Event: Collaboration 2007

Afgelopen woensdag was ik te gast in Brussel, waar ik op uitnodiging van de Belgische content management expertorganisatie CMS-Channel mocht spreken op het het congres Collaboration 2007. Het congres gaf een brede en complete vooruitblik op ‘the next generation workplace’, met onder meer aandacht voor uitersten als Web 2.0, Folksonomy en Microsoft’s Office en Sharepoint.

Ik was bewust een dagje eerder naar Brussel vertrokken, om het hele programma te kunnen meemaken. Daar heb ik geen spijt van gekregen, het was een bijzonder boeiende dag en het was eveneens prettig om oude bekenden (zoals Pascal) te ontmoeten en om enkele vaste Vlaamse bezoekers van Frankwatching in real life te treffen. De tijd ontbreekt me om er een uitgebreid verslag te maken, maar hier toch een tweetal hoogtepunten uit het programma: de presentatie van Dirk Kenis over Folksonomy en de presentatie van Yves Kerwyn van Microsoft over SharePoint en Office. Op een later moment zal ik in een afzonderlijk artikel nog terugkomen op mijn eigen presentatie.

Folksonomies – Dirk Kenis

Dirk Kenis, lecturer aan de Vrije Universiteit Brussel, oprichter/ eigenaar van iForum, projectleider KnoSoS en van huis uit socioloog (dan hebben we gelijk even “de context van de content” op orde), had de eer om met het ‘pittige’ onderwerp Folksonomies te openen. Maar dat deed hij op een voortreffelijke en ‘sappige’ manier.

Folksonomies in relatie tot bedrijven is voor Dirk het maximum halen uit de kennis en expertise die aanwezig is onder de medewerkers. “Laat me de structuur van je mappen op de harde schijf of je favorieten zien en ik vertel je wie je bent,” aldus Dirk.

Hij gaat eerst in op het begrip Folksonomy en geeft een definitie ervan. Folksonomy is een samenstelling van de woorden folk en taxonomy. De kern: meerdere mensen ‘taggen‘ en stellen op die manier hun informatie aan anderen beschikbaar. Door de aggregatie van informatie en het sociale aspect ontstaat er extra toegevoegde waarde, zo is het ook een vorm van gebruikersclassificatie. Aan de hand van del.icio.us laat hij zien hoe ‘social bookmarking’ in zijn werk gaat. Hij is erg enthousiast over het op deze manier ‘kennis maken’ met mensen met gelijksoortige interesses. Als andere voorbeelden van Folksonomy noemt hij StumbleUpon, CiteULike, Technorati, BBC Shared tags en Flickr.

Een belangrijk verschil met gewone bookmarks (favorieten) is verder dat je meerdere tags (labels) per bookmark kunt toekennen, iets wat in een gewone mappenstructuur (de favorieten in je eigen browser) niet mogelijk is. Ook heb je overal (via internet) toegang tot je eigen bookmarks en de bookmarks van anderen. Naast deze persoonlijke voordelen, zijn er ook voor een organisatie voordelen verbonden aan tagging: het is een uitstekende manier om het maximum te halen uit de kennis en expertise die aanwezig is onder de medewerkers.

Als hij vooruit blikt naar de next generation workspace, dan ziet hij folksonomies als een belangrijke ondersteuning voor het creëren van taxonomies en ontologies. Céline van Damme (van de vakgroep Mathematics, Operational research, Statistics and Information systems aan de VUB) heeft dit op de volgende manier in een model samengevat:

We spreken in feite over kennisdeling via social software. WordNet wordt vervolgens als voorbeeld aangehaald. Een generieke ontologie die ontwikkeld is door de Princeton University. In feite een soort vakwoordenboek met definities (zie Wikipedia Nederlands en English). Deze ontologie is voor iedereen toegankelijk en rij te downloaden. Folksonomies bouwen mee aan de ontwikkeling van zo’n ontologie, mede omdat ze goedkoop zijn en gewone gebruikers (en niet de woordenboek experts) aan het woord zijn.

In het laatste deel van zijn verhaal belicht Dirk ‘zijn’ KnoSoS, een project waaraan hij onder meer samen met Tom De Bruyne van i-wisdom heeft gewerkt. KnoSoS staat voor kennisdeling via sociale software. KnoSoS is in essentie gebaseerd op het drielagen model voor sociale netwerksystemen van Tanguy Coenen (eveneens van de vakgroep MOSI).

