3 snelle tips voor een gezamenlijke projectplanning in Excel

Je plant je project zorgvuldig, maar hoe zit het met de rest van de organisatie? Waarom projecten regelmatig mislukken en hoe 3 snelle tips je houvast geven bij het gebruik van Excel.

Je hebt een lastige en omvangrijke marketingklus te klaren. Je vormt een projectgroep, stelt een plan op met uit te voeren acties en maakt een planning. Alles volgens het boekje. Je hebt geleerd van het verleden en weet dat je goed moet plannen om een succes te maken van het project. De projectgroep gaat enthousiast aan de slag. Misschien is er zelfs een feestelijke kick-off.

Iedereen is er klaar voor en heeft ruimte vrijgemaakt in zijn agenda. Het project gaat voortvarend van start. We gaan er met zijn allen wat moois van maken, beloven we elkaar welgemeend.

Kink in de kabel!

Bijna ongemerkt stagneert het project. De leden zijn allang weer druk met andere zaken. Hoe kan dat nou? Er was toch een goed projectplan? Het tijdspad, de acties en de resultaten waren toch duidelijk? Een veelvoorkomende oorzaak van het falen van een project is dat er geen rekening wordt gehouden met de rest van de organisatie.

Vaak loopt er een aantal projecten tegelijk. Van één afdeling zitten er mensen in meerdere projectgroepen en het dagelijkse werk moet toch ook doorgaan? De planning was goed. Daar ligt het in zo’n geval niet aan. Maar er is simpelweg niet (voldoende) rekening gehouden met andere projecten.

De oplossing

Overzicht! Daarmee begint en eindigt alles. Het is dus belangrijk om te weten hoe een project past in de planning van andere projecten. Welke lopen er, wie zitten in de projectgroep(en) en wanneer starten en eindigen de diverse projecten? Goed om te weten. Niet alleen voor het wel slagen van jouw project, maar ook van die van anderen. Draai ook rapportages over de acties of projecten die in een jaar gaan draaien. Op die manier weet je tijdig wat er in jouw organisatie gaat lopen en kun je er rekening mee houden.

3 tips om een planning te kunnen maken

Je kunt zelf een planning maken in Excel. Hoe pak je dit gestructureerd aan? Enkele tips:

1. Houd de kolomindeling overzichtelijk en zuiver. Begin altijd met een uniek nummer, het projectidentificatienummer. Voeg vervolgens de overige gewenste gegevens toe.
2. Belangrijk is om in elke kolom maar één gegevensvraag te plaatsen. Zet dus het projectidentificatienummer en de titel van het project nooit in één kolom. De reden? Het wordt daardoor moeilijker om er later formules op los te laten of te filteren, omdat die vaak werken op basis van een uniek nummer.
3. Denk er aan dat je een overzicht ook graag wil afdrukken op één pagina. Gebruik dus niet te veel kolommen. Via pagina-instelling kun je er ook voor zorgen dat de marges kleiner worden, de afdrukstand gedraaid en kun je de schaal verkleinen of vergroten. Zo krijg je een planning op één pagina.

Nog een goede tip: de ALS-formule

De ALS-formule biedt de mogelijkheid om een resultaat te tonen op basis van een uitgevoerde test. Stel dat je een planning in Excel hebt gemaakt en de maanden januari tot en met december bovenaan het overzicht hebt geplaatst. Op elke regel zet je een project, waarbij je met een X aangeeft wanneer er gestart wordt. Je ziet in één oogopslag in welke maanden projecten starten en wanneer er veel tegelijk loopt.

Voorbeeld:

• In cel C4 staat de startmaand van het project en in H3 de maand januari (jan).
• Plaats onder de maand januari (cel H4) de formule =ALS(C4=H3;”X”;””)
• In het eerste gedeelte voor de ; wordt een test uitgevoerd. In dit geval is de test of cel C4 (de startmaand van het specifieke project) gelijk is aan de maand in het overzicht (jan). Als dat zo is, dan wordt er een X getoond (de waarde na de eerste ;). Is dit niet het geval, dan wordt de waarde na de tweede ;, ofwel de “” getoond.

Samengevat: als in cel C4 jan staat, zal de X worden getoond.

Makkelijk vergelijken

Op deze manier kun je in elke kolom en op elke regel de vergelijking maken tussen de startmaand van het project en de maand uit het overzicht. Om het overzicht te veranderen, hoef je dan alleen nog maar het project toe te voegen. Of wijzigingen aan te brengen aan de startmaand.

De waarde die er staat tussen de aanhalingstekens “” wordt gezien als tekstwaarde. Als je dus een X tussen de aanhalingstekens zet, zal alleen de X getoond worden. Wanneer je er niks (“”) tussen zet, zal de cel leeg blijven.

Jouw tips in Excel?

Heb jij nog een handige tip om stagnatie in een gezamenlijke projectplanning te voorkomen? Laat het weten in de comments.