Elektronisch factureren: next step bij EDI

De wonenbranche heeft in de afgelopen jaren flink aan de weg getimmerd als het gaat om ketendigitalisering (EDI). In deze branche lijkt het toevoegen van elektronisch factureren een logische vervolgstap. We besluiten deze reeks artikel over het seminar eFactureren in Media Plaza met een leerzame praktijkcase uit deze wonenbranche en een wrap up van dagvoorzitter Friso de Jong van het Platform ELFA over de status en ontwikkelingen rond eFactueren.

Gijs Hoff: Elektronisch factureren en de harde praktijk van de wonenbranche
In zijn presentatie op het seminar eFactureren (afgelopen donderdag in Media Plaza Utrecht) sprak Gijs Hoff, directeur van de stichting Logifurn, over dit initiatief van de centrale branchevereniging wonen, bankstellen, parket, badkamers etc.. Theorie is mooi, kansen zijn er genoeg, maar de praktijk is soms erg lastig, zo blijkt uit ervaringen met EDI (ketendigitalisering in brede zin) in deze branche.

De wonenbranche heeft een heel tastbare en zichtbare case. Slechts 30% van de retailers in de wonenbranche is geautomatiseerd. Tien jaar EDI heeft geleid tot 10 leveranciers, dus een enorme versnippering. Maar er is ook een ander getal: 90% van de branche heeft internet. Dat zou wel eens de katalysator kunnen zijn voor eFactureren, aldus Hoff. Wat er al wel gebeurt is dat er tussen leverancier en detaillist elektronisch informatie wordt uitgewisseld over catalogus, order en bevestiging. Men wil nu de elektronische factuur gaan toevoegen.

Er zijn 8.000 detaillisten in de branche, men is blij dat er nu 100 ervan actief bezig zijn met dit EDI-systeem. Maar daarvoor heeft hij deze bedrijven minimaal vier maal persoonlijk moeten bezoeken, om een idee te geven van de inspanning die nodig is.

eFacturering zou een goed middel kunnen zijn om een boost te geven aan ketendigitalisatie. Want die 30% is aan de kant van de boekhouding uiteraard veel hoger, dus dat kan een goede katalysator zijn om de rest van het proces sneller gerealiseerd te krijgen. Aan de hand van onderstaande sheet licht Gijs Hoff toe hoe de elektronische keten bij Logifurn in elkaar zit.

Problemen ontstaan er als een niet geautomatiseerde leverancier wil gaan communiceren met een wel geautomatiseerde detaillist of andersom. Daar liggen de uitdagingen. Er moet dan bijvoorbeeld een export gemaakt worden, een elektronisch bericht moet weer vertaald worden naar een leesbaar geheel.

Wat ook belangrijk is, is dat de online retailer een export kan maken voor zijn accountant. Helaas is de leverancierszijde redelijk dominant in deze branche, dus de trekkersrol zal al snel daar terechtkomen.

Om die reden is de doelstelling een leverancier in staat te stellen aan iedere detaillist een elektronische factuur te sturen, ongeacht of deze detaillist een betaald abonnement heeft bij Logifurn, een digitale order heeft gestuurd en of deze geautomatiseerd is of niet. Deze aanpak kan leiden tot succes.

Gijs Hoff sluit af met het volgende advies:

• beperk je tot de basis (“dus niet beginnen met de realtime levertijden”)
• biedt een oplossingen aan en vermijd techniekdiscussies (“valkuil”)
• keer je niet af van tegenstanders(“nodig ze uit, praat er mee”)
• zorg voor neutraliteit (“een brancheorganisatie bemoeit zich niet met product of prijs”)
• streef naar branchebrede oplossingen (“niet schrikken van commerciële partijen”)
• vereisten vanuit de belastingdienst (“zorg dat alles wat je neerzet aan alle regelgeving voldoet”)

Het is stoeien, maar het is wel een positief verhaal, aldus Hoff.

