5 tips om je uitstelgedrag te tackelen

Productiever zijn, slimmer werken… Ook hier op Frankwatching delen we geregeld tips hiervoor. Maar wat nou als je uitstelgedrag je in de weg zit? Hoe tackel je dit voor eens en voor altijd? In dit artikel deel ik een aantal tips, ook vanuit de Frankwatching-community.

Of ik het schrijven van dit artikel heb uitgesteld? Ja. Niet omdat ik er tegenop zag trouwens of er geen zin in had. Ik wilde eerst allerlei andere ‘klusjes’ hebben gedaan, zodat ik echt ruimte zou voelen om er lekker in te duiken.

Daarnaast ben ik fervent lijstjesmaker, al lang geleden werd mij door deze comic met 12 typen uitstellers duidelijk dat dit productief voelt, maar eigenlijk ook onderdeel is van uitstelgedrag.

Waarom we uitstellen

Waarom we neigen uit te stellen, kan te maken hebben met je negatieve emoties, zo deelde Linda Passies al eerder in haar artikel op Frankwatching. Volgens dit artikel van The New York Times heeft uitstelgedrag niet te maken met je vermogen je tijd goed in te delen, en heeft het downloaden van een app die je helpt bij productiviteit weinig zin. Als je je gedrag wil aanpassen, zou je aan de slag moeten met die negatieve emoties.

Linda deelt in haar stuk hoe dit werkt:

“Het is een manier om om te gaan met lastige emoties en negatieve stemmingen die veroorzaakt worden door de taak die je uitstelt. Denk aan verveling bij een saaie taak, frustratie bij een klus die niet lekker loopt of onzekerheid bij een nieuwe of moeilijke opdracht.

Je ontwijkt negatieve emoties door ze even te parkeren. Dat lucht op: een beloning op korte termijn. Dat is ook meteen de reden waarom je niet zomaar van je uitstelgedrag af komt. De opluchting is zo sterk, dat je brein telkens weer die beloning zoekt.”

Inmiddels heb ik mijn uitstelgedrag al wat meer onder controle, ik weet wat werkt en wat mijn valkuil is. En onze community ook, zo deelden we deze poll met hen op LinkedIn:

Maar weten wat werkt is iets anders dan daadwerkelijk effectief toepassen, zo werd ook duidelijk uit het uitstel-antwoord dat 34% gaf 😉

In dit artikel ga ik in op de tips die het meest naar voren kwamen, al valt er natuurlijk nog veel meer over te zeggen. Hopelijk geven ze je toch wat inspiratie of houvast.

5 tips bij uitstelgedrag

1. Maak een realistische planning

Met 33% van de stemmen in de poll is dit de eerste tip. Het voelt als een open deur, maar toch neigen we (in ieder geval ik) meer op onze to do-lijst te zetten dan haalbaar is. Inmiddels heb ik meer houvast dankzij de Grip-methode. Waar je hierbij aan kunt denken, deelt Esther Settels in dit artikel:

• Kijk vooruit. Vrijdagmiddag of zondagavond zijn handige momenten om de komende week te bekijken. Waar ga je je deze week op focussen? Zijn je afspraken nog relevant? Heb je voorbereidingstijd ingepland? Heb je genoeg tijd om acties die uit vergaderingen voortvloeien, daadwerkelijk uit te voeren? Nu is het moment om je week naar je hand te zetten.
• Zet alles, maar dan ook alles in je agenda. Dus niet alleen je afspraken, maar ook taken die je moet voltooien. En je reistijd. Alles wat langer dan een kwartier duurt, verdient een plekje in je agenda.
• Plan tijd in voor e-mail. Bijvoorbeeld blokken van een half uur aan het begin van je werkdag, direct na de lunch en voordat je naar huis gaat.

2. Begin de dag met waar je geen zin in hebt

En als je dan toch een planning maakt, reserveer dan in de ochtend tijd voor klussen waar je geen zin in hebt. Waarom? “Als je die taak hebt geklaard, krijg je een goed gevoel van accomplishment als beloning,” zo deelt Marc Lammers onder onze poll op LinkedIn.

Ook ik oefen hiermee sinds ik Eat that frog (affiliate) heb gelezen en herken het gevoel dat je dag eigenlijk al geslaagd is als je op die manier een grote, moeilijke of saaie klus oppakt.

