Zo schrijf je een rapportage die je lezer in 30 seconden begrijpt

Een gewetensvraag: staan in jouw rapporten altijd de bevindingen centraal die voor de lezer het meest interessant zijn? En zijn die bevindingen snel te begrijpen voor de lezer? Of zijn je rapporten eigenlijk onnodig uitgebreid? In dit artikel leg ik uit wat de basisprincipes zijn van een rapportage schrijven die de lezer in 30 seconden kan begrijpen*. De rode draad: houd het doel en de lezers van je rapport in het oog.

1. Zorg dat je managers niet verzuipen

Uiteraard is het interessant dat je LinkedIn-berichten deze maand 917 reacties hebben opgeleverd. Net zoals het belangrijk is dat je homepage door een aantal verbeteringen 0,85 seconden sneller laadt. Ook is het goed te weten dat slechts 2,56% van de bezoekers van je contactpagina het contactformulier invult. Maar wil je dat echt allemaal vermelden in een maandelijkse rapportage voor het management? Ik denk het niet. Het is beter je tot de kern te beperken, zodat het management een gedegen beeld krijgt van de trends, zonder te verzuipen in de details. 

2. Voorkom een brij aan informatie

In mijn leven heb ik een enorme berg aan rapportages, adviezen en memo’s voorbij zien komen. Ik heb er zelf flink wat geschreven. Als trainer heb ik honderden cursisten geholpen betere rapportages te schrijven. En als directeur ontvang ik iedere dag wel een rapportage, advies of memo van een collega of van een organisatie waarmee we samenwerken. In die laatste rol ben ik nog meer overtuigd geraakt van het belang dat een rapportage, advies of memo direct helder is. Want iedere dag zijn er tal van zaken waarover ik afgewogen beslissingen moet maken. En dan wil ik niet iedere keer eerst moeten uitzoeken wat de schrijver van een rapportage, advies of memo in de kern nu eigenlijk wil zeggen.

3. Denk aan de lezer en het doel van je rapportage

Hier hebben we gelijk een heikel punt te pakken: de lezers van jouw rapporten hebben vaak minder tijd dan ze zouden willen om jouw tekst door te spitten. Dit betekent dat je uit al het materiaal dat je tot je beschikking hebt díe informatie moet kiezen die het allerbelangrijkst is voor je lezers die vaak ook de beslissers zijn. En dat je moet nadenken hoe je die informatie zo presenteert dat die snel begrijpelijk is voor je lezers.

Daarbij is het belangrijk dat je niet alleen een goed beeld hebt wie de lezers zijn, maar ook wat het doel is van je rapport, advies of memo. Als je bijvoorbeeld een memo schrijft als basis voor een discussie, dan heeft de lezer andere informatiebehoeften dan wanneer je adviseert over nieuw beleid.

De beleidscirkel biedt houvast

Nu is het natuurlijk niet handig als je bij ieder rapport, advies of memo dat je schrijft eerst alle lezers moet bellen om te vragen welke informatie ze willen hebben. Dat kun jij namelijk zelf nauwkeurig voorspellen. Hoe? Door te kijken naar de beleidscirkel. Je rapport, advies of memo past altijd wel bij een bepaald punt op de beleidscirkel. En daarmee weet je welke vragen je bij de lezer kunt verwachten. Ik geef 3 voorbeelden: een discussiememo, een advies en een voortgangsrapportage.

1. Lezersvragen bij een discussiememo

Je hebt veel informatie verzameld over een bepaald onderwerp, maar nog geen conclusie getrokken over wat het beste vervolg is. Daarover wil je graag in een vergadering of workshop met elkaar spreken, op basis van een discussiememo. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht, zijn:

• Wat is het probleem?
• Wat is mogelijke oplossing 1?
  • Wat zijn de voordelen?
  • Wat zijn de nadelen?
• Wat is mogelijke oplossing 2?
  • Wat zijn de voordelen?
  • Wat zijn de nadelen?

Voorbeeld: een nieuw CRM-systeem

Stel, we staan als organisatie voor de aanschaf van een nieuw CRM-systeem. Dit raakt de kern van onze hele bedrijfsvoering. Daar wil ik als directeur met marketing in mijn portefeuille uiteraard alles van weten. Ik ben daarom aanwezig bij de gesprekken met de verschillende leveranciers. En ik vraag een collega een discussiememo te maken waarin de voor- en nadelen van de verschillende systemen puntsgewijs onder elkaar staan. Zodat we in onze projectgroep daarover gestructureerd met elkaar kunnen discussiëren.

