eFactuur kan 600 miljoen euro besparen

De overheid en het Nederlandse bedrijfsleven, in het bijzonder het MKB, staan voor de uitdaging om concreet aan de slag te gaan met elektronisch factureren. De ontwikkelingen lijken in een stroomversnelling te komen en er is 600 miljoen euro aan kostenbesparingen te realiseren. “Dat is nog eens lastenverlichting”, aldus keynote speaker staatssecretaris Frans Heemskerk vanmorgen op het seminar eFactureren in Media Plaza.

Het ministerie van EZ, MKB Nederland, ECP Nederland, branches en leveranciers presenteerden in het Utrechtse Media Plaza vandaag de belangrijkste ontwikkelingen rond ketendigitalisering en in het bijzonder elektronisch factureren. Friso de Jong, vertegenwoordiger van het Platform Elfa en dagvoorzitter, geeft aan waar het vandaag om draait: waar staan we en hoe gaan we aan de slag met elektronisch factureren? “Elektronisch factureren is een belangrijk issue omdat het de poort vormt tot kostenbesparing.”

Het ministerie van Economische Zaken is een van de initiatiefnemers van het programma Nederland Digitaal in Verbinding (NDiV), een programma dat zich richt op ketendigitalisering. En dat blijft niet zonder resultaat, aldus Friso de Jong. Nederland staat namelijk, samen met Denemarken, internationaal in de top als het gaat om elektronisch factureren.

Staatssecretaris Heemskerk: Digitaal samenwerken loont

Frank Heemskerk, staatssecretaris van Economische Zaken, begint zijn verhaal met het vertonen van een korte inleidende video. Daarna deelt hij zijn persoonlijke ervaringen met de zaal. Als hij naar zijn eigen manier van werken kijkt, dan ziet hij dat alles wat hij elektronisch binnenkomt meer aandacht krijgt dan wat hij via de fysieke post ontvangt. Dat is bij steeds meer mensen zo en het geeft aan dat de spelregels echt aan het veranderen zijn. Het ministerie van EZ helpt bedrijven om de stap te maken naar elektronisch factureren.

Door inzet van ICT kan er namelijk honderden miljoenen aan kosten bespaard worden, dat is nog eens lastenverlichting. Helaas komt de samenwerking tussen bedrijven en hun partners nog maar schoorvoetend van de grond. Voorbeelden waar de ontwikkeling van ketendigitalisering wel voortvarend worden opgepakt zijn de uitzendbranche en de boekenbranche.

Dat soort zaken staan centraal in het project Nederland Digitaal in Verbinding (NDiV). Naar schatting worden er tussen bedrijven elk jaar honderden miljoenen aantallen factureren uitgewisseld. Elektronisch factureren kan 600 miljoen aan besparingen opleveren.

Maar bij gebruikers zijn er – soms terecht, soms onterecht – veel onduidelijkheden rondom elektronisch factureren. Maar het zou slecht zijn om te gaan wachten, om die reden is het Actieplan elektronisch factureren opgesteld. Standaardisatie is daarin een belangrijk onderdeel. Maar ook het wegnemen van onduidelijkheden (over infrastructuur en regelgeving). Verder wil de overheid als launching customer het goede voorbeeld geven. V.w.b. dit laatste is de doelstelling om in 2010 3,6 miljoen elektronische facturen naar de overheid te laten sturen (10% van het aantal dat de overheid ontvangt). Er zal een ambassadeur worden aangesteld om dit alles te ondersteunen.

Belangrijk is dat er een standaard komt die zo breed mogelijk gedeeld wordt en dat de overheid daarbij een leidende rol neemt en zelf ook het voorbeeld geeft. Dit zodat de efficiencywinst die te behalen valt ook echt gerealiseerd kan worden, zo besluit de staatssecretaris.

Uit de zaal komt een vraag van Lex van Lent van Agroportal (foto). Hoeveel digitale facturen wil de overheid zelf versturen vraagt hij zich af. De staatssecretaris heeft daar nog niet het antwoord op, maar vindt wel dat de overheid, als men van toeleveranciers 10% vraagt, zelf ook een vergelijkbare doelstelling mag formuleren. Hij zal zijn ambtenaren vragen om zich in dit onderwerp te verdiepen.

