Lancering van het online jaarverslag: een crossmediale aanpak (3)

In het vorige artikel over online jaarverslagen beschreef ik hoe je de ontwikkeling van het online jaarverslag aanpakt. Na weken of zelfs maanden van bloed, zweet en tranen is het online jaarverslag dan eindelijk af. Maar wat dan? Hoe zorg je ervoor dat het online jaarverslag goed bezocht wordt door je stakeholders? Zodat je straks met trots de webstatistieken kunt presenteren aan het management. Praktische tips en ideeën voor een crossmediale campagne rondom het online jaarverslag.

Online jaarverslag onder de aandacht brengen

Om ervoor te zorgen dat het online jaarverslag straks goed bezocht wordt, is het belangrijk om de informatiebehoeften van de diverse stakeholders in kaart te brengen. Welke verhalen en cijfers in het online jaarverslag zijn voor wie interessant? Als het goed is, doe je dit al aan het begin van het project: wanneer je met je team de inhoud van het jaarverslag bepaalt.

Persoonlijke triggers in het online jaarverslag

Toch zul je iets verder moeten gaan dan het in kaart brengen van de informatiebehoeften. Want een interessant jaarverslag betekent niet per definitie veel bezoekers. Zorg dus dat je triggert en inspireert. Kruip in de huid van de medewerkers, aandeelhouders, pers, leveranciers, klanten en overheden en bedenk wat zij interessant vinden. Denk verder dan alleen financiële cijfers, denk in verhalen. Net als bij het ontwikkelen van PR-strategieën, is het zaak om voor je online jaarverslag leuke invalshoeken, triggers en journalistieke haakjes te bedenken. Wellicht is het een idee om de bezoeker direct uit te nodigen tot interactie: vraag hem of haar om op je forum, prikbord of een ander interactief onderdeel van het online jaarverslag een mening of idee over je organisatie en het beleid te geven.,

Middelen rondom het online jaarverslag

Wanneer je na gaat denken over de creatieve invalshoeken, zul je al snel met ideeën komen voor de middelen. Ik denk graag met je mee. Middelen die je kunt inzetten om het jaarverslag te promoten:

• Website, handtekeningen en sjablonen
  De ‘quick wins’ om het jaarverslag onder de aandacht te brengen: vermeld de online jaarrapportage op je website(s) en voeg een prikkelende link toe aan de e-mailhandtekeningen van alle medewerkers, voetteksten van (digitale) correspondentie en andere standaarduitingen.
• E-mailings
  De meest eenvoudige manier om het online jaarverslag onder de aandacht te brengen is wellicht een bulkmailing naar alle relaties. Het voordeel is dat de ontvanger al achter zijn computer zit en met één klik op de link naar het jaarverslag gaat. Uiteraard kun je de mailing personaliseren en de inhoud afstemmen op de doelgroep. Spreek de ontvanger persoonlijk aan, vat enkele gebeurtenissen – die relevant zijn voor deze ontvanger – samen en verwijs uiteraard naar de online versie.
• Evenement
  Organiseer een evenement waarin de resultaten worden gepresenteerd en je organisatie zijn visie geeft op de toekomst. Gebruik tijdens presentaties het online jaarverslag – denk aan interactieve infographics – als presentatiemiddel en laat de bezoekers er direct kennis mee maken.
• Videoboodschap
  Laat de directeur of CEO in een persoonlijke videoboodschap de ontvanger vertellen wat er het afgelopen jaar allemaal gebeurd is. En nodig hem uiteraard uit om het jaarverslag te bekijken.
• Offline jaarverslag
  Eerder schreef ik dat veel organisaties die (voor het eerst) een online jaarverslag uitbrengen, vaak hun papieren versie behouden. Logisch, want er is vaak een groep mensen die minder web-minded is en graag een papieren versie leest. De papieren versie kan bijvoorbeeld een samenvatting zijn van de online versie. Om ervoor dat zorgen de papieren versie niet ten koste gaat van de online versie, is het belangrijk om voldoende verwijzingen op te nemen naar de online versie. Houd interessante informatie achterwege, verwijs naar video’s, grafieken en interactieve elementen.

Doelgroepingangen: creëer persoonlijke landingspagina’s

Om voor een soepele gebruikerservaring te zorgen, is het wellicht een idee om landingspagina’s per doelgroep te creëren. Zodat je gepersonaliseerde uitingen aansluiten op de eerste pagina die bezocht wordt. Denk aan een overzichtspagina voor overheden waarin bijvoorbeeld de filmpjes en artikelen rondom het MVO-beleid en de omgeving van de organisatie centraal staan. Of een pagina voor medewerkers waarin alle informatie over het personeelsbeleid en andere organisatorische ontwikkelingen bij elkaar staan. Interactie op deze doelgroeppagina’s zal daarnaast succesvoller zijn dan op een algemeen forum of prikbord. Deze doelgroep hebben immers een gemeenschappelijke band.

De rest van het jaar: continu rapporteren

Een online jaarverslag hoeft in vergelijking tot de papieren versie geen eenmalige uitgave te zijn. Het online gedeelte – al dan niet opgenomen in de corporate website – kan een plek worden waarin je continu rapporteert over de voortgang van het bedrijf. Door nieuwe, relevante content te creëren, zorg je tevens voor terugkerende bezoekers.

Artikelenreeks online jaarverslagen

Dit artikel is (voorlopig) de laatste van een artikelenreeks over online jaarverslagen. In een eerder artikel schreef mijn collega Boudewijn Bugter over de voordelen van het online jaarverslag. In het artikel daarna beschreef ik hoe je de ontwikkeling van het online jaarverslag aan kunt pakken.

Floor van Riet schreef dit artikel ten tijde van zijn dienstverband bij Sabel Communicatie. Mocht je naar aanleiding van de ideeën en kennis in dit artikel meer willen weten, dan beantwoordt Sabel Communicatie graag je vragen.