Nieuw werken in bedrijf: smart workers in smart networks

Social Media hebben grote impact op de manier waarop we netwerken, communiceren, leren, publiceren en creëren. Tot zover geen nieuws. Toch lukt het maar weinig organisaties om werknemers te bieden wat op internet gemeengoed is. Niet voor niets is Het Nieuwe Werken in korte tijd een zeer populair onderwerp geworden. Hoe kunnen organisaties de moderne interactietechnieken gebruiken binnen hun geledingen, gegeven dat er ook nog ‘gewerkt’ moet worden?

‘Smart workers’, ‘smart networks’

Dankzij innovatie met ICT worden we meer en meer een kennis- en service-economie: smart workers die ondersteund worden door smart networks. Toch hebben organisaties nog niet de gedaante aangenomen die het beste gebruik maakt van de innovatieve mogelijkheden. Met name de grote bedrijven worden nog altijd aangestuurd volgens de mechanismen die passen bij de economie van 40 jaar geleden, waarin schaalbaarheid, snelheid en het vergroten van marges de grote troeven zijn. De verschillen tussen bedrijfsleven en internet-initiatieven lijken daarmee momenteel alleen maar te groeien. De smart users laten op het publieke internet massaal zien hoe er bijvoorbeeld bottom up samengewerkt wordt aan de ontwikkeling van het Android-platform, hoe er kennis gedeeld wordt in de vele online communities en hoe er gecommuniceerd wordt via de talloze online- en social media-varianten. Motivatie is ‘intrinsiek’ en creativiteit viert hoogtij. Dat dit soort motivatie ook van grote waarde voor organisaties is, behoeft bijna geen toelichting meer.

Toegang tot Hyves

Toch is er nog weinig draagvlak voor de waarde van social media. Instant Messenger wordt immers slechts voor privé-gesprekken gebruikt en de toegang tot Hyves wordt onmogelijk gemaakt, want dat gaat zonder meer ten koste van de productiviteit; zo luiden althans de aannames. Een discussie die sprekend lijkt op het gebruik van de telefoon voor privé-doeleinden, die tot ver in de jaren ’80 duurde. Omgekeerd wordt het effect van web 2.0-tools zoals communities en wiki’s nog wel eens óverschat.

Kennisdelen met wiki’s

Vooral de kennisdeling op Wikipedia spreekt zeer tot de verbeelding en het zal geen toeval zijn dat bij veel grote organisaties een wiki in gebruik wordt genomen. Echter, de bekende 80-20 regel blijkt in het geval van Wiki’s een 97-3 regel te zijn. Ofwel: 3% van de gebruiker schrijft 97% van alle bijdragen op Wikipedia! Dat werkt goed bij een miljoenenpubliek, maar in kleinere omgevingen zoals bedrijven met 100 medewerkers, betekent dat dat er soms slechts een handjevol collega’s actief bijdraagt aan de inhoud van het wiki. Vaak weet je al van te voren al wie die actieve gebruikers zullen zijn: zonder twijfel degene die nu al een blog bijhoudt. Iets om in overweging te nemen bij de ingebruikname van zo’n platform.

Wat werkt?

Het zou te eenvoudig zijn te denken dat de interactievormen zoals die zich op internet aftekenen, één op één hun nut zullen bewijzen op de werkvloeren van grote bedrijven. Nieuw werken impliceert veel meer dan de implementatie van de juiste tools, al was het alleen maar omdat bottom up-activiteiten nu eenmaal moeizaam van de grond komen in top down-aangestuurde bedrijven. Wel kunnen we een aantal interessante bevindingen meenemen bij de introductie van nieuwe tools binnen bedrijven.

Zo lukt op populaire websites wat binnen organisaties nog veelal een grote uitdaging vormt, bijvoorbeeld zoeken en ‘matchen’ van profielen en expertise. Ook het eerder genoemde gezamenlijk kennis creëren en delen staat hoog op de wensenlijst. Het vindbaar maken van informatie is zo evident dat het zelfs als ‘dissatisfier’ wordt gezien. Zoeken kan op trefwoord, maar sinds kort ook op context, reacties en het naar eigen inzicht ‘taggen’ van content. Gebruikers van social bookmarkingsites zoals Del.icio.us kennen de kracht van dit zogenaamde ‘taggen’: het geeft extra informatie over de opgeslagen informatie en zo ontstaan nieuwe routes voor het terugvinden van de content. Verder kan iets simpels als ‘view count’ al veel inzage geven in de waarde van interne informatiebronnen.