2. Lezersvragen bij een adviesrapport schrijven

Iemand die een advies ontvangt, wil weten wat hij volgens jou moet doen. Uiteraard ga je bij het opstellen van je advies niet over één nacht ijs. Maar als je je advies doorspekt met allerlei achtergrondinformatie en alternatieve opties raakt de lezer daardoor afgeleid. Zeker als meerdere mensen over je advies moeten beslissen, loop je dan een groot risico dat je advies geen beslisdocument maar een discussiestuk wordt. Beperk je in het advies daarom tot de kern. (Eerder gemaakte onderzoeksrapporten en discussiememo’s kun je voor de volledigheid als bijlage meesturen.) Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht zijn:

• Wat is het advies?
• Wat zijn de argumenten voor?
• Wat zijn de kanttekeningen?
• Wat zijn de kosten?

Voorbeeld: een ander zoekwoordenprogramma

Onze data-analist geeft aan dat hij een ander programma voor zoekwoordenonderzoek wil gaan gebruiken. Ik ben budgetverantwoordelijke, maar heb geen tijd (en ook geen zin als ik eerlijk ben) me daar heel erg in te verdiepen. Dus ik hoef geen uitgebreid overzicht waarin allerlei oplossingen met elkaar vergeleken worden. Ik wil gewoon een advies van de data-analist, een korte puntsgewijze uitleg waarom hij dat adviseert, een net zo’n korte, puntsgewijze uitleg van eventuele nadelen en een overzicht van de kosten. In dit geval kan dat zelfs prima in een e-mail. Dan weet ik voldoende om ‘ja’ of ‘nee’ te zeggen.

3. Lezersvragen bij een voortgangsrapportage schrijven

Zowel bij projecten als lopende zaken wil je manager waarschijnlijk graag een vinger aan de pols houden. Dat kan met een periodieke voortgangsrapportage. Daarin hoeven niet alle ins en outs te staan. Vragen waarop de lezer een antwoord verwacht zijn:

• Welke resultaten/mijlpalen hebben we gehaald?
• Wat valt op?
• Wat gaat niet goed?
  • Wat is de reden?
  • Wat zijn eventuele gevolgen voor het eindresultaat, de planning, de kosten, etc.?
  • Hoe nu verder?

Voorbeeld: de prestaties van de website

Onze online marketeers houden de prestaties van onze website continu in de gaten. Zelf ontvang ik eens in de drie maanden een voortgangsrapportage. Dat vind ik vaak genoeg, want als er dringende zaken zijn, trekken de marketeers uiteraard direct aan de bel. De rapportage bestaat uit een A4 met kerncijfers, inclusief vergelijking met de vorige periode en dezelfde periode vorig jaar. Alles in infographics. Soms aangevuld met een puntsgewijze opsomming van de zaken die de data-analist opvalt. Heb ik vragen waarvoor extra data nodig is? Dan is die extra data zo gevonden. Dat is overzichtelijker dan uit voorzorg standaard allerlei verdiepende data al meesturen. 

Hoe informatiehongerig is jouw manager?

Vraagt jouw manager heel gedetailleerde voortgangsrapportages van je, ga dan zeker eens na waarom. Want hoe gedetailleerder zo’n rapportage moet zijn, hoe meer werk je eraan hebt. En hoe meer leestijd je manager eraan moet besteden. En hoe groter de kans dat de rapportage vragen oproept. En hoe meer tijd je met zijn allen kwijt bent de informatie te bespreken. Die extra tijd kunnen jullie allemaal waarschijnlijk veel beter besteden. Kijk dus kritisch naar de gedetailleerdheid van je rapportages.

Zorg voor duidelijkheid over het proces

Als je nog eens naar de beleidscirkel kijkt, zie je gelijk ook wat er in veel rapporten verkeerd gaat. Het zijn onderzoeksverslagen, adviezen en discussiememo’s ineen. Dat ligt niet altijd aan de schrijver overigens. Zonder strakke sturing kan er onduidelijkheid ontstaan over het punt op de beleidscirkel waar een proces zich bevindt en daarmee ook over het doel van een rapport.

Zorg daarom dat dit eerst duidelijk is voordat je gaat schrijven. En help de lezer door het doel van je tekst kort in de inleiding te melden. Is je rapport onderdeel van een vergadering, laat dan ook in de agenda opnemen wat het doel van het vergaderpunt is: informeren, bediscussiëren of beslissen. Zo vergroot je ook nog eens de effectiviteit van je vergaderingen.

