Een panel modereren: van domper naar sterkste onderdeel van het event

Het zou het sterkste onderdeel van een event kunnen zijn. Helaas zuigen de meeste panels die ik bijwoon op events de energie volledig uit mij. Ze laten mij hunkeren naar een individuele spreker of pauze. De afgelopen jaren heb ik veel fysieke en online panels mogen organiseren en hosten en geef op basis daarvan mijn 7 tips.

Zowel de inhoud als de uitvoering van panels zijn vaak verre van optimaal. Panelisten die een introductie over zichzelf geven die langer duurt dan het panel algemeen, langs elkaar heen praten en vooral bezig zijn zichzelf te verkopen. Het is voor veel events een lokkertje om sponsoren over de streep te trekken, maar helaas ook echt vaak een domper in het programma.

Wat is een panel op een event?

Eerst een stap terug, wat is een panel precies? Het is een conversatie die de host heeft met meer dan 1 persoon (anders is het een interview). Als ik zelf events organiseer of inkleur, dan probeer ik altijd minstens één panel te programmeren. Het zorgt ervoor dat je over bepaalde onderwerpen niet de mening van één persoon hoort, maar van een aantal, die ook gelijk op elkaar kunnen reageren.

Als je dit goed voorbereidt (ook qua deelnemers) en modereert, kan dat tot ontzettend rijke content zorgen. Daarnaast nodigt een panel in mijn optiek ook veel meer uit tot dialoog met het publiek. Maar ook hier, als je het goed voorbereidt en faciliteert. Daarnaast merk ik ook dat experts met een complexe agenda, liever een panel voorbereiden dan een keynote en daarmee makkelijker ‘binnen te halen’ zijn.

1. Zorg voor de ‘perfect prep’

Geen tijd, of de panellisten hebben geen tijd. De twee redenen waarom een panel vaak niet wordt voorbereid. Er wordt een mail uitgestuurd waar en wanneer je er moet zijn en daar blijft het vaak bij. Terwijl een goede voorbereiding het halve werk is.

Ik verplicht alle panellisten altijd om deel te nemen aan een gezamenlijke voorbereidingscall, om samen te kijken naar:

• Het doel van het panel, zodat iedereen weet waarom ze deelnemen.
• De structuur van het panel, zodat er geen onverwachte verrassingen zijn. Welke onderdelen er worden behandeld, in welke volgorde.
• Het tijdskader per onderdeel, zodat mensen hier rekening mee kunnen houden.
• De vragen en onderwerpen voorleggen, om te kijken of er niet iets tussenzit wat ongewenst is, of juist mist.

2. Voorkom eindeloze introducties

Een ‘moment of fame’ van de panellisten, de introductie die ze over zichzelf mogen geven. Helaas resulteert het maar wat vaak in hele corporate pitches, die er voor zorgen dat er bijna geen tijd meer is voor het panel zelf.

• Stel voor als host om zelf iedereen te introduceren, zodat je dit volledig in de hand hebt.
• Gebruik geen slides, die leiden alleen maar af.
• Als panellisten zichzelf willen introduceren, vertel duidelijk het kader; ‘kan jij jezelf in 1 zin/minuut introduceren’.
• Vraag om een aantal standaardzaken voor te bereiden, wat is de concrete achtergrond van het panellid over een onderwerp? Wat heeft zij/hij recent hierover geschreven/gepubliceerd? Zodat dit niet on-spot nog moet worden bedacht.

Ook is het belangrijk om een goede introductie te geven aan het publiek zelf. Ga er niet vanuit dat iedereen alle beschrijvingen van de website of een event-app leest.

• Geef een korte introductie over het onderwerp en vertel waarom dit belangrijk is om te bespreken.
• Vertel wat het doel is van het panel en wat het publiek kan verwachten.

Het gaat bij de introducties om de kennis en achtergrond van een persoon, niet de persoon zelf. Dus laat je ego thuis en zorg ervoor dat het publiek niet gelijk bij de introductie al afhaakt.

3. Vermijd een ping-pong-dialoog

Het publiek weet niet wat jij als host wil bespreken met de panellisten, dus zorg voor een duidelijke rode draad in de vragen. Net als dat je dat doet bij het geven van een presentatie.

