Met je team in een flow komen? 5 simpele stappen

Iedereen kent die momenten wel: de tijd vliegt en je voelt goede energie terwijl je met je teamleden samenwerkt! Hetzelfde ervaarden wij, de auteurs van dit artikel toen we aan het brainstormen waren over een onderwerp dat uiteindelijk uitgroeide tot dit artikel. Hoe kun je dit soort flow-momenten vaker, of beter nog: dagelijks ervaren in samenwerking? We delen 5 tips om met je team in een flow te komen.

Hoe kom je sneller in flow in de samenwerking met anderen? En dan specifiek toegepast op de samenwerking binnen (marketing)teams? We nemen je graag mee in onze ontdekkingstocht naar antwoorden op deze vragen.

Want wanneer je de samenwerking binnen teams op de juiste manier smeedt, zijn mensen beter in staat om te innoveren, om krachtige gewoontes te omarmen en aanwezige kennis en vaardigheden beter te benutten.

Goede samenwerking leidt tot duurzame teams die meer impact maken. Teamleden ervaren flow in de samenwerking: de tijd vliegt, doelen worden gehaald en grenzen worden continu verlegd.

Wat is werken in flow?

Samenwerken vanuit flow refereert aan een mindset waarin teamleden volledig opgaan in hun bezigheden. Flow kenmerkt zich door volledige betrokkenheid, gerichte focus en energie op het gemeenschappelijke doel. Teamleden leren sneller, verkrijgen makkelijker inzicht en stijgen hierdoor uit boven hun eigen kunnen.

Als je vanuit flow wil werken is het belangrijk om te werken binnen het flow-kanaal (zie afbeelding). Kennis en vaardigheden zijn in dit kanaal in verhouding tot de uitdaging waar je aan werkt: werk moet uitdagend genoeg zijn, maar niet zo uitdagend dat mensen er tegenop gaan zien. Het is belangrijk om als team bewust stil te staan bij de randvoorwaarden die nodig zijn om vanuit flow samen te werken.

Bewust stilstaan

In de praktijk vergeten we vaak om bewust stil te staan bij (het gebrek aan) flow. Als de waan van de dag het overneemt, is het soms lastig om bewust bezig te blijven met het optimaliseren van samenwerking.

Het gevolg daarvan is dat mensen minder in flow samenwerken en niet altijd het gevoel hebben bij te dragen aan iets dat groter is dan zichzelf. Slechts 43% van de mensen ervaart regelmatig of vaker flow in werk en dat percentage is wat ons betreft veel te laag.

In dit artikel delen we daarom een aantal ‘mini-interventies’: dat zijn dingen die je direct kunt toepassen om toe te werken naar meer flow in samenwerking binnen je team. Laten we beginnen bij het begin: de randvoorwaarden.

1. Optimaliseer de randvoorwaarden

De belangrijkste voorspellers van succes in teams is uitgebreid onderzocht door Google. De onderzoekers kwamen erachter dat de belangrijkste voorspellers voor succesvolle teams zit in vijf pijlers:

1. Inclusie: het gevoel erbij te horen en jezelf durven te zijn
2. Delen: openlijk delen van meningen en gemaakte fouten
3. Leveren: volop en volwaardig meedoen bij het leveren
4. Uitdagen: tegengeluiden laten horen, nieuwe ideeën inbrengen
5. Positiviteit: aandacht voor positieve uitstraling én relaties

Wanneer je deze randvoorwaarden optimaliseert dan is de kans groter dat mensen zich vaker in een positieve mentale staat bevinden, wat op z’n beurt de kans op flow vergroot.

Je kunt hier verschillende dingen aan doen. Denk bijvoorbeeld aan:

• Een dagstart waar iedereen deelt hoe ze vandaag in de wedstrijd zitten;
• Bewust het podium geven aan de mensen met een afwijkende mening;
• Na de lunchpauze samen buiten een rondje lopen en persoonlijke ervaringen en verhalen uitwisselen;
• Het identificeren en benoemen van beperkende overtuigingen bij jezelf én bij elkaar;
• Bewust momenten creëren om met elkaar te delen wat er de afgelopen week goed en minder goed ging;
• Weekafsluiting waarin iedereen iets deelt over wat er goed ging deze week.

