Theo Rinsema (Microsoft): Tijd voor Enterprise 2.0

Dinsdagmiddag was ik te gast op de jongste editie van het Microsoft Portal Event in Amstelveen. Theo Rinsema, de hoogste man van Microsoft Nederland, brak er een lans voor Enterprise 2.0, zeg maar Web 2.0 binnen bedrijven. Want Web 2.0 stopt niet bij de bedrijfsmuren, klanten en medewerkers staan anders in het leven. Nieuwe tools en nieuwe werkvormen vragen om andere leiderschapsstijlen en bieden nieuwe mogelijkheden voor innovatie en productiviteitsverbetering. “Power to the People,” aldus Rinsema.

Het Microsoft Portal Event

Het Microsoft Portal Event is een evenement dat twee maal per jaar plaatsvindt. De organisatie had dit maal kans gezien om de General Manager van Microsoft Nederland te strikken voor de keynote speech. Daarnaast presenteerden twee bedrijven er hun cases rond de invoering van een nieuw intranet.

Illusionist George Parker, die zoals gebruikelijk de rol van dagvoorzitter voor zijn rekening nam, was weer ouderwets in vorm en wist op de van hem inmiddels bekende manier (inhoudelijk sterke maar tegelijk ook met een hoog entertainmentgehalte) de sprekers aan elkaar te praten. Hij reikt ook de rode draad van de middag aan: “Het gaat steeds minder om kennis hebben, maar hoe je aan kennis komt. Leerlingen van vijf jaar geleden zijn verouderde studenten.” ‘Hoe meer kennis hoe beter, kennis moet je voor jezelf houden’ is dus niet langer het motto.

Studenten van nu geef je een opdracht, voordat ze de deur uitgaan hebben ze al twee smsjes gestuurd, diezelfde avond zitten ze al met mensen uit China en Korea te sparren over het vraagstuk en twee dagen later hebben ze een oplossingsrichting te pakken. Het gaat niet langer meer om vaste kennis en vaste structuren, maar vooral om hoe maak ik nou kennis, hoe krijg ik nieuwe inzichten.

Theo Rinsema (Microsoft): Power to the People

“Ik voel me steeds meer een ‘oude man’ in ICT. Ik zat al meer dan 20 jaar in de softwaremarkt, ben nog uit de tijd van de zwarte schermen met codes. Maar ICT is razendsnel aan het veranderen,” zo opent Theo Rinsema (general manager Microsoft Nederland) prikkelend. Wat is eigenlijk het belangrijkste wat er verandert is? Innovatie vond altijd plaats binnen de bedrijfsmuren. Op dit moment heeft wat er binnen de bedrijven gebeurt erg veel te maken met wat er buiten die muren gebeurt. We zien de innovatie om ons heen. Blogging, instant messaging, wikis en social networks, daar vindt de innovatie plaats. Als jongeren nu in hun eerste baan aan het werk gaan, dan hebben ze al veel ervaring met ICT. Als je dan een bedrijf binnenkomt dan krijg je structuur opgelegd. Je moet dingen op een bepaalde manier doen, krijgt trainingen etc. De vrijheid wordt ineens ingeperkt.

“We kunnen van Web 2.0 leren en proberen ook Enterprise 2.0 te realiseren. Dus minder structuur binnen een bedrijf en meer het spontane en intuïtieve van buiten naar binnen halen.’ Medewerkers en klanten weten al veel. Werknemer zijn schuift op van ‘naar het werk gaan’ naar ‘aan het werk zijn’. Dat vraagt ook om andere leiderschapsstijlen. Bij (intern) onderzoek binnen Microsoft kwam als probleem naar voren dat je je mensen af en toe moet laten stoppen met werken, dat je ze moet afremmen.

We hebben te maken met herhalende trends, Er is een informatie overload, telewerken etc. Microsoft heeft de Factor 4 Index laten ontwikkelen, een model waardoor je op een andere manier naar de prestaties van een organisatie kijkt. Het gaat niet immers alleen om technologie. Je kunt instant messaging introduceren, maar voor het slagen hiervan is cultuur erg belangrijk. Je kunt een glazen plafond aan communicatie krijgen als de medewerker zijn manager niet durft te pingen.

