Ode aan de checklist: zo automatiseer je je gedachten

Je wandelt de keuken in om iets te pakken. Nadat je de drempel overstapt ben je compleet vergeten wat je ook alweer wilde pakken. Daar sta je dan… Onze hersenen kunnen de meest prachtige dingen, maar onthouden wat je in de keuken wilde pakken is lastig. Of je er om 10:55 aan herinneren dat je iemand moet bellen om 11:00. Je denkt er drie keer aan voor die tijd en om 11:10 schiet het je weer te binnen. Een simpele reminder op je telefoon had het kunnen voorkomen. Het voordeel van zo’n reminder is ook dat je hersenen ophouden je eraan te herinneren dat je moet bellen. Alle redenen om het onze hersenen zo makkelijk mogelijk te maken.

Over versus aan denken

Uitgangspunt van het boek ‘Getting Things Done – De kunst van stressvrije productiviteit‘ van David Allen (affiliate) is dat velen van ons van alles aan ons hoofd hebben.

• Nieuwe verzekering uitzoeken,
• vergadering van maandag voorbereiden,
• opzoeken welke bestellingen er allemaal nog onderweg zijn,
• gespreksverslagje maken van de bespreking van vanochtend…

Allemaal verplichtingen die we aan zijn gegaan en waar, als je niks doet, je jezelf regelmatig aan herinnert. Vaak op momenten dat je er helemaal niet aan wil denken, zoals wanneer je even zit te suffen op de bank of tijdens het douchen (vandaar Aquanotes!) of hardlopen.

Gebruik je hoofd om over zaken na te denken. Niet om aan zaken te denken. – David Allen

We zijn streng voor onszelf. Dus als we iets beloven, willen we dat nakomen. En totdat het af is, is het een open eindje. Vandaar dat het ook zo prettig is om taken af te vinken. Open eindjes maken een mentale tegenhanger, dat noemen we ook wel het Zeigarnik-effect. Aanleiding voor het benoemen van dit fenomeen was de waarneming dat obers bestellingen van hele tafels uit huis hoofd weten totdat de tafel afgerekend heeft. De openstaande rekening kost mentaal ruimte en die ruimte komt weer vrij als de tafel klaar is.

Nu is het niet zo dat elke belofte potentieel leidt tot slapeloze nachten of oppoppende innerlijke reminders. Ten eerste denk je als je bezig bent doorgaans niet aan je losse eindjes. Die komen meestal op als je ontspant. Dat is voor de meeste van ons niet zo vaak. Ten tweede is er een oplossing, namelijk je verplichtingen organiseren.

Masicampo en Baumeister hebben een onderzoek gedaan dat heel toepasselijk ‘Consider it Done‘ heet. Daarin laten ze zien dat het organiseren van je verplichtingen leidt tot een rust. Vergelijkbaar met de rust die je ervaart als je de verplichtingen hebt afgehandeld. Er is alleen één voorwaarde. Dat is dat jij jezelf vertrouwt dat wat je organiseert je ook doet. Als jij een notoire lijstjesmaker bent en nooit meer naar die lijstjes kijkt, dan zal het maken van nog een lijstje iets helpen maar niet zo serieus als wanneer jij heel gewetensvol omgaat met jouw lijsten.

Allowing participants to formulate specific plans for their unfulfilled goals eliminated the various activation and interference effects. Reduction of the effects was mediated by the earnestness of participants’ plans: Those who ultimately executed their plans were those who also exhibited no more intrusions.

Hoe minder je aan dingen denkt, des te meer ruimte je hebt om over dingen te denken. Dus hoe meer je verplichtingen organiseert, bijvoorbeeld in een takenmanager, hoe groter de kans dat je niet meer van die oppoppende verplichtingen hebt.

Checklists automatiseren gedrag

Gewoontes zijn zo’n beetje de heilige graal van productiviteit. Want als je een gewoonte hebt, dan gaat dat gedrag makkelijk. Onbewust, op automatische piloot, doe je dat wat een routine is. Als je in een bespreking nadenkt waar je aantekeningen zal maken, dan is dat zonde van de denkkracht. Handiger is het als je dat altijd doet in je Leuchtturm-boekje of in OneNote. Gewoontes zijn makkelijker om wel te doen dan om niet te doen. Je automatiseert in feite gedrag. Een andere manier om minder bewust over gedrag na te hoeven denken is de checklist.

