3 werkstijlen om rekening mee te houden bij hybride werken

Sommige collega’s bloeien op door de gedeeltelijke terugkeer naar het kantoor. Anderen hebben in deze nieuwe situatie mogelijk meer ondersteuning nodig om hun stem te vinden, betekenisvolle relaties met collega’s te onderhouden en een optimale bijdrage aan hun team te leveren. Hoe ondersteun je verschillende werkstijlen?

Volgens ons recente onderzoek houden de meeste medewerkers er in hybride werkomgevingen een van deze 3 kenmerkende samenwerkingsstijlen op na:

• introspectief
• expressief
• relationeel

Medewerkers die tot deze drie groepen behoren werken het beste onder verschillende omstandigheden. Maar ongedacht welke samenwerkingsstijl je eropna houdt… Zo lang we stilstaan bij hoe de digitale tools die we gebruiken om onderling verbonden te blijven aansluiten op ieders behoeftes, kan iedereen zich thuis voelen in een hybride werkomgeving.

Drie samenwerkingsstijlen

De hybride werkplek biedt diverse kansen en uitdagingen voor medewerkers met verschillende communicatie- en samenwerkingsstijlen:

1. Introspectief

Volgens het onderzoek hanteert deze groep een meer bedachtzame samenwerkingsaanpak. Ze zullen eerder dan hun collega’s zeggen dat virtuele vergaderingen vooral draaien om collega’s die praten, in plaats van dingen gedaan krijgen (65 procent versus 59 procent van alle respondenten).

Deze medewerkers voelen zich eerder op hun gemak bij thuiswerken waar virtueel contact de boventoon voert, in plaats van een open kantooromgeving en volle vergaderruimtes.

Een hybride omgeving stelt medewerkers met een introspectieve samenwerkingsstijl voor nieuwe uitdagingen. Thuiswerkenden worden eerder over het hoofd gezien tijdens vergaderingen als de organisator wel fysiek op kantoor is. Dat geldt twee keer zoveel voor medewerkers die bedachtzamer communiceren. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat zelfs hun input wordt meegenomen tijdens virtuele groepsvergaderingen, zelfs als zij minder snel op de voorgrond treden.

2. Relationeel

Aan het andere uiteinde van het spectrum bevinden zich de relationele medewerkers. Deze uiterst interactieve medewerkers gedijen bij betekenisvolle banden met collega’s. Zij geven de voorkeur aan software die directe samenwerking tussen collega’s mogelijk maakt. Ze zullen eerder dan hun collega’s zeggen dat virtuele vergaderingen bijwonen  energie kost omdat ze zich minder betrokken voelen (56 procent versus 44 procent).

Tijdens de coronacrisis hadden deze medewerkers moeite met het gebrek aan persoonlijke interactie met collega’s. De terugkeer naar kantoor was voor veel van hen een verademing. Maar volgens 90 procent van de respondenten is digitale samenwerking een blijvertje. De uitdaging in een hybride omgeving is dus om relationele medewerkers zowel fysiek als online betrokken te houden.

3. Expressief

Deze groep voelt sterk de behoefte om hun gedachteprocessen uit te tekenen. Ze zullen eerder dan hun collega’s zeggen dat gifjes en emoji’s hen helpen om zich uit te drukken (69 procent versus 58 procent). Door de overstap op thuiswerken konden ze niet langer whiteboards en plakbriefjes gebruiken. Tools voor samenwerking met ondersteuning voor interactieve grafieken, tekeningen en grafische elementen boden echter ruimschoots compensatie.

56 procent van alle respondenten vindt dat virtuele vergaderingen worden gedomineerd door de luidste, meest actieve deelnemers. Het is belangrijk voor expressieve medewerkers dat hun visuele manier van uitdrukken niet ondergesneeuwd raakt. En dat zij nadrukkelijk de ruimte krijgen om op hun manier te communiceren tijdens vergaderingen.

Een inclusieve werkplek

Organisaties kunnen direct een aantal simpele maatregelen treffen om binnen hybride werkomgevingen ondersteuning te bieden voor alle samenwerkingsstijlen.

De eerste is om in aanloop naar vergaderingen een duidelijke agenda op te stellen en ervoor te zorgen dat alle deelnemers thuis en op kantoor daar een kopie van ontvangen. Vraag tijdens de vergadering om input van alle deelnemers. Dit is met name belangrijk tijdens ongestructureerde discussies. Spontane gesprekken zijn geweldig voor het opdoen van ideeën, maar het is belangrijk dat iedereen betrokken blijft. Het is belangrijk om alle belangrijke (actie)punten te noteren en ervoor te zorgen dat ook hiervan alle deelnemers een kopie ontvangen.

Uiteenlopende samenwerkingstijlen

Optimale digitale samenwerking vraagt om de beschikbaarheid van flexibele tools die zich lenen voor uiteenlopende werkstijlen. Zo zullen introspectief ingestelde teamleden liever niet in beeld zijn tijdens videovergaderingen, maar het prima vinden om reacties te typen. In dat geval zullen ze alsnog willen dat hun input wordt meegenomen. Expressief ingestelde teamleden zullen onderwerpen willen bespreken aan de hand van afbeeldingen en grafieken.

Medewerkers hierbij tools aanreiken die ondersteuning bieden voor verscheidene samenwerkingsstijlen, is geen garantie voor een succesvolle samenwerking. Je kan de rol van doeltreffende training niet onderschatten. Zonder goede trainings- en implementatieprocessen loop je het risico dat niet iedereen de richtlijnen voor samenwerking kent of goed gebruik maakt van de applicaties. Op die manier blijf je toch in silo’s werken.

Managers doen er daarom goed aan om een soortgelijk perspectief toe te passen bij hun medewerkers als bij een potentiële klant of zakelijke relatie. Sta stil bij wat hun problemen zijn en welke systemen zij al in gebruik hebben. Denk na over de interacties die nieuwe applicaties met bestaande samenwerkingsprocessen en communicatie kunnen hebben.

Documenteren

Ook bij het implementatieproces en de impact van je nieuwe systeem is het belangrijk om er rekening mee te houden dat werknemers er verschillende samenwerkingsstijlen op na houden. Gebruikt elke type medewerker de oplossingen even veel en op dezelfde manier, en hoe gaat dit ze af? Om hier meer bewust van te worden kan het behulpzaam zijn om hier documentatie van bij te houden. Dit bewustzijn van hoe iedereen de oplossing afgaat, kan ook medewerkers onderling helpen samenwerken. Daarom is het belangrijk deze documentatie voor iedereen toegankelijk te maken.

Tot slot kan het aanstellen van een teamlid als inhoudelijke expert en interne ambassadeur voor een tool bijdrage aan de ingebruikname van nieuw oplossingen. Dit teamlid kan de rol op zich nemen van vast aanspreekpunt voor collega’s. Dat kan helpen de oplossing voor ieder persoon, ongeacht hun manier van samenwerken, toegankelijk te maken.

Rekening houden met werkstijlen

Welke koers organisaties ook volgen, het is belangrijk dat ze een inclusieve samenwerkingsaanpak hanteren die ondersteuning biedt voor de uiteenlopende behoeften van hun werknemers. In hoeverre hou jij hier al rekening mee?