie in elk geval in staat is om de portal uit te breiden met oplossingen voor nieuwe of gewijzigde behoeften.

Een metafoor: De ideale boekenkast

IKEA maakt het mensen mogelijk om zelf hun kamer in te richten met kastsystemen die voor elke ruimte wel passend te maken zijn. Als metafoor voor een SharePoint intranet portal blijft de IKEA-kast nog langer overeind staan: het is geen toonbeeld van goede smaak, maar toch heeft iedereen wel iets van deze multinationale gigant omdat de producten praktisch en relatief goedkoop zijn. Bovendien zijn ze modern. En je kunt er heerlijk veel rommel in kwijt.

Als we de wijze waarop nu veel intranetportals tot stand komen loslaten op deze metafoor, dan zie je overduidelijk de vreemde aspecten:

Hendrik en Thea hebben veel boeken, cd’s en dvd’s die ze netjes in een kast willen opbergen:

• Ze hebben al rondgekeken en qua budget en stijl is een IKEA boekenkast een prima oplossing. Het wordt de BESTÅ, want die is modulair, uitbreidbaar en robuust.
• Ze bellen een meubelmaker en vragen of hij de BESTÅ voor ze wil kopen, of hij vervolgens alle planken in de kleur van hun bank kan verven, en of hij de kast bij hem in de werkplaats in elkaar kan zetten om hem vervolgens in zijn geheel naar het huis van Hendrik en Thea te vervoeren en in de kamer te plaatsen.
• Extra complexiteit is nog de volledige Winkler Prinsserie uit 1982 in 26 delen. Die delen passen niet allemaal naast elkaar op een plank, maar het is een belangrijk naslagwerk en alle delen hebben altijd naast elkaar gestaan. Dus de meubelmaker moet zelf nog een plank maken met de juiste lengte, die moet met speciale beugels worden bevestigd aan de rest van de kast.

Het succes van IKEA ligt erin dat je een groot deel zelf kunt doen en dan snel en voordelig een oplossing hebt die wellicht niet 100% is wat je wilt, maar wel 85%. Ook van een modern portalplatform pluk je met deze aanpak de meeste vruchten.

Wat kan een organisatie zelf?

Natuurlijk doen we al onze projecten al “samen met de klant”. Als ik naar de portalprojecten kijk, komt dat echter meestal neer op: wij ontwerpen en bouwen, de klant zegt dat het wel of niet goed is. Ik heb nu aan 2 projecten gewerkt waarin de klant een veel actievere rol heeft gehad, mijn conclusie is daaruit: Het kan inderdaad anders… en het moet ook anders!

Een van de projecten was voor het Nederlands Kankerinstituut – Antoni van Leeuwenhoek Ziekenhuis (NKI-AVL). We zijn daar in het voorjaar met een project gestart waarbij we voor slechts 3 zaken werden ingehuurd: begeleiding voor inrichting van een nieuwe portal, begeleiding voor migratie van de content van de oude portal en implementatie van het grafisch ontwerp. In totaal een dag of 15 werk voor ons om een paar ingewikkelde dingen zelf te doen, maar vooral om het werk van een team van 3 personen bij NKI in goede banen te leiden. Daar bedoel ik mee dat we de ontwikkelingen wilden laten aansluiten bij onze visie en best practices op het gebied van portalinrichting.

Deze maand gaat de nieuwe portal live voor de hele organisatie. Het is weliswaar een “basic” intranetportal, maar wel een die alle informatie bevat van het oude intranet. Bovendien geeft de portal mooie overzichten van de relevante content, is ze klaar voor profielgebaseerde personalisatie en kan ze goed beheerd worden. Verder dient de portal als basis voor (door de klant zelf te maken) formulieren. Dat was zelfs de aanleiding voor het project. De allerbelangrijkste deliverable is echter dat de klant snapt hoe de portal werkt. De opdrachtgever kan zelf templates toevoegen en issues oplossen, maar kan ook het concept uitleggen aan de verschillende redacties. Ook kan de klant de achterliggende visie verkopen binnen de eigen organisatie. Ik moet vaststellen dat we projecten doen die het tienvoudige kosten, waarbij dat laatste aspect minder goed slaagt, of zelfs: juist niet slaagt.

De aanpak: wat is er nodig om de klant te betrekken?

De bouw van je eigen portal is de ideale manier om te leren hoe die in elkaar zit. De benodigdheden zijn: een compact enthousiast team met een paar ICT-ers (SharePoint development skills niet per se vereist) en iemand die alles weet van de interne communicatie. Daarnaast heb je een heldere visie nodig, en een adviseur die kan voorkomen dat verkeerde paden in worden geslagen. Hiervoor is wel SharePoint-ervaring vereist. Het volgen van een SharePoint-cursus gaat je hier helaas niet genoeg helpen.

Wat levert een flexibel platform op?

De flexibiliteit van het platform (terug te vinden in elke offerte-aanvraag) betaalt zich uit als de organisatie zichzelf kan redden, maar ook als je ‘dichtbij het platform’ blijft. Dat heeft de voorkeur boven het leveren van een hoop maatwerk omdat de klant– niet gehinderd door enige kennis van de sterkten en zwakten van het platform – requirements blijft spuien. Je behoudt zo in technische zin de flexibiliteit: wat in elkaar geklikt is kan ook op een andere manier in elkaar geklikt worden of uitgebreid worden met nieuwe onderdelen.

Uiteraard zullen er altijd maatwerkoplossingen nodig zijn om te voorzien in specifieke behoeften van de organisatie en zijn gebruikers. Hier komen (gelukkig) de internetbedrijven weer in beeld en in portalfase 2, 3 en verder is er ruimte genoeg om prachtige en creatieve oplossingen te realiseren. In deze vervolgtrajecten komt het laatste grote winstpunt in beeld: de basis staat al, is ook al geaccepteerd en de klant weet precies de tekortkomingen. Een project voor maatwerkuitbreiding wordt daarom niet gehinderd door een mix van vragen, opmerkingen en teleurstellingen die meer over het platform gaan dan over de briljant gemaakte oplossing. Dit maakt het werk weer behapbaar, is een stuk goedkoper (want: vlottere testtrajecten), en vooral: leuker!

Een ‘agile’ projectaanpak komt in zicht. Geen overgrote hoeveelheden specificaties en portaltrajecten die onder hun eigen gewicht dreigen te bezwijken, maar korte deeltrajecten met snel zichtbaar resultaat. Zo kunnen de gebruikers met de portal meegroeien en de functionele beheerders zien dat ze werkelijk al hun spullen kwijt kunnen in de nieuwe kast. Als ze zelf de inbussleutel maar durven te gebruiken.