• Probeer te raden welke antwoorden je krijgt, zodat je de vervolgvraag kunt uitdenken en toekennen aan een ander panellid.
• Zie het panel als een pingpong-spel; je doet een goede opzet als host en bent daarna constant bezig met over en weer ‘ping-pongen’. Niet iedereen hoeft steeds te antwoorden, dus ga niet ieder keer het rijtje panelisten af om te vragen wat iedereen er van vindt.
• Tijd is kostbaar, dus probeer te focussen op nieuwe, nog niet eerder gehoorde inzichten.
• Begin bij elke vraaglijn met een prikkelende vraag of statement en probeer een beetje controversie in het panel te krijgen. Alleen maar na-praters en ja-knikkers zit niemand op te wachten.
• Geef zelf geen antwoorden, dat is niet jouw rol.
• Je hoeft het publiek niet te vertellen wat zij er van moeten denken, dus probeer reacties als ‘grappig’, ‘interessant punt’ of ‘geweldig’ te voorkomen en jezelf als host zo neutraal mogelijk op te stellen.

4. Voorkom het konijnenhol

Een goede discussie kan al snel uit de hand lopen, als je kijkt naar tijd.

• Zorg dat je een aftelklok op het podium hebt, waar je constant kunt zien hoe lang een panel nog duurt.
• Budgetteer van te voren hoeveel tijd je ongeveer per onderdeel kwijt wil zijn.
• Probeer te voorkomen dat je helemaal ‘down the rabbithole’ gaat en maar 1 onderwerp bespreekt.
• Jij bent de host, dus je mag ook netjes mensen afkappen, als er te veel spreektijd wordt genomen; “dus wat je zegt is”, “en wat vind jij daarvan” (richting een andere panellist), “maar wat is jouw stelling/vraag nu precies?”

5. Vergeet het publiek niet

Vaak nemen toeschouwers de tijd om naar een panel te komen luisteren, zodat ze ook in dialoog kunnen treden met de panellisten zelf. Maar door slecht time-management van de host zelf, verdwijnt het laatste stukje mogelijke interactie met de zaal, als sneeuw voor de zon.

• Zet een duidelijke notificatie (wekker op telefoon?) om de strakke overgang aan te geven aan het panel en de toeschouwers, voor de mogelijkheid tot het stellen van vragen.
• De technische mogelijkheden zijn eindeloos, dus waarom zou je niet tijdens het panel al vragen van het publiek meenemen? Je kan vragen alvast digitaal laten voorsorteren en eventueel ook upvoten. Slido en Kahoot kunnen hier geweldig bij helpen.
• Bedenk van tevoren goed hoe je in fysieke setting de vragen wil laten stellen. Een vrijwilliger met microfoon laten rondrennen en doorgeven, kan veel kostbare tijd schelen. Een Catchbox kan dan een geweldige uitkomst zijn.

6. Weg met de ‘mannels’

Je ziet de discussie steeds vaker -terecht- op LinkedIn voorbij komen. De aversie tegen de ‘mannels’, panels met alleen maar blanke mannen op leeftijd. Let hierop bij de voorbereiding en maak het eventueel bespreekbaar met de organisatie. Zorg voor diversiteit in je panel.

Een mooi voorbeeld vind ik het ‘Patients Included’ initiatief van Lucien Engelen, dat zicht richt op patiënten laten deelnemen aan programma’s op bijeenkomsten over de zorg. Zodat daar niet alleen de medische specialisten worden gehoord, maar ook kan worden geluisterd naar de mensen waar het allemaal om gaat.

7. Een sterk einde: that’s all folks!

Een sterk einde is net zo belangrijk als een krachtige start. Zorg er voor dat je deze goed voorbereidt:

• Geef een of meerdere duidelijke take-aways.
• Geef geen ‘final thought’, maar liever een scherpe eindvraag voor het publiek om te overdenken.
• Probeer het in maximaal 30 seconden af te sluiten.
• Vergeet niet om naast het panel, ook het publiek te bedanken.

Hopelijk helpen deze tips om jouw volgende panel het hoogtepunt te maken van het programma! Laat je ego thuis en zorg ervoor dat het publiek zich kan focussen op de conversatie. Mensen hebben een natuurlijke aversie tegen hosts die zelf de show willen stelen, terwijl dat zwaartepunt ergens anders zou moeten liggen. Een krachtige conversatie is gebaseerd op goed luisteren.