SharePoint in de praktijk

[[image:george.jpg::left:1]]Vanmiddag was ik te gast op het Microsoft Portal Event in Amstelveen. Tijdens dit jaarlijkse evenement van Microsoft en haar drie partners e-office, Macaw en Tam Tam presenteerden Team ABN AMRO, Essent Kabelcom en Bouwfonds aan zo’n kleine 150 deelnemers hun ervaringen met de portaloplossing SharePoint. Dat leverde een drietal boeiende (intranet-)cases op, aan elkaar gepraat door illusionist George Parker, een van de beste dagvoorzitters die ik ooit meegemaakt heb.

De toekomst van SharePoint Portal Server
Ilco van der Bie (Product Solution Manager Office System bij Microsoft) opende de serie met een presentatie over het totaalpakket aan oplossingen dat Microsoft voor bedrijven in huis heeft. Op een heldere manier gaf hij een kijkje in de Microsoft-keuken. In het kader van de grote veranderingen in communicatie attendeerde hij op de explosieve groei van Instant Messaging (IM). Op dit moment zijn er al dubbel zoveel IM-berichten als mobiele telefoongesprekken. Het aantal mobiele telefoongesprekken neemt niet zo sterk meer toe, maar het aantal IM-berichten verdubbelt nog steeds elke 12 maanden.

[[image:microsoft_copy1.jpg::center:1]]

Hij schetste ook hoe binnen Microsoft communiceren met 5.000 collega’s verloopt. IM is daarin een heel natuurlijk en inmiddels een onmisbaar onderdeel geworden. Via (onder meer) SharePoint zie je of je collega wel of niet (en op welke manier) bereikbaar is. Dus geen overbodig telefoontje dat leidt tot een ingesproken voicemail, die weer leidt tot een sms-bericht, wat afgeluisterd moet worden, waarop weer gereageerd moet worden en ga zo maar door.

In het Microsoft-model staat het nieuwe werken centraal, waarbij Microsoft staat voor de technologie en partners als e-office, Macaw en Tam Tam staan voor de oplossingen die hiermee bij klanten worden gerealiseerd. Op het vlak van die technologie wordt volop gewerkt aan de nieuwe Office-versie waarbij de samenwerking en integratie nog verder zal zijn doorgevoerd.

Samenwerken met een internationaal gezelschap om een topprestatie te leveren
[[image:tom.jpg::left:1]]Samen met Tom Touber van Team ABN AMRO (het zeilteam dat meedoet aan de Volvo Ocean Race 2005) presenteert Tam Tam op welke manier SharePoint ingezet is om verschillende professionals te laten samenwerken aan één van de meest innovatieve zeilprojecten ooit. Het verhaal begint 730 dagen geleden als de Raad van bestuur van ABN AMRO besluit om te gaan sponsoren. Er is slechts één voorwaarde: “We willen winnen”. Vervolgens is er in no time een gigantisch grote projectorganisatie opgetuigd. Met teams uit onder meer Valencia, Lelystad, Denemarken, Nevada, Nieuw Zeeland en de UK, die gelijktijdig aan allerlei deelopdrachten moesten werken.

Alle ogen zijn gericht op 5 november (als de race van start gaat) en op de punt van de boot (die op 17 juni 2006 als eerste over die finishlijn moet). Met SharePoint werd een projectportal ingericht. De projectplanner neemt op dat portal – hoe kan het ook anders – een centrale plaats. Alle crewmembers kunnen op SharePoint publiceren (tot op de homepage), iedereen heeft links naar zijn Outlook, het archief wordt als snelkoppelingen vanaf het bureaublad gebruikt en via email en sms ontvangen mensen voortdurend informatie over belangrijke wijzigingen (op die manier blijven ze altijd bij).

Er wordt op dit moment 7 dagen per week van 8 tot 22 uur gewerkt, al is het streven om een dag per week vrij te zijn. Hele families reizen mee, er is een eigen school geregeld, per locaties zijn er nieuwe mobiele telefoonnummers (is goedkoper), overal zijn er steeds mensen die overvliegen, die overnachtingsruimte nodig hebben, die opgehaald moeten worden, die moeten weten wat er plaatselijk te beleven is. SharePoint is daarin onmisbaar en is vanaf het begin een flink beoep gedaan op de flexibiliteit bij de leverancier. Het hele emergencyplan zit in SharePoint, wat wel even wennen was bij organisator Volvo, want die waren ingesteld op papier. Inmiddels zijn ze helemaal om en dolenthousiast geworden over deze digitale variant die elke dag bij is. Om een voorbeeld te geven, zelfs de contactpersonen die ingelicht moeten worden als er iemand overlijdt zijn in de projectomgeving te vinden en via een alert wordt aan teamleden af en toe gevraagd om te checken of alles nog klopt.

