Filter
ChatGPT Reportage: Guerrilla Knowlegde Management
[[image:gkm.jpg::right:0]]Vandaag was ik op uitnodiging van I.T. Works in Brussel te gast op het seminar (of seminarie zoals ze in België zeggen) Guerrilla Knowledge Management. “Blogs, wiki’s en RSS-feeds zijn werkmiddelen die populair zijn geworden op het publieke internet, maar steeds meer ook binnen de bedrijfsmuren worden ingezet als light-weight kennismanagement-systemen. Ze zijn goedkoop, eenvoudig en snel op te zetten en bieden van nature een aantal mogelijkheden tot interactie tussen gebruikers.” Een reportage uit Brussel.
[[image:stevenwarmoes.jpg::right:1]]Onder het motto Crash inleiding beet Steven Warmoes, van Warmoes & Associates, het spits af. Wat we voorheen tekort kwamen als het ging om het delen van kennis, daarin gaan we nu zowat ten onder, zo stelde hij.Voor hem de grote kwaal: e-mail, networkdrives en intranet. We komen allemaal om in de e-mail, onder de deelnemers ontvangt vrijwel iedereen meer dan 30 e-mails per dag, de meeste zelfs meer dan 90 per dag. Teveel mensen in het Aan-veld betekent onduidelijkheid over de vraag wie verantwoordelijk is. En teveel cc-tjes duidt op politieke gevoeligheden. Als iedereen voortdurend zijn e-mailberichten en attachments zit te organiseren, dan kun je je afvragen of we nog wel goed bezig zijn. En dan nog maar niet te spreken over al die e-mails die geforwarded worden of waarbij in de reply soms weer mensen vergeten worden.
Ook op intranet neemt de hoeveelheid informatie rap toe. Google’s intranet-variant lijkt een oplossing, totdat je ontdekt dat die echt alle versies van documenten vindt. In een bedrijfsomgeving is het immers erg gebruikelijk om ook tussentijdse versie te bewaren en wat was ook alweer de meest relevante variant van dat ene document. Probeer Google’s desktop search op je pc en je krijgt een gevoel bij wat zoeken met Google op een intranet allemaal op gaat leveren. Het gaat steeds meer om het kennissenmanagement, dus niet zozeer om wat je kent maar meer om wie je kent. Daarbij is het goed je te realiseren dat je als medewerker in steeds meer teams tegelijkertijd opereert en dus deel uitmaakt van talloze communities die elk eigen managers hebben. Productmanagers, accountmanagers, servicemanagers, procesmanagers, projectmanagers, communitymanagers, regionale managers, HR-managers en ga zo maar door. We leven in een fysiek kantoor, maar tegelijkertijd in talloze virtuele kantoren. Als we het goed doen groeit, vloeit en bloeit de kennis.
[[image:tonzijlstra.jpg::right:1]]Ton Zijlstra (consultant bij Proven Partners en kenniswerker met weblog) sprak vervolgens over weblogs als instrument voor kennismanagement. Tegen de achtergrond van alle ontwikkelingen rondom social software bepleitte hij om veel meer waarde te hechten aan de context waarin informatie of documenten tot stand zijn gekomen. Zaken als van wie komt iets, wat is zijn of haar reputatie, op welk moment en in welke omstandigheden is iets tot stand gekomen. In feite allemaal kenmerken die verloren gaan als we allerlei traditionele kennismanagementsystemen gebruiken. De objectiviteit die daarin centraal staat, vormt al snel een drempel in het gebruik, subjectiviteit helpt juist om kennis van waarde te maken. Hij bepleit sociale netwerken en social software als filter voor het vinden van de goede kennis. Niet de informatie, maar de relatie staat centraal!
Aan de hand van een aantal typeringen gaat hij vervolgens in op het karakter van weblogs. In technische zin heb je het over zaken als het nieuwste bericht bovenaan, elk item een eigen url (microcontent), de reactiemogelijkheid (lokaal en elders via citaten) en het in één klik publiceren. Inhoudelijk herken je een weblog doordat de mens zichtbaar is, door het eigen stemgeluid van een persoon of groep, de spreektoon en het openstaan voor de mening van anderen. Tot slot staat bij een weblog het delen voorop. Geannoteerde bookmarks, nieuws bronmateriaal, belevenissen, verhalen, vragen, probleemstelling en opinie. Ton stelt dat delen noodzaak is: het maakt immers patronen, netwerken en trends zichtbaar. Eén blog is geen blog, conversatie gaat juist ook over blogs heen. Ton schrijft zelf in zeven blogs en volgt er dagelijks 300. “Ik onderhoud 300 relaties via zeven op verschillende groepen gerichte platforms.”