Stel dat je regelmatig een webinar verzorgt, dan is er een aantal dingen die je te doen hebt. Dat kan best even energie kosten om alles voor elkaar te hebben: geluid, beeld, achtergrond, slidedeck, polls, timer, notitiemateriaal, reserve-oortjes en -microfoon, glaasje water, online synchroniseerdiensten op de achtergrond uitzetten…

En net als je begint, hoor je je telefoon overgaan. Toch weer vergeten die op stil te zetten! Of je bent bezig en twijfelt of je ‘audio delen’ wel aangeklikt hebt toen je het scherm deelde. Zal de audio bij de video het zo meteen wel doen? Afleiding die je kunt missen.

Handiger is als je één keer goed nadenkt en een checklist maakt. Dan hoef je niet meer aan al die losse stappen te denken. De kans neemt ook serieus af dat je iets vergeet. Eén keer alle stappen doorlopen en aantekeningen maken en je automatiseert de start. Het maakt het ook makkelijker in de juiste stemming te komen als je elke keer dezelfde checklist afwerkt en toewerkt naar je sessie. Een beetje als een piloot die zijn vlucht voorbereidt of een kok die een mis en place maakt.

Het boek ‘The Checklist Manifesto – How To Get Things Right‘ legt chirurg Atul Gawande uit hoe zijn vak gebaat is bij checklist. Hoe deskundig je ook bent, het blijft mensenwerk en iets vergeten is een risico. Een checklist helpt.

Checklist-voorbeelden

Het bekendst zijn de klassieke afvink-lijstjes:

• Wat moet mee op zomervakantie?
• Wat moet je meenemen naar een presentatie?
• Hoe vul ik water bij in de cv-installatie?
• Wat moet je uit je auto meenemen als je die voor reparatie inlevert?
• Wat moet je allemaal vragen tijdens de intake met een nieuwe klant?
• Abonnementen, online diensten, goede doelen. De dingen die automatisch doorlopen als je niks doet.

Het zijn checklists die velen maken als ze (weer) iets vergeten zijn iets mee te nemen of te doen. Een goede checklist maken en afvinken maar.

Soms bevat de checklist vragen in plaats van concrete to do’s. Denk aan een checklist die je helpt na te gaan of je een klacht correct hebt beantwoord. Een eenvoudige vraag als: “Vat je in de eerste alinea de klacht samen in de woorden van de klant?” vink je niet zomaar af maar helpt je wel je werk te controleren.

Dit soort checklists kun je makkelijk als sjabloon maken, in Todoist of Omnifocus of Evernote bijvoorbeeld. En dan voor een concrete situatie genereer je een nieuwe lijst op basis van het sjabloon. In Omnifocus kun je relatieve data en variabelen aan het sjabloon toevoegen die je voor de nieuwe checklist invult of die uitgerekend worden op basis van de einddatum van het project.

Persoonlijke ontwikkeling bijhouden met trackers en checklists

Als je ergens beter in wil worden, is het handig om dat wat je beter wil doen te meten. Stel dat je met meer concentratie wil werken en minder reactief je dag wil indelen, dan is een checklist handig waarmee je aan het eind van de dag nagaat of dit een goede dag was. Zo ja, hulde. Zo nee, wat is dan wijs om morgen anders te doen? Een bekende vorm daarvan zijn trackers in het bullet journal. Elke dag scoor je een plus of min of rapportcijfer op die trackers. Dat kunnen zaken zijn zoals:

• Eén uur onafgebroken aan een concentratie-taak gewerkt?
• Ochtend- en middagpauze genomen?
• In de pauzes van beeldschermen afgegaan en in beweging geweest?
• Schermtijd op je smartphone onder een uur gehouden?