Bij de overgang van laag 1 naar laag 2 in dit model gaat het om het leggen van connecties, bij de stap van laag 2 naar laag 3 staan het gemakkelijk kunnen vormen van groepen centraal. Bij het weer afdalen vanuit laag 3 naar laag 1 speelt het analyseren van activiteiten en het uiteindelijk gebruik kunnen maken van reputatiemechanismen.

Het model triggert Dirk om te vertellen hoe het Nederlandse woord delen en het Engelse woord sharen verschillen. In het Nederlands heb je bij delen de associatie dat je wat verliest, wat afgeeft. In het Engelse woord sharen zit dat je alleen door te delen ook weer wat krijgt. Voor het echte (ver)delen gebruikt men in het Engels een ander woord: divide.
Dan valt de term Boundary-objects, waarbij Dirk verwijst naar het interessante artikel Understanding weblog communities through digital traces: a framework, a tool and an example (pdf) van Anjo Anjewierden en Lilia Efimova: ‘Je bent wat je mee-maakt’. Boundary objects geven diverse views op een persoon:

• Laat me de structuur van je tags zien en ik vertel je wie je bent (of welke expertise je hebt).
• Of vertel me welke tags je groep hanteert en ik vertel je wat hen interesseert.
• Tags van een persoon (of groep) geven een perspectief dat door anderen gehanteerd kan worden om snel het cognitieve schema van een persoon of groep te leren kennen.
• Evolutie in tags / perspectieven…
• Unieke tags van een deskundige … of ontbrekende tags.

In het genoemde artikel wordt onder meer gesproken over een studie naar het gebruik van keywords op blog en de ontwikkeling hiervan in de loop van de tijd.

De sheets van de presentatie van Dirk Kenis zijn hieronder te bekijken (klik op de pijltjes om voor en achteruit te bladeren).

KnoSoS is een gratis platform voor kennisdeling en innovatie en is op dit moment beperkt tot ‘tagging’ en ‘visualisatie’. Dirk sluit af met een demonstratie van KnoSoS en toont onder meer de mogelijkheden om zijn contacten real time visueel in beeld te brengen. Het motto daarbij: ‘clicking is linking’ en de dikte van de lijnen bepaald de relatie tussen mensen. Als ik mezelf voor het schrijven van dit artikel voor KnoSoS registreer, dan lukt het me jammer genoeg niet om in de tool deze visualisation pagina’s te vinden, de usability laat op dit punt wat mij betreft nog wat te wensen over. Update: na registratie kan ik er alsnog bij, hieronder het netwerk van Dirk Kenis gevisualiseerd.

Gelukkig wordt er ook aan een nieuwe release gewerkt, die gepland staat voor september 2007. Daarin is visualisatie, evenals motivatie, de integratie/ interactie met andere systemen en tagging & rating, functionaliteiten die verder verbeterd zullen worden. Het moet onder meer gemakkelijker worden om kwantitatieve analyses uit te voeren en group decision making beter te faciliteren. Het project wacht op dit moment op een toekenning van een subsidie (beoordeling in juni 2007) en zoekt nog leden voor de gebruikerscommissie.

Unified Communications & Collaboration – Yves Kerwyn

Yves Kerwyn werkt voor Microsoft Office Product Marketing en zijn verhaal gaat over het Microsoft Strategy & Solutions aanbod op het vlak van Unified Communications & Collaboration. Als een ware evangelist, op een heel bevlogen manier leidt hij ons in een hoog tempo door de snel veranderende wereld rond user created content (UCC), business intelligence, enterprise content management en search.