Als je elke ochtend begint met het eten van een levende kikker, zal de rest van de dag een ‘makkie’ zijn – Mark Twain

Phil Kleingeld vult in een comment op de LinkedIn-post aan:

Begin je dag met een “butklus”, neem dan je beloning (koffie?) en dan heb je de rest van de dag minder deadlinestress. Deze vijf woorden lossen de rest op: Moet ik dit nu doen?

• Moet = geen dwang? Niet doen.
• Ik = of een ander; delegeren.
• Dit = prioriteiten stellen op basis van tijd en belang.
• Nu = de “butklus”, straks of nooit? (Sommige taken zijn niet waard gedaan te worden; laat staan goed)
• Doen = Directe actie vereist of waar ben ik eigenlijk mee bezig?

3. Hou het niet bij jezelf

Ken je dat? In je redelijk realistische planning staat iets dat echt deze week af moet. Maar er kwam een belangrijk project tussen, of je moest iets overnemen van een zieke collega. Resultaat? Dat wat je moet doen schuift steeds meer op. En naarmate de tijd verstrijkt, vergeet je misschien wat nou precies de bedoeling was. Of waar je je aantekeningen hebt bewaard die als input dienen voor je plan/project/taak.

Wees open naar je collega’s als dat wat je moet doen uitloopt. Zeker als zij erop zitten te wachten. Het begrip is vaak groter als je er snel bij bent.

Als je het bij jezelf houdt, worden je emoties nog negatiever en wordt het allemaal nog lastiger. En de verwachtingen (van jezelf) misschien wel erg hooggespannen. Kortom: schakel hulp in, laat het niet te groot worden!

4. Sluit de dag goed af

Jerre Lubberts heeft in een comment onder onze LinkedIn-post natuurlijk gelijk als hij zegt dat onze poll te simpel is:

“Er is een psychologische component, een proces component, een gevoelscomponent en meer. Iets dat relatief veel mensen kan helpen is een combinatie van de pomodoro techniek, Eisenhower, The Frog, Zeigarnik en het maken van overzicht en WBS’en (Work Break Down structures). Jerre verwijst onder andere naar dit artikel, over het belang rituelen te introduceren. De eerste tip die hierin staat, gaat over de dag goed afsluiten:

“Bepaal aan het einde van elke werkdag je twee belangrijkste doelen voor de dag erop. Goed gekozen dagdoelen hebben vaak een verbinding met grotere doelen (en waarom je iets wilt). Een slecht dagdoel is ‘vergaderen’. Een beter dagdoel is ‘tijdens de vergadering de voortgang checken van alle projecten’.”

Het is niet onverstandig aan het eind van je dag de agenda voor de dag erop erbij te pakken. Zijn alle meetings die erin staan goed voorbereid? Heb je ook eventuele reistijd ingepland, en heb je voldoende tijd tussen vergaderingen in? Als je weet wat je kunt verwachten en waar je mee aan de slag gaat, zit je eerder in een flow en voorkom je dat je dingen gaat uitstellen.

5. Focus op het doel

Voor de laatste tip maak ik ook graag gebruik van de tip van Jurre en een ander artikel van zijn hand. Bij het focussen op je doel, kan het namelijk helpen dit doel (als dit wat groter is) als eerste te plannen en vervolgens in blokken te werken:

“Probeer niet het hele komende jaar of kwartaal in één keer te plannen, maar begin eens met het verdelen van je grotere doelen over perioden van twee weken. Korter is vaak te snel voorbij en langer geeft je het gevoel dat het nog ver weg is. Bovendien kun je in twee weken nog bijsturen als het niet lekker loopt (bijvoorbeeld als je na één week nog niet veel bent opgeschoten).”

Klinkt goed, want het behalen van ieder kleiner doel geeft natuurlijk een goed gevoel. Met als gevolg: minder kans dat je in de uitstelvalkuil trapt.

Wat ook kan helpen, is een moment pakken om te visualiseren hoe je je voelt als je je doel (hoe groot of klein ook) hebt behaald. Zo geef je bij voorbaat al een positieve draai aan je emoties.

Nog meer tips bij uitstelgedrag?

Heb jij nog tips tegen uitstelgedrag? Deel ze vooral in de comments.