Hieronder vind je de presentatie over Logifurn.

In het vragenrondje komt nog wat nieuwe informatie naar boven. Auping is een van de voorlopers binnen de branche. Men heeft een portal opgezet en dat heeft vrij snel 40% elektronische orders opgeleverd (het was 10%). Als je dit als indicatief beschouwt zou er binnen 2 jaar een percentage van 50% verwacht mogen worden.

Volgens Friso de Jong vindt de accountant dit niet leuk, daar wil men graag alles op papier krijgen. Hoff antwoordt dat dit gewoon kan, dat is een kwestie van op het knopje drukken.

Ruud Gelissen van TNT Post geeft aan dat het mooi zou zijn als de verschillende platformen met softwarehuizen om de tafel zou gaan te gaan praten over een standaard om te koppelen met de softwarepakketten. Hoff geeft aan dat binnen zijn branche 80% van de branchesoftware pakketten al gekoppeld is. Maar het zijn heel tijdrovende trajecten, dus samenwerking zou heel goed zijn.

Wrap up door Friso de Jong, Platform ELFA

Friso de Jong geeft tot slot nog een wrap up van het seminar. We moeten nog veel doen en de landelijke overheid heeft voor de introductie ook een budget van anderhalf miljoen euro beschikbaar gesteld. De Europese Commissie heeft besloten dat er in 2010 een raamwerk in Europa ligt dat er in alle landen op eenzelfde manier wordt gefactureerd.

Het leuke van de Logifurn presentatie is dat ze laat zien dat het niet alleen om de factuur gaat, maar dat om de digitalisering van de hele keten.

Friso de Jong somt nog eens de belangrijkste voordelen op: Voor een MKB-er zijn die voordelen:

• kosten besparen
• minder arbeidsintensieve handelingen
• optimalisatie van uw factuurverwerkingsproces
• eerder betaald krijgen (cash management)
• gemakkelijker kunnen voldoen aan wensen, eisen en verplichtingen
• hogere klanttevredenheid
• beter marketing en informatievoorziening

Voor de klanten van een MKB-er zijn er ook belangrijke voordelen:

• Nog meer kosten besparen (4x meer per inkoopfactuur, je helpt dus je klanten kosten te besparen)
• Factuurgegevens zijn altijd beschikbaar
• Betere informatievoorziening
• Mogelijkheid om efficiënter te werken
• Geen verplichting/beperking tot opgelegde technologie, opgelegd formaat, kanaal of protocol
• In combinatie met betaalmogelijkheid: meer betaalgemak

Leveranciers, klanten zitten altijd in een keten, elektronisch of niet. Synergie in de keten ontstaat als elke schakel optimaal op de andere schakel kan afstemmen. eFactureren zorgt er door onderlinge digitale afstemming voor dat in elke keten de voordelen optimaal kunnen worden benut, tegen een zo minimale inspanning.

Recent is er een onderzoek (de Factuurmonitor) uitgevoerd onder MKB-ers. Daaruit kwam een aantal interessante resultaten. Zo’n 40% van de MKB-ers zegt al op enigerlei wijze digitaal factureren toe te passen. De belangrijkste overwegingen daarvoor zijn in onderstaande sheet samengevat:

De groep die het nog niet toepast geeft als belangrijkste belemmeringen:

Van de bedrijven overweegt 76% binnen 3 jaar op enigerlei wijze over te stappen op elektronisch factureren; e-mail voor is op dit moment al een uitermate manier belangrijk om te factureren en het formaat is primair nog pdf. Het overgrote deel van de factureren gaat naar collega MKB-ers, dus vooral B2B. Van het totaal aantal facturen in Nederland wordt 92% door MKB-ers verzonden.

Meer over het seminar eFactureren in Media Plaza vind je in de artikelen eFactuur kan 600 miljoen euro besparen en Elektronisch factureren: time to act voor MKB.