Reportage: Microsoft Portal Event

[[image:zon.jpg::right:1]]Gistermiddag werd in het Congrescentrum van Amstelveen voor de vijfde maal Microsoft Portal Event georganiseerd. Bijzonder om te zien dat concurrenten als Macaw en e-office elkaar zo gevonden hebben en zelfs partners lijken te zijn als het gaat om het uitdragen van de mogelijkheden van SharePoint. Het evenement is in de loop der tijd een soort merk op zich geworden en dit maal uiteraard volop aandacht voor de mogelijkheden van het nieuwe release SharePoint 2007.

[[image:parker.jpg::left:1]]Dagvoorzitter George Parker is weer van de partij en leidt ons op de van hem inmiddels bekende betrokken en bevlogen manier door het Portal Event. "Op het moment dat je ergens diep van overtuigd raakt, dan werkt het. Dat is de reden dat we geloven dat geld waarde heeft, dat is ook de reden dat communities gaan werken. Mensen geloven dat het waarde heeft." En over de kracht van communities: "Wat je vanmiddag ziet is een hulpmiddel om hogere doelen te bereiken. Als je vaststaat op je positie, kun je de rest van de wereld niet zien. Als je deel uitmaakt van een community en gaat sharen, dan zul je juist veel meer zien."

The New World Of Work 

[[image:haaster.jpg::left:1]]De eerste spreker is René van Haaster, Solution Sales Information Worker bij Microsoft. Zijn presentatie gaat over de New World of Work die titel refereert aan een zogenaamde Executive E-Mail die Bill Gates van Microsoft precies een jaar geleden heeft rondgestuurd. Dit document is online te vinden en bevat Microsoft's visie op de nieuwe wereld van werken. Een van de kernthema's: werk en privë gaan helemaal door elkaar heen lopen. Van Haaster neemt zichzelf even als voorbeeld: hij leest zelf thuis via het Media Center ook weblogs op zijn tv.

[[image:eem.jpg::center:1]]

In het whitepaper staan drie zaken centraal:
– one world of business (globalisering)
– always on, always connected (voortdurend toegang tot informatie)
– transparante organisaties (in control op het vlak van content en proces)

Al deze drie thema's worden vanuit Office 2007 gefaciliteerd. In de nieuwe versie komt bijvoorbeeld een verbeterde versie van document management en daarnaast ook records management. Als variant naast de term 'information overload' introduceert Gates in het whitepaper ook de term 'information underload'. Mensen die in de berg informatie de weg kwijt zijn, die tijd verliezen met zoeken. In deze context is belangrijk dat bij de productontwikkeling van 'search' bij het vinden van informatie ook steeds belangrijker wordt van welke persoon die informatie afkomstig is.

[[image:evolutie_copy1.jpg::center:1]]

Voor Microsoft is de samenwerking met partners erg belangrijk om hun producten tot een succes bij de klanten te maken. Op dit moment is er een publieke betaversie, maar vanaf oktober 2006 kunnen bedrijven met de code van Office 2007aan de slag. Vanaf begin 2007 is Office 2007 dan ook echt in de winkel te koop.

InSite, het intranet van Sara Lee Corporation 

[[image:dungen.jpg::left:1]]George pakt de draad weer op. Zijn grootvader luisterde naar de radio. Zijn vader keek tv en moest kijken en luisteren tegelijk. Wij moeten ook nog schrijven achter bijvoorbeeld de pc. Maar onze kinderen doen sms, MSN, playstation, muziek en tv tegelijk. Er komt steeds meer op ons af en de uitdaging is om dat beter en beter te gaan organiseren. Een bruggetje naar het verhaal van Tseard Hoekstra en Maarten van den Dungen, zij presenteren de eerste case. Dat is het verhaal over InSite, het intranet van Sara Lee. Macaw was partner bij de verbetering van dit intranet waartoe wereldwijd zo'n 30.000 medewerkers toegang hebben.

[[image:insite.jpg::center:1]]

Sara Lee is een wereldwijd opererend producent en bekend van consumentenproducten als DE, Sanex, Pickwick, Biotex, Delial en Badedas. De missie van InSite is in grote lijnen het bieden van één employee portal als venster op het bedrijf en de business units. Daarbij gaat hiet in de kern om communicatie, samenwerking en toegang tot web enabled applicaties. Hiermee wil met een vijftal zaken bereiken:

• Improve information workflows and processes
• Advance "Knowledge Management"
• Improve employee productivity
• Enhance management effectiveness
• Actively promote "more of a company, less of a collection" environment

De ontwikkeling van het nieuwe InSite gebeurde in drie versies waarbij usabilitytesting steeds erg belangrijk was. Bij het realiseren van het nieuwste concept werd met vier teams samengewerkt:  

• Core team; 4 Sara Lee medewerkers
• Functionality team: 1 Sara Lee medewerker en 4 macaw business analisten
• Technical team: 3 Sara Lee medewerkers en 2 architecten en 6 ontwikkelaars van Macaw
• Communication team: 2 Sara Lee medewerkers

In de structuur van de site zijn de volgende onderdelen te onderscheiden: overall, business areas en knowledge areas. Tot drie niveau's is immers nog te bevatten voor mensen.