Loek Hermans: Het is de ondernemer die het moet gaan doen

Loek Hermans, voorzitter van MKB Nederland, neemt het vervolgverhaal voor zijn rekening. Hij benadrukt dat het erg belangrijk is dat er rond het onderwerp elektronisch factureren samengewerkt wordt. Er moet samen dingen gedaan worden en er moet ook echt gewerkt worden. Het is ook belangrijk om de angst en koudwatervrees die er bij ondernemers is weg te werken. Dat kan het beste door dingen te laten zien. Management bij speech werkt bij ondernemers niet zo. Belangrijk is dat de overheid de randvoorwaarden stimuleert en faciliteert en dat de markt, de ondernemers, het uiteindelijk gewoon moeten doen.

Hij benadrukt dat de wet die er lag toen hij nog in het kabinet zat, zeker niet de wet zou moeten zijn die het nu zou moet worden. Die wet is gelukkig ingetrokken en was zeker niet de goede aanpak. Laten we ons ook realiseren dat als we dit met 2 branches, 2 sectoren uit de detailhandel, dit voor elkaar hebben, dat we er nog niet lang zijn. Het zijn er (minimaal) 40, dus nog 38 in de detailhandel te gaan. Er zijn grote verschillen in aanpak nodig bij de diverse branches. “Hèt MKB bestaat niet”. Als het bijvoorbeeld in de modebranche werkt, dan wil het niet zeggen dat het ook in de juweliersbranche werkt.

Het is een project van lange adem, we hebben echt meer dan een à anderhalf jaar nodig. Maar MKB Nederland ziet dit als een cruciaal project, er liggen volop kansen.

Geert Vermeer: De kracht van digitale samenwerking

“Detailhandel is mensenwerk, een dienstverlenend bedrijfstak. En daar is juist digitaal werken soms wat lastig! Daarom vindt het HBD het een taak om de detailhandel te motiveren en stimuleren om detaillisten te helpen het laatste zetje te geven om met digitalisering aan de gang te gaan”, aldus Geert Vermeer, voorzitter van het HBD (Hoofdbedrijfsschap Detailhandel).

Door het HBD kunnen projecten opgepakt worden die wel van groot belang zijn, maar die commercieel niet interessant genoeg zijn. Voorbeelden hiervan zijn:

• onderzoek naar ketendigitalisering in 40 branches, zoals bijvoorbeeld in tabaks- en gemakszaken, tankstations en dierenspeciaalzaken
• samen met CBW (de wonenbranche) heeft HBD Logifurn ontwikkeld, een digitale markplaats voor detaillisten, leveranciers en tussenpersonen

Ondernemers die in deze branches aan de slag gaan met Logifurm besparen veel tijd en geld, terwijl de kwaliteit van dienstverlening door de digitalisering toeneemt. Nu is het dus tijd dat het succes in de eerste groep branches doorvertaald moet worden naar alle andere branches binnen de detailhandel.

Zowel overheidsgeld als geld van de ondernemingen wordt dus heel nuttig besteed. Om het gewenste effect te krijgen moet er voorlopig, en in elk geval tot eind 2009, nog veel aandacht aan digitalisering worden besteed. Vermeer is dan ook erg blij met de ambassadeur die vanuit Economische Zaken aangesteld wordt.

Digitale samenwerking heeft veel voordelen, dat weten we nu ook uit de praktijk. En daarom zijn de successen op papier gezet. Hiervan is een publicatie gemaakt: ‘De kracht van digitale samenwerking’. In deze publicatie staat niet alleen waarom het handig is, maar ook welke stappen de onderneming moet maken om zover te komen.

Dit boekje wordt door Geert Vermeer (rechts) en Loek Hermans (links) aan staatssecretaris Frans Heemskerk (midden) overhandigd. Het boekje komt ook digitaal beschikbaar op www.minez.nl.

Meer over het seminar eFactureren in Media Plaza vind je in de artikelen Elektronisch factureren: time to act voor MKB en Elektronisch factureren: next step bij EDI.