Elektronisch factureren: time to act voor MKB

Het MKB blijft momenteel echt achter als het gaat om elektronisch factureren. Reden voor ECP.nl om een bewustwordingsprogramma te starten en hard te werken aan standaardisatie. Tegelijkertijd ontstaan er op allerlei plekken al businesscases waar elektronisch factureren en slimme koppelingen tussen tools voor internetboekhouden en internetbankieren tot kwaliteitsverbeteringen en kostenbesparingen leiden. Deel 2 van een drieluik over eFactureren met daarin een viertal klikbare presentaties.

Arie van Bellen: Update elektronisch factureren

De laatste keer dat Arie van Bellen (ECP.nl) staatssecretaris Heemskerk zag (een paar weken geleden), was bij de Digiraad, een club mensen van 16 jaar, die de overheid met een groot programma ondersteunt en adviseert. Deze jongeren hadden veel commentaar op het beleid en de programma’s die tot op heden verzonnen waren. En dan doen we het in Nederland, ten opzichte van de rest van de wereld nog niet eens zo slecht. Voor de jongeren is de digitale wereld duidelijk een soort thuiswedstrijd. Maar er is één gebied waar we op echt op achterblijven, dat is niet die sociale kant maar de bedrijfskant, aldus Arie van Bellen, directeur ECP.nl (Platform voor eNederland) en Voorzitter Klankbordgroep Nederland Digitaal in Verbinding op het seminar eFactureren, afgelopen donderdag in Media Plaza Utrecht.

Bij ECP.nl hebben ze zich een doelstelling opgelegd: Het versturen van een elektronische factuur moet de normaalste zaak van de wereld worden. “Maar hoe krijgen we die ondernemer nou zo ver? En is eFactureren nou zo belangrijk, of zouden er niet belangrijkere projecten zijn?” Op deze vragen geeft Arie Bellen ons in zijn presentatie antwoord.

De klassieke manier van factureren is als volgt:

Er zitten aan deze klassieke manier echter een rijtje nadelen:

• het kost relatief veel tijd
• relatief hoge kosten per verzonden/verwerkte facturen
• grotere foutmarge bij het opstellen én het inboeken van facturen
• lastige debiteurenbewaking (vrijwel geen koppeling tussen diverse systemen)
• geen mogelijkheid tot klantbinding

Waarom moeten we ons richten op eFactureren? En hoeveel is er in de keten eigenlijk elektronisch beschikbaar?

Zoals uit de bovenstaand fiuur blijkt, beschikken we in het begin over 100% digitaal beschikbare informatie, maar er is een dramatische daling als de factuur eenmaal onderweg gaat. Als de factuurinformatie uiteindelijk weer opnieuw gedigitaliseerd wordt, is er bovendien een enorme kans op fouten.

Om de volgende redenen is het dus belangrijk dat er aandacht aan eFactureren wordt besteed:

• kostenbesparing
• tijdsbesparing en efficiencyverbetering
• voordelen bij adminstratieve afhandeling
• betere debiteurenbewaking
• sterke reductie in archiveringsbehoefte

Maar misschien nog wel belangrijker zijn zaken als:

• imagoverbetering
• concurrentievoordeel
• klantenbinding
• afgedwongen door klant, toeleverancier of brancheorganisatie

Als we kijken naar de hoeveelheid bedrijven die zich bezig houden met eFactureren, dan blijkt dat vooral het MKB flink achterblijft.

Een verklaring hiervoor kan liggen in het feit dat er bij eFactureren op het vlak van wetgeving grote verschillen zijn tussen de verschillende lidstaten.

Groen, toegestaan en flexibel bij de invulling van de voorwaarden
Geel, toegestaan met strikte nationale voorwaarden
Rood, niet toegestaan

Bron: Stefan Engel-Flechsig – EXPP 2006, 26 september 2006

Naar aanleiding van al deze zaken is er eind vorig jaar een workshop geweest met alle partijen.

Uit deze workshop kwamen drie belangrijke acties naar voren:

• er moet een bewustwordingsprogramma komen waardoor de MKB-er precies weet wat hij kan verwachten van eFactureren
• er moet standaardisatie komen in de diverse programmatuur en regels
• de uitwerking van de wet en regelgeving ofwel kijkt de overheid hetzelfde naar de uitwerking als de MKB-er dat doet (of komen we bij de uitwerking niet alsnog voor verrassingen te staan?)

Conclusie is dat eFactureren nog veel beter op de kaart gezet kan worden en daar gaan ECP.nl en NDiV dus hard mee aan de slag.

Arie Bellen eindigt zijn presentatie met de vermelding dat eFactureren niet het enige project is dat men bij NDiV oppakt. Andere projecten zijn:

• RIFD
• Authenticatie
• Mobiel betalen
• Security

De volledige presentatie van Arie Bellen is hieronder te bekijken:

Praktijkvoorbeelden binnen het MKB

Behalve ECP.nl zijn er ook veel bedrijven bezig met eFactureren. In de middagsessie komt er een groot aantal praktijkvoorbeelden voorbij. Achtereenvolgens zijn dat de samenwerking tussen Biznerbank (zie directeur Frank Klemann op foto) en Reeleezee, Randstad / e-bridge, Amsterdam ArenA en 20/20 vision Europe BV en Z Factuur en ZLTO met Agroportal.

Kort samengevat bieden de verschillende eFactureringsoplossingen/programma’s aan leveranciers de volgende voordelen:

• geen fysieke (papieren) factuur verzending
• facturen raken niet meer zoek
• snellere verwerking van facturen door klant
• snellere betaling facturen door klant
• sterke reductie papierstroom

Aan de zijde van de ontvanger zijn er de eveneens voordelen:

• snel en eenvoudig
• geen separate papieren boekhouding
• koppeling met elektronisch betalen
• er gaan geen gegevens verloren bij brand

Grootschalige standaardisatie blijft echter wel degelijk heel belangrijk. Als het systeem dat je als leverancier hebt niet praat met dat van de ontvanger, dan blijft het roepen in de woestijn. Om die reden is afstemming tussen leverancier en afnemer heel belangrijk.

Hieronder de presentaties met de verschillende praktijkvoorbeelden.

Biznerbank en Reeleezee

Randstad / e-bridge, Amsterdam ArenA en 20/20 vision Europe BV

Z Factuur en ZLTO met Agroportal

Erg interessant is de sterke vereenvoudiging die optreedt als internetboekhouden en internetbankieren direct gekoppeld worden. Hierdoor ontstaat een flinke complexiteitsreductie en daarmee tijdsbesparing voor ondernemers.

Meer over het seminar eFactureren in Media Plaza vind je in de artikelen eFactuur kan 600 miljoen euro besparen en Elektronisch factureren: next step bij EDI.