Een personeelshandboek saai? Juist niet! 4 inspirerende voorbeelden

Als je bij een grote organisatie werkt, ken je het begrip ‘employee handboek’ of personeelshandboek vast wel. Alles wat je als medewerker moet weten over je werkplek is daarin vastgelegd. Wil je bijvoorbeeld weten hoe je werkgever omgaat met verlof? Of wil je iets weten over declaraties? Dan pak je het handboek erbij. Maar informatie hoeft niet het enige doel van zo’n handboek te zijn. Dat zie je mooi terug in de 4 voorbeelden die ik in dit artikel deel.

Naast informatie verschaffen kan een handboek nog een heel mooi doel hebben: nieuwe collega’s welkom heten. Met een handboek kun je het proces van onboarding net een beetje makkelijker maken. Vaste medewerkers kun je tegelijkertijd (zoals je dat misschien ook dagelijks bij je klanten doet) enthousiasmeren.

Een handboek geeft medewerkers houvast. Met vragen kunnen ze altijd eerst daar terecht. Daarbij geef je duidelijk aan wat je van medewerkers verwacht en wat ze van jou kunnen verwachten.

Daarnaast daagt het je als organisatie uit kritisch te kijken naar welke informatie nog niet is vastgelegd. Vooral als kleiner bedrijf kom je misschien het een en ander tegen. Bijvoorbeeld de regeling rondom omgaan met ongewenst gedrag of een belangrijk onderwerp als cyber security: is daar al eens over nagedacht?

Iedereen draagt een steentje bij

Wil je iedereen enthousiasmeren en motiveren voor het gebruik van het handboek? Betrek je collega’s dan bij het proces! Dat kun je bijvoorbeeld doen door van tevoren bij medewerkers te ontdekken aan welke informatie behoefte is, in de vorm van een enquête of brainstormsessies. Maar ook door medewerkers te vragen stukken aan te dragen waar ze expertise over hebben. Of iets over zichzelf of hun afdeling te vertellen, omdat er voor elke persoon een plekje in het handboek komt.

Zo laat je iedereen binnen je organisatie een steentje bijdragen, wat de nieuwsgierigheid naar het eindproduct alleen maar groter maakt en (hopelijk) de motivatie vergroot om het handboek levend te houden binnen de organisatie.

Het hoeft niet saai te zijn

Cyber security, verlofregeling… het klinkt als zware kost. Maar zo hoef je het niet te brengen. Je kunt er iets levendigs van maken, in tegenstelling tot een ellenlang PDF-document met veel tekst. Dat houdt in: speel met de tone of voice en beeld, kijk waar beeld een toegevoegde waarde kan hebben en misschien nog het allerbelangrijkste: hou het luchtig! Hier en daar een grapje kan best (zolang het bij de waarden en bedrijfscultuur past).

Naast spelen met beeld en tekst, kun je ook nadenken over de vorm van het handboek. Een papieren boek is niet de enige optie. Er zijn verschillende mogelijkheden. Bijvoorbeeld een handboek in de vorm van een interne website of een interactieve PDF. Dat is ook nog eens een stuk duurzamer.

Wat staat er dan allemaal in zo’n handboek?

Voor mijn afstudeeronderzoek heb ik research gedaan naar bestaande handboeken. Ik kwam tot de conclusie dat er een aantal onderwerpen zeker in een handboek moeten staan:

• Bedrijfscultuur (denk aan: missie, visie en kernwaarden, hoe je omgaat met elkaar, en het organiseren van uitjes en borrels)
• Organisatie (denk aan: vaste meetings, ontstaan van het bedrijf, processen)
• Taakinformatie (denk aan: welke afdeling doet wat, wat voegen ze toe aan de organisatie, waarvoor kun je bij hen terecht)
• Alles rondom HR (denk aan: verlofregeling, urenregistratie, offboarding, arbeidsomstandigheden)
• Werkplek (denk aan: praktische zaken op kantoor, thuiswerkbeleid, cyber security)
• Persoonlijke ontwikkeling (denk aan: hoe jullie omgaan met mentale gesteldheid, jaargesprek, promotie)
• Een checklist voor onboarding
• Een smoelenboek 🙂

Wat hoort er niet in thuis?

Als je begint aan het maken van een personeelshandboek, kijk dan kritisch naar welke informatie er wel en niet in thuishoort. Hou daarbij vooral in gedachten hoeveel tijd je in de toekomst aan dit project wil besteden. Zorg dat het handboek, ook op de lange termijn, onderhoudsvriendelijk blijft.