De ICT-strategie van vandaag de dag zou er een moeten zijn waarbij de mens centraal staat. Hoe buig je het om de persoon nemen zodat een persoon informatie kan delen, vragen kan stellen. Daar kan portal software een belangrijke rol in spelen. Creëer dus een omgeving waarin ze goed kunnen werken, waarin ze zelf centraal staan en waarmee ze productiever zijn. Het zijn de mensen die de beslissingen nemen, innoveren en zaken doen.

Microsoft heeft een aanpak gecreëerd die uitgaat van personas, mensen die een bepaalde categorie activiteiten uitvoeren. Software moet anders ingezet worden, niet langer meer opgelegd maar veel meer faciliterend, zo besluit Theo Rinsema zijn verhaal.

ShareWeb, het intranet van Strukton Railinfra

Maarten van den Dungen, business analist bij Macaw en Nicole Bruins, communicatieadviseur bij Strukton Railinfra presenteren vervolgens de case ShareWeb. Strukton Railinfra is een full-service provider van railsystemen in Europa waar zo’n 2.800 mensen werken. Mensen die zich inzetten voor een beschikbaar, betrouwbaar en veilig spoorwegsysteem.

Nicole Bruins licht toe dat de opdracht in het project ShareWeb was om het intranet op een hoger niveau te krijgen. Kenmerkend van het oude intranet was dat het erg inflexibel was en er veel maatwerk plaats moest vinden. Veel content was beschikbaar in pdf-formaat en het telefoonboek zat heel armzalig in een Access applicatie.

Het allergrootste probleem was misschien wel de stabiliteit van het intranet. Verder was de zoekfunctie zeer complex, de navigatiestructuur zwak en het decentrale contentbeheer minimaal.

Het nieuwe intranet is met SharePoint Portal Server opgezet. Iedereen wordt daar nu op aangesloten, na het binnenpersoneel nu ook het buitenpersoneel. Op het nieuwe intranet wordt gewerkt met een gebruiksvriendelijker content management systeem, zodat het decentraal contentbeheer toeneemt. Bottom up in plaats van top down. Daarnaast een goedwerkende zoekfunctie en een sterk verbeterde navigatiestructuur.

Maarten van Dungen van Macaw belicht vervolgens de projectaanpak. Uit de analyse bleek dat het intranet uit erg veel documenten bestond, Office- en pdf-documenten. Verrassend genoeg was van elk document ook veel profielinformatie beschikbaar, zoals titel, auteur en zoekwoorden (documenteigenschappen). Macaw heeft geadviseerd over een nieuwe opzet en onder meer via workshops de opzet in de organisatie laten toetsen.

Zoeken was op het nieuwe ShareWeb, dus erg belangrijk. Bij het opzetten hiervan is onder meer gekeken naar best bets. Dat zijn veelgebruikte zoekacties waarbij er een voorkeur resultaat bovenaan gepresenteerd wordt. Daarnaast is bij de implementatie aandacht besteed aan keywords en de verschillende schrijfwijzen ervan. Het resultatenscherm van de zoekservice is erg eenvoudig gehouden. Maar heel prominent staan de alert functies. Je kunt je dus abonneren op zoekresultaten, via zowel e-mail als RSS.

Zoeken in het telefoonboek is ook volledig vernieuwd. Geen lijsten meer met mensen en afdelingen, maar een koppeling naar wat er in Outlook aan mensen ‘aanwezig is’. Via de active directory zijn die data toegankelijk en doorzoekbaar gemaakt. Bij veel zoekresultaten kun je een refind doen via keuzeopties voor functies en afdelingen (zo’n rijtje wordt steeds real time samengesteld op basis van de zoekvraag) in het linkermenu. Out of the box functionaliteit van SharePoint en erg handig.

Vervolgens gaat Maarten in op het zoeken in tekeningen. Voor mensen in de buitendienst wordt het straks mogelijk om via een pda snel te zoeken in de verzameling gedigitaliseerde tekeningen. Maarten geeft als belangrijk verbeterpunt voor SharePoint de integratiemogelijkheden met pdf. Die zijn nu echt onvoldoende.

Vanuit de zaal komt de vraag hoeveel capaciteit het traject heeft gekost. Het project ging van start in juni 2006, het nieuwe intranet ging in januari 2007 live. De inzet hiervoor was gemiddeld twee dagen Macaw per week en vanuit communicatie 5 dagen per week.

