Vergroot wiki adoptie

Wiki’s worden steeds populairder in Nederland als middel voor kennis delen en slim samen werken. Veel mensen raken bekend met wiki’s door het gebruik van Wikipedia en proberen het idee van open samenwerking en kennisdelen in hun eigen organisatie te implementeren. De toepassing van wiki concepten in andere vorm dan Wikipedia groeit, maar levert ook een aantal pertinente misverstanden op. Daarom bij deze een analyse van de meest voorkomende mythes rond wiki’s en argumenten om de wiki adoptie te vergroten.

Geen encyclopedie

De grootste van alle mythes is dat een zakelijke wiki bedoeld is om alle kennis in je organisatie op encyclopedische wijze in kaart te brengen. Juist succesvolle bedrijfswiki’s zijn gericht op het ondersteunen van echte processen met gerichte informatie die zinvol gebruikt wordt.

Deze constatering sluit nauw aan bij de stellingen van D.R. Jespersen van onderzoeksbureau J. Boye:

• Wiki’s zijn van zichzelf voldoende motivatie om bijdragen te leveren
• Werknemers weten precies hoe ze bijdragen moeten leveren.
• Wiki’s leveren altijd alle informatie die een werknemer nodig heeft.

Een wiki is niet een utopisch systeem dat een oplossing biedt voor alle problemen. Maar… wiki’s die bepaalde processen juist ondersteunen kunnen een zeer grote bijdrage leveren aan productiviteit en resultaat in een organisatie. Aan jouw en je collega’s de uitdaging om die processen te vinden die, gekoppeld aan een wiki vorm, zorgen voor een maximaal resultaat.

Geen vandalisme

Geïnspireerd door Wikipedia zijn er ook veel organisaties bang voor vandalisme op  internet zoals laster, ongewenste reclame en informatie vernieling. Daarom ontstaat al snel de behoefte aan een controlepost om dit soort problemen te vermijden.

Internet is niet hetzelfde als je bedrijfsnetwerk. Alleen medewerkers hebben toegang. Wijzigingen van medewerkers zijn inzichtelijk te maken. Hierdoor is er dus net zoveel sociale controle mogelijk als er op andere vlakken in je organisatie aanwezig is, natuurlijk op basis van de aanwezige organisatiecultuur. Vandalisme is dus onzin!

Slechte kwaliteit

In een bedrijfswiki is in de basis alles open. Mensen zijn af en toe bang dat wiki’s een slecht kwaliteit of betrouwbaarheid hebben: ‘wordt het geen informatie sloppenwijk als iedereen zelf dingen mag doen?’ Toch is de kwaliteit van de informatie in een wiki net zo goed als de kwaliteit van e-mail, intranet of telefonie. Het zijn immers jij en je collega’s die de kwaliteit bepalen. Of dat goed genoeg is, dat is aan jezelf. “A fool with a tool…Is still a fool.”

Iedereen toegang tot alles

Veel mensen denken dat in een bedrijfswiki alle informatie toegankelijk is voor iedereen. Dat hoeft niet het geval te zijn, gebruikers bepalen zelf wie er toegang krijgt tot wat. Als bijvoorbeeld Personeelszaken een pagina heeft met salarissen, dan kunnen ze (zelf) deze pagina alleen toegankelijk te maken voor een beperkte groep gebruikers. Het leuke aan wiki’s is dat je voor het instellen van security geen IT’er nodig hebt.

Sharepoint

Wordt er over wiki’s gesproken, dan gaat het als snel over Web 2.0 en dan komt Microsoft Sharepoint ook gauw om de hoek kijken. Sharepoint is geen wiki: de sterke punten van Sharepoint liggen bij document management en gestandaardiseerde elektronische samenwerkingsprocessen. Een wezenlijk verschil is dat in een wiki ‘inrichting’ continue door gebruikers vorm gegeven kan worden. De keuze Sharepoint of wiki gaat dan ook vaak over centraal of decentraal organiseren.

Samen slimmer samenwerken

Met openheid van wiki’s als basis, de zelfstandigheid van groepen medewerkers centraal en een neus voor productiviteitswinst in processen, kun je met wiki in je organisatie echt slimmer gaan samenwerken. In onderstaande presentatie nog wat meer over mijn analyse van de meest voorkomende mythes rond het gebruik van wiki’s.

De eerste stappen zijn aan jezelf, ik ben erg benieuwd naar jullie eventuele ervaringen!

Foto’s: stewart@flickr, philippe leroyer@flickr, laertes@flickr