Het toverwoord bij randvoorwaarden is ritme: door deze randvoorwaarden te borgen in een (week)ritme stimuleer je een constructieve ‘flow’ in lichaam en geest.

2. Zet een gemeenschappelijke kapstok op

Naast goede randvoorwaarden is een gemeenschappelijk doel noodzakelijk. Een doel waar ieder teamlid unaniem achter staat en energie in wil steken. Dit doel functioneert als kapstok voor de samenwerking in het team.

Het geheel is groter dan de som der delen wanneer je samen ergens in gelooft. Een gedeelde visie, missie en waarden zijn cruciaal om de bedoeling van werk ook echt in te zien. Die gemeenschappelijke kapstok zorgt ervoor dat het voor je brein makkelijker wordt om in te schatten of een bepaalde keuze die je maakt ook bijdraagt aan die bedoeling.

Marketingteams bevinden zich in een dynamische wereld waar verandering aan de orde van de dag is. Daardoor is het makkelijk om je af te laten leiden door glanzende kraaltjes en spiegetjes. Door samen te snappen wat de bedoeling is, minimaliseer je de kans op afleidingen die niet bijdragen aan die bedoeling.

Als team heb je een kompas nodig dat een bepaalde kant op wijst zodat je die richting uit kunt blijven lopen. Los van het feit of dat die weg over een snelweg of over kronkelpaadjes loopt. Gemeenschappelijke overtuigingen zorgen ervoor dat de mentale en fysieke energie van een team met elkaar ‘synchroniseren’. En dat zorgt ervoor dat de kans dat je in flow samenwerkt groter wordt.

Wat je kunt doen en vragen die je kunt stellen wanneer een gemeenschappelijke kapstok ontbreekt:

• Wat is de gedeelde missie en visie van de organisatie en hoe verhoudt deze zich tot het team?
• Schrijf uit (of maak visueel) wat het gemeenschappelijke hoofddoel van het team is.
• Hoe draagt iedereen bij aan dit doel?
• Zorg voor een heldere verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Het helpt om deze gemeenschappelijke kapstok te visualiseren of vorm te geven in de vorm van een manifest.

3. Laat kennis en vaardigheden stromen

Ieder mens is uniek. Iedereen heeft unieke kennis en vaardigheden. Alleen hebben we hier in teams niet altijd even goed inzicht in. Het gevolg daarvan is dat er soms werk komt te liggen bij mensen die veel meer impact kunnen maken op andere vlakken.

Wanneer je hiermee aan de slag gaat en je kennis en vaardigheden ontwikkelt die bijdragen aan de gedeelde visie en missie, gebeurt er iets bijzonders: samenwerking lijkt natuurlijker te gaan en de positieve energie gaat stromen.

Wat je kunt doen wanneer je onvoldoende inzicht hebt in kennis en vaardigheden:

• Gebruik een gevalideerd assessment om voorkeurspatronen in de samenwerking in kaart te brengen, bijvoorbeeld in de vorm van een persoonlijkheidsassessment.
• Deel individuele inzichten met elkaar en positioneer teamleden in rollen waar ze optimaal kunnen functioneren.
• Ontwikkel voortdurend kennis en vaardigheden: het eigenaarschap ligt hierbij bij de teamleden. Management faciliteert en ondersteunt proactief.

Wanneer je hier actief mee aan de slag gaat, zul je ervaren dat er minder frictie ontstaat in processen en teamleden elkaar effectiever gaan helpen. Hoe dat komt? Omdat ze bijdragen aan een groter doel met activiteiten die dicht bij hun eigen ‘kern’ liggen.