Voestalpine Railpro: het ontsluiten van kennis

Bas Krikke, projectfacilitator van e-office introduceert de klantcase van voestalpine Railpro. Hij benadrukt de drie-eenheid mens, organisatie en technologie. In de combinatie ligt de kracht. Met Microsoft technologie probeert men de kenniscreatie te stimuleren.

Sjaak Spruijt, coördinator Supply, Logistics & Services bij voestalpine Railpro, gaat in op de uitdaging rond projectmanagement en kennismanagement. Het is altijd heel moeilijk om kennis vast te leggen. Een medewerker riep hierover in een van de interviews dat hij het lastig vond om kennis vast te leggen en dat het al wat minder moeilijk zou zijn als iemand hem zou ondervragen over zijn kennis.

Verder is veel kennis opgesloten in allerlei directories, op allerlei netwerkschijven of in de e-mailboxen van medewerkers. Hoe ga je dat nou toegankelijk maken? De keuze is gemaakt om dat via een intranetomgeving te gaan doen. Na een bezoek aan een zusterbedrijf, waar SharePoint al draaide, werd in oktober 2006 besloten om voor deze oplossing te kiezen.

In december 2006 werd het project echt op poten gezet, 6 februari 2007 is men live gegaan. Men is er nog lang niet, maar het begin is gemaakt. Sjaak toont vervolgens hoe men binnen zijn organisatie met projecten omgaat. Voor projecten is er tot op heden geen goed instrument om een projectdossier op te bouwen. Om die reden worden er binnen SharePoint projectsites opgezet. Met onder meer documenten als projectplan, offerte, planning en rapportage, maar ook met actueel nieuws. SharePoint ondersteunt daarnaast goed bij het versiebeheer van documenten, maar daar maakt men nog geen gebruik van.

Sjaak vervolgt zijn verhaal en pakt nog even terug op het onderwerp kennismanagement. Door de verruiming van de markt kwamen er meer spelers, andere wetgeving en bijvoorbeeld ook andere afspraken over codering (meerdere partijen gingen verschillende vormen van codenummers gebruiken). Het werd dus belangrijker om kennis en informatie bewuster vast te gaan leggen. Er is onder meer een begrippenlijst in de vorm van een wiki toegevoegd. Ook hier wordt gebruik gemaakt van de alertfunctie via e-mail en RSS.

Als je naar de toekomst kijkt, dan ziet Sjaak bijvoorbeeld de toepassing dat machinisten via mobiele communicatie informatie over het traject moeten kunnen ophalen. Maar ook klanten en leveranciers die onderdeel zijn van een project en in de SharePoint omgeving mee gaan draaien. Iemand in de zaal heeft ervaring met discussie pagina’s in een projectomgeving. Dat geeft een projectsite veel meer dynamiek, maakt het voor projectleden aantrekkelijker om mee te doen.

Enterprise search: de waarde van zakelijke informatie

Hans van der Meer, Audience Manager bij Microsoft Nederland, presenteert Microsoft’s visie op Enterprise Search. Hoe kun je ècht gebruik maken van de waarde van zakelijke informatie? Hij opent zijn verhaal met de constatering dat veel gebruikers niet meer weten met welke versie van Office ze werken. Veel mensen denken ook maar 5% van de functionaliteit van het pakket te gebruiken. Wat deze mensen eigenlijk aan het doen zijn is informatie creëren. Een van de belangrijkste zaken daarbij is het zoeken en vooral het vinden.

`Mijn zoon van 13 vroeg laatst hoe ik vroeger ooit een werkstuk kon maken zonder dat er internet was,` aldus Van der Meer. Dat karakteriseert heel sterk hoe belangrijk het elektronische zoeken en vinden van informatie is gevonden.

Factor 4 Index is een tool waarmee je heel snel inzicht krijgt hoe mensen omgaan met informatie. Zo kun je bijvoorbeeld op; afdelingsniveau informatie krijgen waar problemen zitten. Bijvoorbeeld dat de sales mensen moeite hebben om snel en gemakkelijk informatie te vinden. De service maakt het ook mogelijk om benchmarks uit te voeren. Ui t de resultaten blijkt bijvoorbeeld dat mannen erg IT-gadget gedreven zijn, terwijl vrouwen juist erg zijn ingesteld op samenwerken, dingen samen doen.

