5-stappenplan voor doelgericht communiceren

Je mailbox stroomt over. Eigenlijk heb je geen tijd om die bij te werken, want je gaat van (online) vergadering naar vergadering. Terwijl je weer inlogt, denk je na 15 minuten ‘waarom zit ik hier eigenlijk naar te luisteren?’ Gelukkig heb je niet lang de tijd om daarbij stil te staan, want je krijgt een appje van een collega of je even wil kijken naar het Teams-bericht dat ze net heeft gestuurd. Herkenbaar? Het is tijd om je communicatie te stroomlijnen.

Vijf stappen van gerichte communicatie

Arjan Broere bespreekt in zijn boek ‘I AM TAO‘ (affiliate) hoe je dat doet. Hij pleit voor helderheid en eenvoud, met als uitgangspunt: minder lange e-mails en vergaderingen, maar meer gerichte communicatie met aandacht voor wat je communiceert. Hoe pak je dat aan? Met de vijf stappen van gerichte communicatie, samengevat in I AM TAO, waarin elke stap je helpt om doelgericht te communiceren.

1. Idea naar Objective

Maak van je idee een concreet doel, oftewel idea. Bijna alle interacties beginnen met een idee, bijvoorbeeld:

‘Hoe kunnen we ons teamoverleg leuker maken?’
‘Hoe kunnen we ons portfolio het beste tonen aan een nieuwe klant?’

Een idee mist richting en daarom is het lastig om er gericht over te communiceren. Als je van het idee een doel maakt wordt het veel tastbaarder.

‘Laten we ons teamoverleg leuker maken door regelmatig van overlegvorm te wisselen’
‘Laten we aan nieuwe klanten ons portfolio via een video tonen’

Communicatie over een doel is minder vrijblijvend dan wanneer je alleen een idee deelt.

2. Audience

Het succes van je communicatie is afhankelijk van wat je doelgroep ervan vindt. Met wat eenvoudige vragen stem je je doel af op je doelgroep. Denk aan:

Welke informatie heeft deze persoon al?
Wat is de houding ten opzichte van wat je te melden hebt?

Zodra je een goed beeld hebt van degenen met wie je communiceert, wat zij weten en vinden, kun je de juiste toon en inhoud vinden.

3. Message

Formuleer de kernboodschap, oftewel je message. Wat is, gegeven je doel en je doelgroep, de essentie van wat je te communiceren hebt? Als je hier een heel beknopte versie van hebt, kun je later tekst of dia’s samenstellen. Andersom is lastiger.

4. Tool & Techniques

In deze stap kies je de tools en technieken. Welk communicatiemiddel zet je in en welke stijl of werkvorm gebruik je in dat communicatiemiddel?

5. Action

Bepaal welke aansporing tot actie je opneemt. Het is verleidelijk een presentatie met vraag en antwoord te eindigen of een e-mail af te sluiten met ‘mocht je nog vragen hebben, dan hoor ik het graag’, maar dan gebeurt er niets. Hoe ga je in jouw interactie zorgen dat je expliciet stuurt op actie?

Door voor je iets communiceert, of je dat nou doet via een e-mail, PowerPoint of in een vergadering doet, stil te staan bij deze stappen ga je veel doelgerichter communiceren. Dat is in het begin wat meer werk, maar uiteindelijk levert het je vooral meer op: je krijgt dat waar je om hebt gevraagd en meer niet.

Bovenstaande gaat over het stroomlijnen van je individuele communicatie. Een team- of organisatieaanpak om frictie in communicatie te verminderen is het werken met communicatierichtlijnen. Dat wordt nog niet in veel organisaties gedaan en dat is eigenlijk best gek. We verliezen namelijk veel tijd en raken aardig gefrustreerd van al die doelloze en overvloedige communicatie. En ja, het kost je meer tijd en aandacht om preciezer te communiceren dan wanneer je snel iets over de schutting gooit, maar de kans op een goed en snel antwoord neemt toe.

Hoe stel je communicatierichtlijnen op?

Het is belangrijk om te zoeken naar frictiepunten in vorige projecten en samenwerkingen, en die knelpunten aan te pakken in jullie communicatierichtlijnen. Je kunt de volgende punten bespreken.

• Welke communicatiekanalen gebruik je waarvoor? Langs welke kanalen gaan welke typen boodschappen met welke verwachte reactietijd?
• Maak afspraken over bereikbaarheid en aanwezigheid. Wie is op welke dagen of momenten bereikbaar? Wie is op welke locatie aanwezig? Wat zijn binnen die locatie de afspraken over bereikbaar en beschikbaar zijn?
• Hoe houden jullie gezamenlijke projecten en taken bij? Waar kun je zien wie met wat bezig is en wat de status is van bepaalde taken of projecten? Hoe verdeel je werk? En hoe meld je het als iets af is?
• Maak afspraken over bestandsnamen. Waar staat informatie die nodig is om het werk te doen? Wat zijn slimme bestandsnamen?
• Maak afspraken over reflectiemomenten en onderhoud. Met welke regelmaat is er overleg en waarover? Wie houdt wanneer welke mappen of borden bij?

Vergaderingen stroomlijnen met richtlijnen

Eén van de communicatiekanalen die ik zelf het lastigst te stroomlijnen vind, zijn vergaderingen. Ik vind ze vaak te lang duren en niet zinvol. Herken je dat? Ik hoop het niet.

In veel organisaties is het echt wel bekend wat goed vergaderen inhoudt: duidelijke leiding, concrete agenda et cetera. Het probleem is dat niet expliciet richtlijnen ter verbetering worden afgesproken én gevolgd. Wat zijn nou best practices voor het opstellen van vergaderrichtlijnen? Deze vragen helpen je om de richtlijnen op te stellen. In het boek staan er nog veel meer.

• Is de tijd die voor de bespreking gepland is, niet te lang of te kort?
• Is de verlangde voorbereiding duidelijk voor de deelnemers?
• Als de vergadering op het laatste moment is gepland en de voorbereiding niet optimaal kan zijn, is er een goede reden om de vergadering toch door te laten gaan?
• Komt iedereen die dat wil aan het woord?
• Wordt per agendapunt een heldere, gedeelde conclusie getrokken?
• Is duidelijk wie voor wanneer welke actie te doen heeft?
• Is er voor de volgende vergadering duidelijk of deze acties gedaan zijn?

De richtlijnen kun je dus voor ieder communicatiekanaal opstellen. Dat geeft rust bij jou en je collega’s. Het maakt dat wat je communiceert via dat kanaal de juiste boodschap bevat, en naar de juiste mensen gaat. Lekker doelgericht!

Werk jij al met communicatierichtlijnen? Heb je nog aanvullende tips? Werk je er nog niet mee? Dan ben ik heel benieuwd voor welk kanaal jij als eerste richtlijnen gaat opstellen.

Dan nog even over het boek

Ik kan er heel kort over zijn: het is een boek dat waarde heeft voor iedereen die veel communiceert. Of je nou ondernemer bent of in een grote organisatie werkt. We communiceren zoveel met z’n allen en je beseft pas hoe inefficiënt dat gaat als je dit boek hebt gelezen. Het is goed opgebouwd, heel praktisch en leest erg makkelijk weg. Typisch geval van doelgerichte communicatie.