4. Krijg grip op teamdynamiek

Wanneer je iemand toevoegt aan een team, stijgt de complexiteit exponentieel. Veel start-ups en scale-ups worstelen hiermee. De mate waarin een team zich bewust is van deze dynamiek, bepaalt mede de kans dat er vaker in flow samengewerkt zal worden. Als ondernemer of manager kun je hier meer grip op krijgen dan je nu misschien ervaart.

Wat je kunt doen om meer grip te krijgen op teamdynamiek:

Een grote stap richting een volwassen team kun je maken door regelmatig bewust stil te staan bij de samenwerking binnen het team. Een toffe manier om dit te doen is via serious gaming. Een serious game is een situatie waarin deelnemers samen in spelvorm een doel moeten voltooien.

Doordat deelnemers in een onbekende setting worden geplaatst, laten zij natuurlijk voorkeursgedrag zien: hetzelfde gedrag dat zij laten zien tijdens het werk. Wanneer je vanuit zo’n spelvorm het gesprek opent, komen er meer open gesprekken op gang en is de opbrengst van deze gesprekken vele malen hoger.

Door te evalueren en inzichten uit de serious game door te vertalen naar de werksetting, worden kwaliteiten, valkuilen, irritaties en uitdagingen zichtbaar. Pak hierop door als team: hoe gaan we dit organiseren met elkaar? Wat geeft ons energie? Wie kunnen we waar optimaal op inzetten?

Enkele voorbeelden van serious games waar je eens naar zou kunnen kijken:

1. Het team een bouwpakket in elkaar laten zetten. Als spelleider kan je dit moeilijker maken door cruciale onderdelen achter te houden; met de juiste vragen kunnen deelnemers hier toegang tot krijgen.
2. Een speelse werkvorm waarin twee sub-teams met marshmallows en spaghetti een brug moeten bouwen.
3. Of check Google voor een scala aan serious games die je in kan kopen.

Vanuit spelplezier wordt het vervolgens veel makkelijker om als individu en als team te reflecteren en vooruit te kijken.

5. Reflecteer als individu en met elkaar: borg deze ontwikkeling

Het smeden van samenwerking is een continu proces dat nooit klaar is. Door regelmatig te reflecteren (en vooruit te kijken) en vanuit deze reflecties verbeterpunten af te spreken, blijf je het vliegwiel van de samenwerking continu aanzwengelen.

Wat je kunt doen om het reflecterend vermogen en de borging van jullie ontwikkeling te stimuleren:

• Implementeer de feedforward-methodiek: je kiest hiermee voor het positieve geluid en toekomstgerichte cyclische borging. Praat over wie jullie willen zijn en waar je samen in de toekomst wilt staan. Zo creëer je een positieve verbinding tussen medewerker, team en organisatie.
• Houd (bijvoorbeeld twee-wekelijkse) progress reports waarin je stilstaat bij geleerde lessen en vooruit kijkt op ontwikkel-ambities.
• Sta als team twee keer per jaar stil bij de langere termijn en strategie; ga (off site) in gesprek met elkaar om als team vorm te geven aan jullie bijdrage aan de bedrijfsvisie.

Vanuit reflectie ontstaan inzichten. Vanuit inzichten verrijzen ideeën. En vanuit ideeën ben je in staat om de randvoorwaarden waarmee we dit artikel begonnen verder te optimaliseren. Met iedere ‘update’ aan de randvoorwaarden die je jezelf en je team schenkt, til je de kans dat er flow ontstaat naar een hoger niveau.

Tot slot

We leven in een wereld waar afleidingen soms een grotere uitdaging lijken te zijn dan tegenslagen. Slechts 43% van de medewerkers ervaart regelmatig of vaker flow in werk. Wat ons betreft ligt dat percentage veel te laag. Wil je met je team samenwerken vanuit flow? Destilleer dan uit dit artikel één of twee punten van inspiratie om in jullie team in de praktijk toe te passen. Heb je inzichten, ideeën of punten waar je mee aan de slag gaat? Deel ze gerust ter inspiratie via de comments hieronder!