Hij opent met een video van Borealis, een video die ook op de Microsoft site te vinden is. Voor Microsoft staat centraal dat mensen verantwoordelijk zijn voor de businessresultaten (‘People Drive Business Outcomes’), men onderscheidt daarbij vier domeinen voor organisatiesucces:

• develop customer relationship
• drive innovation
• build partner connections (ook buiten organisatie)
• improve operations

Yves ziet een viertal belangrijke trends in The New World of Work, waarbij software een belangrijke rol kan spelen om mensen beter te laten samenwerken:

1. one world of business – software kan zorgen voor het vereenvoudigen van de manieren waarop we intern en extern samenwerken
2. always on, always connected – software kan informatie vindbaar maken en business insights verbeteren
3. transparent organization – software kan helpen bij het beschemen en managen van content
4. cost pressure – software kan bijdragen aan het reduceren van IT-kosten en het verbeteren van de security

Er is een sterkte verandering gaande op het vlak van collaboration, dat gebeurt steeds meer op verschillende locaties en samenwerking. Dat betekent dus een flinke toename van virtual collaboration. Waar werken rond 2000 nog voor 40% alleen (zonder anderen) gebeurde, is dat percentage inmiddels gedaald tot zo’n 25% (bron: Gartner).

Wat daarbij een steeds groter probleem aan het worden is, is dat sommige communicatie niet schaalbaar is. E-mail, instant messaging, telefoon en meeting rooms. Hoe meer mensen er iets mee zouden moeten, hoe onhandiger en onbetaalbaarder het wordt. Er is dus complementaire technologie nodig om efficiënter te werken, om beter te kunnen samenwerken.

Het landschap is aan het veranderen, er vindt een convergentie van technologie plaats. Banken gingen als eerste van start met electronic storefronts, online banking en customer contact centers. Vervolgens ontstond er door de digitale telefoon een digital lifestyle en nu zie je grote veranderingen op het vlak van communication, collaboration en user created content.

Bekijken we dat verhaal vanuit een technologisch perspectief, dan hebben we het over een business productivity infrastructure met user created content (UCC), business intelligence, enterprise content management en search. Wa Microsoft betreft een alomvattende technologische infrastructuur waarmee mensen zelf kunnen bepalen waar en hoe ze (samen)werken.

Je ziet ook andere vendors heel hard op zoek naar brede oplossingen. Leveranciers van content management en document management oplossingen (EMC, Vignette, Autonomy,Open Text) en directe concurrenten als IBM en Oracle die andere gespecialiseerde partijen overkopen en volop bezig zijn met het consolideren van technologie.

Bij Microsoft wordt er, voortbouwend op onder meer Office en Exchange platforms, nu een compleet geïntegreerde business productivity infrastructure aangeboden. In de kern komt dit neer op het stroomlijnen van de manier waarop mensen zaken doen. Componenten in die infrastructuur:

• Office Business Application Services = workflow + search + business data catalog + extensible UI + open XML file formats + website & security framework
• Unified communications & collaboration
• Business intelligence
• Enterprise content management
• Enterprise search
• Secure well-managed infrastructure

Geïntegreerde oplossingen waarbij mensen overal en op elke manier kunnen werken zullen veel competiever zijn dan stand alone oplossingen als telefoon en e-mail. Yves geeft aan dat volgens onderzoek van Gartner in 2007 meer dan 60 miljoen mensen aan telewerken zullen doen (Gartner management update 2004).

Bijna 90% van de professionals zal in 2008 een mobiele telefoon bezitten waarmee men e-mail kan ontvangen (bron: The Radicati Group).

Verder zijn presence informatie en instant messaging is niet meer weg te denken uit bedrijfsomgevingen. Mensen hebben het nodig en zoeken toch wel hun weg, vaak hebben ze die al via externe services gevonden. Als MSN door de firewall wordt tegengehouden gebruik je de webvariant of Google Talk. Via Groove server 2007 biedt Microsoft peer-to-peer based audio/video conferencing en kunnen er zelfs workspaces over de firewall heen (bijv. met klanten) gerealiseerd worden. I september 2007 komt er een volgende versie van Office Communication Server waarin instant messaging, voice mail, IP phones e.d. nog beter geregeld zijn. Tot slot zijn in SharePoint inmiddels volop faciliteiten aanwezig voor typische Web 2.0 collaboration faciliteiten als blogs, wikis en tagging.

Al met al een indrukwekkende presentatie (zie hierboven); Microsoft heeft een duidelijke en slimme visie en weet de ontwikkelingen inmiddels prima bij te benen. Maar ondertussen neemt de druk van buiten verder toe. Daarover meer in een volgend artikel.

Ik wil Christian Daems (zie foto) en Karine Blommaert van CMS-Channel bedanken voor hun uitnodiging, het was een bijzonder bruisende Brusselse meeting. Graag tot een volgende keer!

Fotografie: Christian en Karine