Sommige medewerkers van Micosoft organiseren hun e-mail niet meer in mapjes, maar hebben gewoon een inbox van 2 Gigabit. Je bent dan niet meer druk met het organiseren van e-mail in mapjes, maar je gebruikt de zoekmachine en kunt verder je tijd gewoon besteden aan ‘echt werken’.

Search is bij Microsoft gebaseerd op een tweetal producten: Microsoft Office SharePoint Server 2007 en Windows Vista. Verder zijn in het nieuwe Office Outlook 2007 uitgebreide searchmogelijkheden opgenomen.

Als je als medewerker op zoek bent naar iets, moet je tot nu toe op zoek in drie bronnen: het web, het intranet en je desktop. Het Windows Live Search Center maakt het straks mogelijk om die zoekactie in een keer uit te voeren. Ook wordt het mogelijk om in andermans desktop te zoeken. Medewerkers bepalen dan zelf of ze iets willen delen, al dan niet tags toevoegen en die documenten worden dan automatisch gevonden bij zoekacties van collega’s.

Zoeken nieuwe stijl wordt vervolgens door Van der Meer live vanaf het Microsoft intranet (dat heet overigens MSW) gepresenteerd. Zoeken op het intranet naar een klant en zoeken naar medewerkers die ‘iets’ met die klant hebben, inclusief hun presence informatie. Microsoft werkt intern met Siebel en vanuit zijn SharePoint search kan hij ook informatie uit Siebel ophalen. Hij laat ook zien hoe het met My site zijn eigen startpagina heeft gemaakt.

Hij toont de nieuwe Office omgeving waarin je heel gemakkelijk tags kunt toekennen. Je kunt vanuit het nieuwe Office ook meteen als blog of als workspace publiceren, niet alleen als Word-document dus. In het menu wordt dit gewoon als keuzeoptie aangeboden. Erg handig is ook dat je kunt zien aan een document wie in het goedkeuringsproces een rol heeft gespeeld.

Er kan dus veel, maar uiteindelijk gaat het er natuurlijk ook om hoe mensen leren te werken met deze nieuwe technologie. De techniek moet en gaat daarbij beter helpen. Als mensen veel chatten, dan moet je ook chatsessies vast kunnen leggen en terug kunnen vinden. Chats kunnen soms ook de plek zijn waar hele formele afspraken met elkaar gemaakt worden.

Op Microsoft voorAdviseurs zijn uitgebreide whitepapers over dit onderwerp te  vinden, bijvoorbeeld met de informatie over welke Office-versie welke functionaliteit heeft.

Mijn conclusie en een oproep

George Parker besluit de bijeenkomst op inspirerende wijze met een van zijn magische acts. Ik moet zeggen dat de hele bijeenkomst ook wel dit karakter had, Microsoft heeft een duidelijke visie als het gaat om de toepassing van Web 2.0 in bedrijven. Ik volg SharePoint nu een paar jaar en het vernieuwingstempo ligt hoog. SharePoint krijgt steeds meer Web 2.0 functionaliteiten en de koppelingen tussen Office (waarmee gebruikers zijn gewend te werken) en zaken als blogging en tagging vind ik erg sterk.

Wat nog niet zo lukt is om in SharePoint ook de Web 2.0 look en feel, de Web 2.0 experience te bieden. Naar mijn gevoel niet onbelangrijk en als ik Microsoft zou zijn zou ik dat aspect hoog op de ontwikkelagenda zetten. Zet Tjeerd Hoek en zijn Windows Vista designteam op SharePoint zou ik zo zeggen.

Deze editie van het Microsoft Portal Event was zonder meer geslaagd te noemen. Dat bleek ook uit de evaluatie van de bezoekers (ruim 60% respons): het evenement kreeg een gemiddeld eindcijfer van 7,4. Ik wil Macaw en in het bijzonder Annemarie Hendrikx van Macaw bedanken dat ik vanuit Eventblogs.nl verslag mocht doen van dit event.

Het lijkt me trouwens ook erg leuk om een keer SharePoint in een keer in de praktijk van een bedrijf te bekijken. En dan liefst een wat groter bedrijf dat al wat langer met de tool bezig is. Ik ben überhaupt wel geïnteresseerd in praktijkcases rond intranet en Web 2.0 binnen bedrijven. Dus als er kandidaten zijn voor een verhaal over Enterprise 2.0, dan hoor ik dat graag!