Indrukwekkend verhaal, knap wat er met Sharepoint in korte tijd gerealiseerd is en natuurlijk een enorm spektakel wat ons nog te wachten staat. ABN AMRO pakt stevig uit en doet zelfs met twee boten mee. Wereldwijd is de race een van de best bekeken sportevenementen, een evenement dat bovendien ook deze keer weer volledig via internet te volgen is. Met webcams wordt “alles” continu gevolgd.

Essent kabelcom: optimaal informatie delen via een SharePoint Portal
[[image:jonnet.jpg::left:1]]Projectfacilitator Jonnet Galle van e-office en projectmanager/inhoudelijk consultant Sergio Franssen van Essent Kabelcom brengen samen de praktijkcase van het intranet van dat bedrijf voor het voetlicht. Essent Kabelcom is, na UPC, de tweede kabelmaatschappij (merknaam @Home) van Nederland, telt 1.200 medewerkers en heeft haar klanten in vrijwel geheel Nederland (met uitzondering van de Randstad).

Bij Essent Kabelcom is met SharePoint een volledig nieuw intranet neergezet. Er is gestart met SharePoint portal en in een gefaseerde aanpak wordt met deSharePoint services omgeving toegewerkt naar een intranet met steeds meer faciliteiten. Eind maart ging het nieuwe intranet live en werd er – zoals Sergio dat treffend zei – eigenlijk een hele doos met nieuw speelgoed binnengereden waarvan nog maar een deel werd uitgepakt. Behalve het traditionele centrale intranet, werden er ook afdelingssites gestart en werden er persoonlijke sites (Mijn sites) mogelijk.

[[image:essent.jpg::center:1]]

In het traject is veel aandacht besteed aan het betrekken van veel mensen uit de organisatie, “van Groningen tot Maastricht”. Via een soort viral aanpak wordt geprobeerd collega’s collega’s te laten enthousiasmeren. Dat begon al bij het maken van het functioneel ontwerp, waarbij bewust de IT-afdeling buiten beeld is gebleven en juist 18 mensen in een requirementsteam als vertegenwoordigers van de organisatie optraden. Er is daarnaast ook tijd gestoken in contenttrainingen. De afdeling Communicatie is (bleef) eigenaar van de centrale portal, voor de afdelingssites werden contentmanagers verantwoordelijk gemaakt, er zijn documentmanagers aangesteld die documenten mogen publiceren en alle gebruikers mogen een persoonlijke site (Mijn site) aanmaken.

De zoekmachine doorzoekt bewust alle documenten, dus ook de documenten die in een besloten omgeving staan. Het voordeel hiervan is dat collega’s kunnen zien dat er over een onderwerp al eerder wat geschreven is en door wie. Het intranet fungeert op deze manier dus als een middel om te voorkomen dat mensen dubbel werk gaan doen en als een manier om mensen met elkaar in contact te brengen. Overigens had het nog wel wat voeten in de aarde voordat voor deze invulling werd gekozen. Een ander interessante optie is dat – naast een organisatorische ingang – er met een klik op een button rechtsboven in het ontwerp gekozen kan worden voor een thematische ingang. De sterke zoekfunctionaliteit leidde meteen bij de start tot vragen van management en medewerkers over documenten die via de gemeenschappelijke schijf altijd al beschikbaar waren, maar plotseling ook gevonden konden worden. Wat door gebruikers ook al meteen ontdekt werd is dat je alerts kunt aanmaken op pagina’s van andere afdelingen of personen.