Binnen organisaties kennen afdelingen elkaar niet altijd even goed. Soms zou het wel helpen als dat wel zo zou zijn, weblogs kunnen helpen om mensen in contact te brengen. Weblogs zijn ook erg geschikt om informele structuren zichtbaar te maken, dat komt de doelmatigheid van organisaties ten goede. Nadat enkele voorbeelden (Microsoft, Macaw, IBM en de eigen weblog van Proven Partners) de revue zijn gepasseerd, sluit hij af met de do’s en don’ts van weblogs.
Wouter Van daele (project- en teammanager bij Dexia Bank en kenniswerker met een eigen weblog) van sprak over wiki’s bij Dexia. Wouter is een Wiki-pionier (en naar ik later ook zag blog-pionier) van het eerste uur en begon al in de eerste helft van 2001 een wiki binnen Dexia. De aanleiding was heel praktisch: men zocht een cms, het mocht niets kosten en het moest gemakkelijk te installeren, integreren en onderhouden zijn. Dat werd dus een wiki en die bleek al snel een belangrijk instrument om de samenwerking binnen de IT-organisatie (1000 medewerkers groot) te bevorderen. “Wat in een wiki staat is per definitie altijd work in progress,” aldus Wouter. Een wiki is in feite een website die iedereen kan editen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een eenvoudige tekstopmaak. Wouter gaf op een mooie manier ook het verschil met andere tools aan. Een wiki is geen blog (die immerseen chronologische structuur kent), geen forum (waar een debat gevoerd wordt), geen chat tool (waar allerlei conversaties plaatsvinden), geen groupware (waar groepen op een dynamische manier georganiseerd worden) en geen CMS (met een workflow om te editen).
Wouter gaf een overview van de veschillende wiki engines die er bestaan. Een groot deel daarvan is terug te vinden in een – hoe kan het ook anders – wiki (Wiki Engines). Binnen Dexia werkt men met JSPWiki en het viel me op dat de user interface hiervan – in tegenstelling tot de wikis waarmee ik werk – erg gebruiksvriendelijk is. Je ziet dat veel wikis in het afgelopen jaar een flinke progressie hebben gemaakt op het vlak van de user interface en dat ‘de bediening’ ervan steeds meer begint te lijken op blogs. Speciaal voor het seminar had hij een kleine demonstratie-omgeving ingericht. Wat me erg aansprak was Wouter’s voorbeeld van Dexia’s IT helpdesk die voor allerlei niet-kritische activiteiten een wiki gebruikt. Het gaat dat bijvoorbeeld om verhuizingen en reparaties van IT-middelen waarbij de procedures een stuk vereenvoudigd zijn. Omdat het hier gaat om zaken waarbij er vrijwel geen afbreukrisico is, kan er sneller en gemakkelijker worden gehandeld en gaat er aanzienlijk minder tijd (en geld) zitten in de behandeling van dit soort vragen.
Door de wiki wordt er binnen Dexia meer en beter gedocumenteerd, kan er meer teruggevonden worden en worden er ook minder e-mails verstuurd. Jammer genoeg is niet iedereen actief met het toevoegen van content, mensen die niet veel e-mailen of documenten opleveren zijn ook in de wiki niet actief. Maar ook vertikken sommige mensen het om vertrouwd te raken met de nieuwe tools of speelt de soms wat lastige navigatie en user interface zeker een rol. Voor de nabije toekomst voorziet Wouter dat wysiwyg editing i wiki’s verder zal oprukken, dat er met RIA’s (AJAX) binnen wiki’s gewerkt gaat worden en dat de functionaliteit en het ‘applicatiegehalte’ verder zal toenemen. Zo zijn er al de eerste varianten met formulieren en workflows (onder meer bij XWiki). Hij verwacht dat wiki’s vooral domein- of themaspecifiek worden ingezet, ziet ook een verder naar elkaar toegroeien van cms-en en wiki’s en zit met smart te wachten op een MobileWiki.
Dankzij de uitnodiging van Pascal van Hecke (consultant, dagvoorzitter en kenniswerker met een eigen weblog) van I.T. Works mocht ik zelf spreken over RSS en syndicatie. Leuk om dat te doen in een setting met andere kenniswerkers en wederom erg inspirerend om naar elkaars storytelling te luisteren. Jammer genoeg was het programma erg vol en was er tijdens de hele meeting nauwelijks gelegenheid tot interactie, een verbeterpunt voor een volgende keer. De afsluiting van de dag kwam voor rekening van Steven Warmoes, die eerder ook de openingspresentatie had verzorgd. Hij merkte op dat ook hij van plan is om binnenkort met een eigen weblog te starten, ik zie er echt naar uit! Zoals Wouter op zijn weblog terecht opmerkt: lang niet alles kon ter sprake komen. Of zoals Ton en ik na afloop tegen elkaar riepen: we zouden nog zo graag over allerlei onderwerpen met elkaar in discussie zijn gegaan. Gelukkig was er nog die terugreis per auto naar Nederland, time flies when you’re having fun!
[[tt:events]], [[tt:blogs]], [[tt:wiki]], [[tt:kennismanagement]]
.
Over de auteur