Zoveel meer dan woorden

Een strenge selectie van informatie is de eerste stap voor een helder rapport. Maar dat alleen is nog niet voldoende. Je wilt die informatie ook zo presenteren dat deze snel door de lezer is op te nemen. Dat vraagt om actieve zinnen die niet te lang zijn, zuinigheid met jargon, foutloos Nederlands en zo door. Maar denk zeker ook eens aan andere middelen dan woorden om je boodschap over te brengen. Infographics en ander beeldmateriaal bijvoorbeeld zijn een prima aanvulling bij (of ter vervanging van een deel van) je tekst in een rapport, advies of memo. Uiteraard is het wel belangrijk dat je je visuals met zorg maakt of uitkiest. Je wilt dat ze je boodschap ondersteunen, niet dat ze de lezer afleiden.

Een advies dat in 30 seconden te begrijpen is

Als je van je rapport, advies of memo geen puzzel wil maken, moet je verder zorgen voor een gestructureerde logische opbouw. Voor een advies waarvan de lezer binnen 30 seconden begrijpt waartegen hij ‘ja’ of ‘nee’ moet zeggen, is de volgende structuur nodig:

• Schrijf het advies op in de te-vorm. (Je moet er denkbeeldig ‘ik besluit’ voor kunnen zetten.)
• Zet daaronder je argumenten. (In een stelling, zodat je denkbeeldig ‘want’ tussen het besluit en een argument kunt zetten.)
• Plaats daarna je kanttekeningen. (In een stelling, zodat je denkbeeldig ‘maar’ tussen het besluit en een kanttekening kunt zetten.)

Een voorbeeldadvies: een nieuw CRM

Even terug naar het voorbeeld hierboven waarin we op zoek waren naar een nieuw CRM. We hebben de discussiememo besproken in een werkgroep. Laten we zeggen dat we een voorkeur hebben voor ToppieToppieCRM van Wauwsoftware. Het besluit hierover moeten we echter met het hele MT nemen. Mijn advies aan hen:

Het advies:

1. ToppieToppieCRM van Wauwsoftware aan te schaffen.

2. Medewerkers via workshops en e-learnings te leren werken met ToppieToppieCRM.

De argumenten:

1.1 ToppieToppieCRM kwam als beste naar voren in de vergelijking tussen 5 CRM’s.

Het heeft alle functies die we nodig hebben. Werkt goed samen met onze Office-applicaties en CMS. Blijft als cloudapplicatie continu in ontwikkeling. En valt binnen het budget dat we beschikbaar hebben.

1.2 Wauwsoftware is een geschikte partner

Ze bestaan al vijftien jaar. Hebben meer dan 50 medewerkers en meer dan 250 klanten. De meeste daarvan zijn ongeveer even groot als wij. Continuïteit lijkt daarmee gewaarborgd. 

2.1 Het is belangrijk dat medewerkers direct goed met ToppieToppieCRM kunnen werken.

ToppieToppieCRM heeft een andere interface dan ons huidig CRM. Dat is wennen. Daarnaast heeft het CRM nieuwe mogelijkheden voor het verzenden van nieuwsbrieven, rapportages en integratie met de website. Om die mogelijkheden ten volle te gebruiken is het belangrijk dat medewerkers die goed leren kennen.

De kanttekeningen:

1.1 Wauwsoftware kan pas over drie maanden met de implementatie beginnen.

Dat is twee maanden later dan onze planning. Maar dat is geen groot probleem. We kunnen de licentie van ons huidig CRM met een half jaar verlengen. Dan hebben we ook wat meer tijd om de implementatie en de training van medewerkers voor te bereiden.

Voordelen voor alle communicatie-uitingen

Kun je ook adviezen over erg ingewikkelde onderwerpen zo vormgeven? Ja, absoluut! We hebben deze manier van adviseren al bij heel wat gemeenten en andere organisaties geïntroduceerd. Het vraagt alleen wel dat je goed nadenkt voordat je je advies formuleert. En een strenge selectie maakt van de informatie die je in het advies zelf gebruikt en wat je als achtergrondinformatie in de bijlages zet. Een extra voordeel is dat je voor de communicatie over je besluit gelijk alle belangrijke informatie overzichtelijk op een rij hebt. Je kunt voor ieder pers-, intranet- of nieuwsbericht gemakkelijk precies die besluiten, argumenten en kanttekeningen selecteren die voor een bepaalde doelgroep geschikt zijn. 

* Misschien vraag je je af waarom deze tekst niet in 30 seconden is te lezen. De reden daarvoor is dat dit een artikel is en geen rapport. Het doel van dit artikel is niet om je zo snel mogelijk informatie te geven. Maar om je op een amuserende manier verdiepende informatie te geven over dit onderwerp. Een onderwerp dat jouw interesse wekt, en waardoor je bereid bent om er ook meer tijd aan te besteden.