[[image:structuur.jpg::center:1]]

Een intranetpagina bestaat globaal uit de volgende componenten:
– overal bovenin zit een header en search (de scope van search is contextgevoelig, zoeken en vinden is dus afhankelijk van waar je zit)
– aan de linkerkant staat de navigatiestrucuur
– aan de rechterkant zit het gepersonaliseerde stuk met My contacts en My tasks (die worden automatisch daar neergezet)
– de My areas die je zelf kunt instellen worden aan de linkerkant als extra optie aangeboden
– in het contentgedeelte komen afhankelijk van de wensen van de gebruiker relevanteberichten te staan

Omdat uit het testen als een van de resultaten kwam dat alles er hetzelfde uit zag, zijn er centers ontwikkeld. News Center, Employee Resoucrce Center, Search Center en Help Center. Zo is het News Center in rood uitgevoerd. Ook zijn allerlei webapplicaties ingebed in het intranet. Zo lopen het boekingssysteem en de urenregistratie volledig via SharePoint. Vanaf 1 januari jl. draait ook Live meeting. Per area en per discipline worden er over het hele intranet continu statistieken bijgehouden.

[[image:video_copy1.jpg::left:1]]Er zijn twee development managers die de wereld rondreizen om practices te verspreiden en landen te helpen bij het maken van oplossingen. Zo worden in Nederland alle kantoorartikelen via het intranet (SharePoint) besteld. Overigens worden er nog steeds veel documenten als bijlage rondgestuurd en kost het veel tijd voordat mensen anders gaan werken en de mogelijkheden gaan benutten. Ook is er in het kader van de lancering een video uiterst professionele video gemaakt (deze krijgen we ook te zien).

Via een maandelijkse nieuwsbrief worden er 10.000 mensen op de hoogte gesteld van de (nieuwe) mogelijkheden van het intranet. Binnen IT is er een beleid om zoveel mogelijk met 'of the shelf technologie te werken. Vandaar de migratie naar deze SharePoint omgeving. Men is op dit moment de benefits in beeld aan het brengen.

Digitale werkomgeving met SharePoint 2007

[[image:eoffice.jpg::left:1]]In de tweede praktijkcase komt AMIS aan de orde: een digitale werkomgeving, gebaseerd op Microsoft SharePoint 2007.  Roland Hameeteman (algemeen directeur e-office) opent en signaleert in zijn introductie dat we tijdens het werk steeds meer signalen krijgen. Acties, impulsen, indrukken die de hele dag via allerlei wegen tot ons komen. Hij weet dat ook op een orignele manier aan het publiek duidelijk te maken. Voor een bepaalde groep mensen is er echt een plafond van belastbaarheid. Maar anderen, bijvoorbeeld sales mensen, kunnen er maar niet genoeg van krijgen. Om hier beter mee om te gaan is e-office met de ontwikkeling van een digtale werkruimte in SharePoint 2007 bezig.

[[image:timmerman.jpg::left:1]]Vervolgens pakt Gerwin TImmerman het verhaal door, hij is adunct directeur bij AMIS. AMIS heeft meegedaan aan het beta1-programma van OFfice 2007 en heeft daarmee het portal my.amis.nl opgezet en in gebruik genomen.

AMIS is een middelgrote IT-dienstverlener, die met zo'n 20 tot 30 mensen per jaar groeit. Verder is er een toenemende klantinteractie (samen met de klant, op locatie) en vormt het woon-werkverkeer een steeds groter issue. Dat waren voor AMIS drie belangrijke redenen om met een portal oplossing aan de slag te gaan. Men heeft daarbij de volgende doelen geformuleerd:

• Verspreide, groeiende organisatie binden
• Professionals betrekken bij commercie
• Klant betrekken bij projecten en SLA’s
• Standaardprocessen professionaliseren
• Woon-werkverkeer optimaliseren

Via de mindmap-aanpak heeft men voors en tegens tegen elkaar afgewogen en vervolgens een keuze gemaakt om aan een pilot met SharePoint 2007 te gaan meedoen.

[[image:mindmap.jpg::center:1]]

Vervolgens neemt Gerwin Timmerman van AMIS ons mee in het concept van het intranet. Daarin speelt de Wist je dat? een belangrijke rol. Daar kan iedereen zijn korte berichtjes neerzetten en – al kostte dan enige moeite – inmiddels worden er gemiddeld 3 per dag gepubliceerd en vormt dat een van de trekkers van het intranet.