Welke informatie je dan beter niet kunt verwerken, is bijvoorbeeld actuele informatie. Hebben jullie over 3 weken een personeelsfeest? Deel dit dan liever via het kanaal waarop jullie communiceren dan in het handboek. Dit geldt ook voor lopende projecten. Natuurlijk verwerk je af en toe updates in het handboek, maar dit moet geen wekelijkse taak worden.

4 inspirerende voorbeelden van personeelshandboeken

Zoals beloofd: 4 voorbeelden van personeelshandboeken die je (mij in ieder geval wel) enthousiast maken. Deze voorbeelden laten zien dat een personeelshandboek meer is dan alleen een bron van informatie en waren voor mij een bron van inspiratie.

1. Blendle

Wat als eerste opvalt in het handboek van Blendle is het gebruik van emoji. Die maken de kopjes die je ziet staan meteen een stuk levendiger. Als je doorklikt en de teksten leest, merk je dat de tone of voice ontzettend prettig is. Hoe fijn is het bijvoorbeeld dat de pagina over ‘weggaan bij Blendle’ als volgt begint:

“Saying goodbye to Blendle (from a colleague) and to a colleague (from Blendle) is a very normal and natural thing. When done right, it can even be a beautiful thing.”

Het neemt eventuele zorgen over weggaan bij de organisatie meteen weg. Dit komt ook terug in de rest van het handboek: vragen en zorgen die je hebt worden op een fijne en begrijpelijke manier weggenomen.

2. Voys

Het handboek van Voys begint al goed, met een bedankwoordje: “Dank dat jullie Voys zo’n fantastische plek maken om te werken. <3” Nou, dan voel je je toch meteen welkom? Ook hier is de tone of voice weer prettig, met hier en daar een grapje om het luchtig te houden.

Ook opvallend in dit handboek: de tijdlijn. Als je net ergens komt te werken, is het leuk om op deze manier de organisatie beter te leren kennen. Een stukje storytelling voegt echt wat toe. Vooral als je als organisatie een mooi verhaal over het ontstaan hebt liggen. Het draagt bij aan trots van medewerkers, trots om daar te werken en bij te dragen aan de ontwikkelingen die het bedrijf maakt en al heeft gemaakt.

3. MatcHR

Open je het handboek van MatcHR, dan is het meteen duidelijk wat je er in kunt vinden. In een oogopslag zie je een duidelijk overzicht mét emoji die de kopjes versterken. Super fijn! Vooral als je als medewerker op zoek bent naar specifieke informatie.

Emoji komen overigens in elk onderdeel van dit handboek terug, wat de boel levendiger maakt. Op een aantal pagina’s kom je ook video’s en gifjes tegen. De gifjes brengen humor en video kan een fijn middel zijn om iets duidelijk uit te leggen, soms fijner dan tekst!

4. Tony’s Chocolonely

Het handboek van Tony’s Chocolonely is een echte eyecatcher. De huisstijl is er volledig in opgenomen en het doet een beetje denken aan een ouderwets plakboek. Het maakt de informatie aantrekkelijk en vermakelijk genoeg om verder te lezen.

Dit handboek komt qua tone of voice ook weer overeen met de andere voorbeelden in dit artikel. Het is uitnodigend, vriendelijk, duidelijk en met humor geschreven.

Nu is het handboek van Tony’s wel puur gericht op de cultuur, maar toch een goeie om mee te nemen ter inspiratie. Het laat namelijk zien dat je informatie op een leuke en levendige manier kunt brengen, verweven met de cultuur van je organisatie.

Een waardevolle toevoeging

Het maken van een personeelshandboek kan best wat tijd in beslag nemen. Dat neemt niet weg dat het een ontzettend waardevolle toevoeging is voor je organisatie. Vooral als er binnen de organisatie nog geen plek is waar belangrijke informatie is vastgelegd. Het maakt onboarding makkelijker én je maakt het je collega’s ook een stuk makkelijker (en leuker).

Ik hoop dat dit artikel meer inzicht brengt in hoe je het maken van een personeelshandboek aan kunt pakken en dat je er naast informatie ook creativiteit in kwijt kunt. Ken jij nog goede voorbeelden van personeelshandboeken? Deel ze vooral hieronder! En wat mag er volgens jou echt niet ontbreken in dit document?