Filter
ChatGPT Hoe los ik het e-mailprobleem op?
E-mail wordt te pas en te onpas gebruikt. Het sterk gegroeide e-mailgebruik leidt bij steeds meer mensen (en organisaties) tot stress en verlies van productiviteit. Onderzoek heeft aangetoond dat bijna eenderde van alle berichten niet ter zake doet en valt onder de categorieen junkmail of spam, prive-mail of vrijwillige abonnementen op nieuwsbrieven.
Op WebSyndicate een goed artikel met tips hoe het e-mailprobleem te verminderen. Naast voor de hand liggende oplossingen als spamfilters en afspraken binnen organisaties, geeft auteur Rob Venstra van eCom-On ook een heel andere benadering van het probleem.
Het is dus heel belangrijk om de gebruikers te leren om te gaan met dit medium, in de juiste verhouding tot andere middelen. De positie van e-mail op een schaal van ‘Importantie’ naar ‘Urgentie’ is precies in het midden, omdat het van alles in zich heeft. E-mail heeft de snelheid van de telefoon en de waarde van ‘zwart op wit’ maar biedt niet de garantie van een directe verbinding waarbij je meteen weet of en hoe iemand reageert. Daarbij komt dat e-mail heel laagdrempelig is. Hier ligt de kern van de verklaring van contraproductiviteit van e-mail.
Zijn stelling is dat zolang e-mail wordt behandeld als telefoon en binnenkomende e-mails (en dus de dagelijkse werkzaamheden op ieder moment mag onderbreken) werkt e-mail contraproductief. Rob Venstra bepleit een drietal belangrijke veranderingen in het gedrag van gebruikers:
- Een eerste verbetering kan worden bereikt als e-mail meer wordt gezien en behandeld als post. Het op vaste tijden, 3-4 keer per dag afhandelen van e-mail is een eerste stap naar een betere dagindeling.
- Het doel moet altijd zijn om een leeg Postvak (Inbox) te bereiken. Deze ‘brievenbus’ is een tijdelijk station en net als thuis laten we niet alle gelezen en ongelezen post op de deurmat liggen. Wat niet direct kan worden afgehandeld, moet worden opgeslagen in een folder ‘nog te behandelen.’
- Ook is het verstandig mensen te leren om de mogelijkheden van het e-mailprogramma te benutten. Dan kan iemand zelf automatische filters of regels aanmaken. Deze helpen binnenkomende post voorsorteren.
Daarnaast vind hij het belangrijk om e-mail een plek te geven ten opzichte van alternatieven. Dan kan iedereen voordat hij gemakshalve naar e-mail grijpt afwegen wat op dat moment, voor het specifieke doel, het meest geschikte middel is. Hij schrijft dat in die afweging de meer traditionele vormen als brief, fax of telefoon en het face-to-face contact en ook nieuwe mogelijkheden zoals GSM, SMS, Instant Messaging, elektronische bulletin boards, teleconferentie, moeten worden betrokken. Ik zou daar zelf weblogs, wiki’s en webfeeds (RSS) aan toe willen voegen. Meer over mijn ideeen hierover is te lezen in Bedrijven en de nieuwe WWW-factor en De nieuwe WWW-factor (2): Weblogs, Wiki’s, Webfeeds, Wireless & Webcasts.
Ik ben het met Rob Venstra’s conclusie eens dat als je deze afweging explicieter maakt, je weer een verschuiving ziet van e-mail naar andere oude en nieuwe communicatiemiddelen en het probleem weer beheersbaar wordt.
Over de auteur