[[image:amis.jpg::center:1]]

Hij vertelt ook over de weblog die men bij AMIS sinds anderhalf jaar heeft en waar de eigen consultants schrijven over
Oracle en Java technologie. Dagelijks heeft de weblog 5.000 unieke bezoekers en – zeker niet onbelangrijk – tot op heden heeft de blog zelfs al 3 nieuwe klanten opgeleverd. In Google komt door de weblog bij bepaalde trefwoorden standaard in de top 10, de weblog is voor AMIS een heel effectieve tool.

Met de SharePoint omgeving was men zo tevreden, dat men uiteindelijk zelfs het hele CRM-systeem heeft uitgefaseerd. Vaak zitten de voordelen in kleine praktische zaken. Wat bijvoorbeeld erg handig is, is dat de business cards van klanten heel gemakkelijk tussen medewerkers gedeeld kunnen worden.

[[image:contacts.jpg::center:1]]

De balans van de pilotperiode met SharePoint 2007 heeft zowel positieve als negatieve punten opgeleverd. Als negatief kwam het volgende naar voren:

• workflow was niet definieerbaar zonder IT-er
• men is continu op zoek geweest naar de grenzen en mogelijkheden, puzzelen om te ontdekken wat er nou kon

Daar staat echter een groter aantal positieve punten tegenover:

• de integratie met Outlook, Office en IM
• decentraal gebruik o.b.v. centrale standaarden
• document management en versiebeheer werkt prima
• een search engine die ook zoekt in andere omgevingen (vorige versies, andere systemen, weblog, wikis etc)
• autorisatiemogelijkheden

Men wil bij AMIS in de nabije toekomst andere systemen via het portal toegankelijk maken, bijvoorbeeld onderdelen van het ERP-systeem (Navision). Dit soort zaken kun je volgens Timmerman heel gemakkelijk met een webpart oplossen, met als bijkomend voordeel dat gebruikers niet het ERP-systeem hoeven te 'leren'.

Sneakpreview nieuwe SharePoint 2007

[[image:ms.jpg::left:1]]Aan het einde van het event krijgen we een sneakpreview van het nieuwe SharePoint 2007, deze preview wordt gepresenteerd door Jurrien de Haan, Technology Specialist Information Worker bij bij Microsoft.

Hij begint met een presentatie van de visie van Microsoft op collaboration en geeft vervolgens een demonstratieversie van het nieuwe SharePoint 2007. Hij laat onder meer een gemeentesite en een vergunningensite zien. Ook presenteert hij subportalen als een sales site en een projectensite en demonstreert hij de persoonlijke site waarin mensen zelf collega's kunnen toevoegen. In de nieuwe versie van SharePoint zijn er meer mogelijkheden om profielinformatie over jezelf toe te voegen. Dat profiel gedeelte heeft deels een publiek en deels een besloten karakter. [[image:tasks2.jpg::left:1]]Daarnaast zijn er elementen van social networking die aangeboden worden. Onder wie val je allebei, met wie werk je samen, van welke groepen ben je lid etc.

Verder is interessant dat je formulieren kunt genereren op een webpagina. Dus zonder installatie van Infopath kun je een formulier beschikbaar stellen op een site. Je hebt overigens wel Infopath nodig om het formulier te maken. Hij vertelt ook hoe je vanuit SharePoint 2007 de slights uit PowerPoint die je vaak gebruikt gemakkelijk toegankelijk kunt maken of een update eenvoudig door iemand centraal kunt laten doen. 

[[image:sp2007.jpg::center:1]]

Beta2 komt volgende week beschikbaar en ziet er veelbelovend uit. Niet in de laatste plaats – vind ik – door alle social software mogelijkheden die men inmiddels aan boord heeft. Denk hierbij aan weblogs, wikis, social networking, outlook integratie van contacten en agenda's etc. Ik ben erg benieuwd wat dit allemaal binnen bedrijven teweeg gaat brengen.

[[image:gp.jpg::center:1]]

George Parker besluit deze erg interessante dag met weer wat inspirerende woorden. Ik heb vanmorgen nog even contact gezocht met de organisatie en ik begreep dat ook de bezoekers erg tevreden waren over hetgeen er gistermiddag allemaal gepresenteerd is. Zo'n tweederde van de 130 bezoekers heeft het evaluatieformulier ingevuld en gemiddeld heeft men de dag met maar liefst een 7,5 beoordeeld (met dank aan Annemarie Hendrikx voor de info!). Geen wonder ook, het waren stuk voor stuk prima presentaties die – aangevuld met de presentaties over de Microsoft strategie en SharePoint-preview – een goed zicht boden op wat er in bedrijfsomgevingen leeft en staat te gebeuren. Ik ben er volgende keer zeker weer bij!