Bouwfonds: centraal werken in een decentrale organisatie
[[image:jacqueline.jpg::left:1]]Als laatste praktijkcase komt Bouwfonds voorbij. Jacqueline de Graaff, projectmanager Informatiebeleid bij Bouwfonds, en Rogier Beniers, projectmanager van Macaw, vertellen over de aanpak van Macaw en ervaringen van Bouwfonds met de portaloplossing van SharePoint. In opdracht van de Raad van Bestuur van Bouwfonds en onder directe aantsturing van de afdeling Informatiebeleid werd een visie neergelegd voor de komende drie jaar. Die visie en de kans van slagen daarvan werden getoetst door een Proof of Concept waarin Macaw in twee maanden tijd mocht bewijzen dat SharePoint de geschikte tool en Macaw zelf de geschikte partij was voor het plan dat er lag.

Bouwfonds kent al vanaf 1997 een intranet, ooit opgezet in Frontpage en sindsdien in technologische zin eigenlijk nauwelijks aangepast. Bovendien was er – net zoals bij veel andere bedrijven – sprake van sterk centraal (door corporate communicatie) geregisseerd intranet. In de blauwdruk die het Bouwfonds vervolgens heeft ontwikkeld wordt een onderscheid in een viertal soorten sites: de corporate portal, bedrijfsonderdeel sites, project sites en persoonlijke sites (MySite). In tegenstelling tot het oude intranet, moest dit nieuwe intranet dus veel decentraler van karakter worden. “Centraal doen wat moet een decentraal wat kan…”. Met behulp van SharePoint 2003 is het beheer centraal geregeld, wordt er Bouwfonds-brede en geprofileerde informatie aangeboden en gebruik gemaakt van één huisstijl. Ook wordt er centraal een zoekfunctie en een thematische indeling aangeboden. Afdelingen kunnen zelfstandig informatie plaatsen en er kan ook worden gewerkt met afgeschermde informatie. Net zoals bij Essent Kabelcom wordt er ook hier dus geen gebruik gemaakt van een content management systeem, maar fungeert SharePoint als de beheeromgeving voor het totale intranet.

Communicatie en training was duidelijk de rode draad in het hele verhaal. Via een intensief communicatietraject waarbij allerlei groepen betrokken waren ging het nieuwe intranet een maand geleden van start. De sitemanagers van de Teamsites speelden een sleutelrol in het geheel, zij waren volop betrokken bij de ontwikkeling en inrichting. Leidinggevenden en redacteuren werden betrokken bij acceptatietests. Richting gebruikers werden daarbij middelen als aftelklok, virtual tour, nieuwsbrief, quick reference card, online help en presentaties ingezet. In een later stadium, als gebruikers enigzins gewend zijn aan de nieuwe opzet, zullen ze ook via (intern) marktonderzoek nog benaderd worden.

[[image:portalmodel.jpg::center:1]]

De ambitie is om uiteindelijk, via een groeimodel, gebruikers bij het opstarten van hun homepage ook hun persoonlijke e-mail en persoonlijke documenten en applicaties te tonen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de fasering van het Portal Dimension Model. In fase 1 waren de hoofdthema’s herstructurering, zoekmachine, contentmigratie en de start van redactieraden. Bij fase 2 staan nu integratie van applicaties, personalisatie, teamsites (bedrijfsbreed) en het aansluiten van buitenlandse vestigingen op de agenda. Voor fase 3 is een verdere integratie van applicaties (inclusief single sign-on) alsmede een extranet voorzien.

Tot slot
Al met al was het een erg nuttig dagje. Er is menig betaald evenement waar minder te halen is. Zoals ik al schreef was dagvoorzitter George Parker een verhaal apart. Een ongelooflijk boeiend iemand die zichzelf illusionist noemt maar ondertussen voortdurend allerlei levenswijsheden en visies op het vak uitdraagt. Een vak dat ooit zijn eigen vak was, hij maakte de overstap van Information Technology naar Human Technology. Hij schijnt ook boeken over creativiteit te hebben geschreven. Hij is al vanaf het eerste jaar dagvoorzitter bij dit evenement en een extra reden om volgend jaar opnieuw terug te komen!

De mensen van Macaw, Tam Tam en e-office hebben me beloofd dat de Powerpoints snel online worden gezet. Ik zal hier melden wanneer het zover is, hou dus deze pagina in de gaten. Later vandaag zal ik ook de foto’s toevoegen (via de Foto’s-pagina).

Update 5 oktober: de presentaties staan sinds vanmiddag op de downloadpagina van de portalsite. Vanaf 22.00 uur vanavond staan ook de foto’s online (zie Foto’s-pagina).