Een stap verder is het inzichtelijk maken van welke bronnen in combinatie met andere bronnen, en de mogelijkheid om daar relaties tussen te leggen. Een zoektocht op een intranetpagina kan verrijkt worden met een ‘wie is online?’-functie. Nog leuker wordt het als daarvoor avatars van collega’s dichter bijeen gegroepeerd worden naarmate hun zoektocht of klikspoor meer overeenkomst vertoont. Deze avatars zijn in het ideale geval identiek op iedere plek waar ze opduiken – dus in instant messenger, het (nieuwe) ‘smoelenboek’ ofwel overal waar status en beschikbaarheid van collega’s weergegeven wordt.

Targets

Organisaties die nu al de waarde van nieuwe interactievormen voor hun medewerkers verkennen, blijken de afhankelijkheid van motivatie en ‘bottom up’-initiatief heel pragmatisch op te lossen. Wat niet op eigen initiatief gebeurt, wordt gewoon opgelegd. Ofwel: niet wachten tot collega’s hun wikipagina’s volschrijven, maar opnemen in targets of domweg verplicht stellen. Dat klinkt niet heel vernieuwend, maar het is wél een goede mogelijkheid om te bepalen of Het Nieuwe Werken gebaat is bij deze vorm van kennisdeling. Instant messaging (IM) is een handige, laagdrempelige en bovendien goedkope manier om elkaar even aan te schieten, maar gaat nooit werken als collega’s het niet aanzetten.

Sommige bedrijven gaan nog een stap verder en verlangen van iedereen die inlogt op IM daarbij aan te geven op welke locatie hij of zij te vinden is. Dit is vooral relevant binnen bedrijven waar medewerkers geen vaste werkplek hebben. Uiteraard is dit een tussenoplossing in afwachting van de doorbraak van echte ‘proximity-awareness’. Door locatiebepaling toe te voegen aan de buddy’s of avatars die de collega’s representeren, kan men zien hoeveel (kilo)meter men van elkaar verwijderd is. Is de afstand maar een paar meter, dan zal men eerder geneigd zijn even bij elkaar langs te lopen.

Nieuw werken: een onderwerp met veel invalshoeken

Maar zijn we er, als we erin slagen interactieve kennis- en communicatietools succesvol in te zetten op de werkvloer? Organisatiesociologen verwachten dat het echte ‘nieuwe werken’ pas echt vorm gaat aannemen als het einde van economische crisis in zicht is. Iedere grote crisis of depressie die onze geschiedenis kent blijkt een bijzonder gegeven gemeen te hebben, namelijk een grote uitwerking op onze inventiviteit. Na de ‘shake out’ staan de echte vernieuwers op. Met effect, want zij zetten een nieuwe periode in: de fase waarin economische- en sociale potentieel van innovaties echt wordt geoogst.

Connectivity helpt nieuw werken op weg

Vooralsnog krijgt Het Nieuwe Werken vooral gestalte door het faciliteren van tijd- en plaatsonafhankelijk werken. Op veel plaatsen worden pilots gestart met flex- en thuiswerken, spitsmijden en kantoorinrichting, waaruit opbeurende onderzoeksresultaten gemeld worden rond kostenbesparing en medewerkerstevredenheid. Echter, we benutten het potentieel van innovatie met ICT pas écht als we in staat zijn mensen, communicatiemiddelen en informatie op alle niveaus bijeen te brengen. Het sleutelwoord voor smart workers in smart networks is niet voor niets: connectivity. Geavanceerde collaborationtools maken het nu al mogelijk dat soort connecties te leggen, zoals LinkedIn dat doet tussen mensen.

“It ain’t smart if the GRID ain’t smart”

De engelse terminologie dekt wat dat betreft beter de lading: zij spreken niet van ‘nieuw werken’, maar van ‘smart working’. Maximale ondersteuning van smart workers ligt in het verschiet wanneer alle informatie- en communicatietools samengeknoopt worden tot een algeheel smart grid. Dan zullen er nieuwe krachten op gang komen die zowel motivatie als productiviteit ten goede zullen komen. Denk aan: vergroten van transparantie, inzichtelijk maken van kwaliteit en collegialiteit; patronen die hieruit gededuceerd kunnen worden. Waardoor er mogelijk nieuwe managementinformatie beschikbaar komt die wél ruimte laat voor de kracht van bottom up-initiatieven. Deze informatie zal niet gefocust zijn op controle, maar op uitzonderingen en eventuele knelpunten. Wanneer dat zal zijn, hangt af van de snelheid waarmee onderlinge connectivity tot stand wordt gebracht. Want: ‘It ain’t smart if the GRID ain’t smart’. Tot die tijd doen we er goed aan handig gebruik te maken van moderne interactietools. Zodat we ‘smart’ genoeg zijn wanneer het echte ‘nieuwe werken’ aanbreekt.