Filter
ChatGPT Top 10 toepassingen voor projectblogs
[[image:projectblog200.jpg::left:0]]Het adviesbureau Cutting through heeft op haar weblog een uitstekend
artikel gepubliceerd met een opsomming van tien manieren om weblogs
voor projecten in te zetten. Je zou het bijna vergeten, blogs zijn niet
alleen voor marketing of entertainment, bedrijven kunnen blogs ook
inzetten om de informatievoorziening te verbeteren, informatie-overload
te voorkomen en voor eens en altijd een einde te maken aan het “daar
wist ik niets van” syndroom.
- Communiceren met stakeholders project: Het is belangrijk
om de belangrijke stakeholders up-to-date te houden over de voortgang
van een project. Maar het zijn vaak drukke mensen die geen omvangrijke
dikke rapportages of uitgebreide e-mail gaan doornemen. Een
alternatieve manier is om de mijlpalen via een weblog te publiceren.
Dat kan wekelijks, dagelijks of zelfs meerdere keren per dag zonder ze
te bombarderen met allerlei e-mails. Nog mooier is als je met een RSS
werkt waarbij ze alleen de webfeed-samenvatting hoeven te scannen om te
bepalen of ze al dan niet moeten reageren. - Vervangen van papier: Iedereen die een projectmethodiek als PRINCE (Projects in Controlled
Environments) of PMBOK
(Project Management Body of Knowledge) vraagt zich wel eens af of ze
niet ontworpen zijn door mensen met aandelen in de papierindustrie.
Kastplanken vol met papier waarvan de vraag is of ze later nog terug te
vinden zijn. Maar met een goede categorie-indeling en enkele online
templates op maat kan veel van dat papier vervangen worden door
webpagina’s. Toegankelijk voor altijd en iedereen, met een afdoende
versiebeheer en ingebouwde zoekfuncties. - Werken met issue logs: Iedereen in een project zou gemakkelijk een issue moeten kunnen aanmelden. Of er nou een vraag is, een request for change of een off-specification,
elk item zou in een project issue log vastgelegd moeten worden. Geen
e-mail naar de projectmanager maar een open blog (of wiki) waar issues
meteen op de goeie plek terechtkomen en voor iedereen ook zichtbaar
zijn. Met de zoekfunctie kun je snel bepalen of issues al geadresseerd
zijn, met de reactiemogelijkheid kan er een discussie gevoerd worden
over hoe om te gaan met elk issue. Het (online) besluitvormingsproces
wordt op deze manier bovendien meteen vastgelegd. - Vasthouden van “informatiebrokjes”:
Er wordt in de loop van het project een hoop informatie verzameld , van
gezamenlijke wachtwoorden via nuttige url’s tot stukjes code. Er zijn
altijd projectleden die zulke informatie op hun eigen pc verzamelen,
maar hoe kun je dat aan het hele team ten goede laten komen? Door
hiervoor een blog (of wiki) in te zetten, kan dit materiaal gemakkelijk
verzameld, gecategoriseerd, doorzocht en gevonden worden. En, niet in
de laatste plaats, er ontstaat al snel een waardevolle kennisbank voor
latere projecten. - Publiceren over projectvoortgang:
Waarom zou je als een project goed gaat daar niet volop over
communiceren? Door nieuws, updates en statusrapporten in een
organisatiebrede blog te posten, kun je iedereen op de hoogte houden
van de voortgang van een project. Dit kan heel nuttig zijn bij
projecten die een grote impact hebben voor eindgebruikers en – maar dat
is natuurlijk slechts bijzaak – kunnen het gebruik van webfeeds in een
organisatie op gang brengen. - Reduceren van e-mail overload:
E-mail is zowel een zegen als een vloek. Het is natuurlijk geweldig
voor snelle communicatie met collega’s of klanten maar soms is het
verleidelijk om naar jan en alleman een cc te sturen. Waarom zou je
niet in plaats van e-mails met lange cc-lijsten dit soort berichten
niet gewoon in een blog posten? Er ontstaat niet alleen een centraal,
doorzoekbaar en goed gearchiveerde verzameling, je kunt ook webfeeds
gebruiken om nieuwe berichten razendsnel te scannen en te besluiten of
je al dan niet actie moet nemen. Het kost je maar een fractie van de
tijd die gemoeid zou zijn met het behandelen van nieuwe e-mail. - Vastleggen van requirements: Hoe
vaak gebeurt het niet dat de belangrijkste wensen en eisen van
eindgebruikers pas aan het licht komen als de workshops al achter de
rug zijn? Je kunt een open blog inzetten om nieuwe requirements te
verzamelen en discussies over bestaande requirements te voeren. Dat kan
zowel voor, tijdens als na de workshop-periode. Samen met een goed
gebruik van categorie
Over de auteur