Trackers kun je ook gebruiken voor een aantal zaken die je elke dag wil doen, zoals water drinken, stappen zetten, attent zijn, anderen helpen, lezen. Onderstaande illustratie is een erg enthousiaste rij trackers, maar de voorbeelden zijn nuttig.

Zo’n check of je een goede dag hebt gehad kan ook veel korter. Maak een wekker op je smartphone en geef die wekker als label of naam een smiley met een vraagteken (😀❓). Oftewel: goede dag gehad?

In zijn boek ‘Triggers – Hoe je je gedrag voorgoed verandert en wordt wie je wilt zijn‘ legt Marshall Goldschmid uit hoe je met enkele vragen per dag kunt nagaan of je beter wordt in dat wat je wil verbeteren. Zijn vraag is dan niet “Heb je X gehaald?” maar “Heb je je best gedaan om X te halen?” Een doel kun je toevallig halen of kan je toevallen maar of je je best hebt gedaan is elke dag opnieuw interessant.

Foto-checklist

Wat je meeneemt op vakantie of naar een presentatie is misschien aantrekkelijker te maken door een foto te maken van de spullen. Ik gebruik een tas met een Grid It. Aan de hand van de foto zie je snel of je tas compleet is. En als je er regelmatig naar kijkt, dan zie je het direct als iets mist.

Misschien ken je Matt Mullenweg’s serie What’s in my bag. Een aantal jaren op rij legt Mullenweg vast wat hij onderweg meeneemt. Lekker veel links naar gadgets en handigheden.

Of je houdt makkelijk bij aan wie je iets geleend hebt door een foto van die persoon met het item in kwestie te maken. Hoe vaak mis je een boek en heb je geen idee meer of en aan wie je dat uitgeleend hebt. Een tip van Lifehacker.

Dagstart en -sluiting

Veel kenniswerkers hebben veel autonomie en bepalen zelf wat ze wanneer doen, met wie, waar en op welke manier. Daarbij heeft de gemiddelde kenniswerker meestal een takenlijst die zoveel items bevat dat er altijd van alles is dat je niet doet als je iets anders wel doet. Of zoals David Allen zegt:

Je kunt van alles doen maar niet alles.

Om een goede keuze te maken, kan het nuttig zijn om ’s ochtends stil te staan bij wat je op een dag wil doen. En wat niet. Door een eenvoudige checklist voor een dagstart te maken, kun je dat wat systematischer aanpakken. Bijvoorbeeld iets als:

• Staan er nog taken open van gisteren?
• Wat staat er in je agenda?
• Wat wil je tenminste doen? Daarbij plannen de meeste kenniswerkers te optimistisch waardoor je vaak toch niet tevreden bent hoe productief je ook was. Houd marge voor onverwachtse dingen. Misschien wil je daarnaast ook nog zeker weten dat je uit een bepaalde categorie taken er tenminste één doet, zoals taken die impact hebben op de lange termijn, creatief denkwerk of strategisch denken. De soort taken die er in de waan van de dag makkelijk bij inschieten dus die je expliciet wil benoemen.
• Waarop moet  je letten? Oftewel, ken jezelf. Wat zijn zaken die jij doet waardoor je je minder productief voelt? Wat helpt juist om je productief te voelen?

Sommige kenniswerkers kunnen zo in een dag opgaan dat zij gedurende de dag een aantal keer een wekkertje zetten, bijvoorbeeld elk heel uur, om nog even te checken of ze het plan nog volgen. In zijn HBR-artikel An18 Minutes Plan for Managing your Day legt Peter Bregman uit hoe dat kan werken.

Notoire laatkomers schijnen baat te hebben bij een afspeellijst die je elke ochtend gebruikt en die precies eindigt als je de deur uit moet. Op een gegeven moment weet je bij welk nummer je waar ongeveer moet zijn in je ochtendroutine. Je moet dan natuurlijk wel precies op tijd de afspeellijst aanzetten.

Wie zijn er echt belangrijk?

Hoe vaak heb je een leuke avond met vrienden, nou ja pre- en post-corona, en zegt iedereen na afloop ‘Dat moeten we vaker doen!’ waarna er een hele poos niks gebeurt. Maak een lijstje met voor jou belangrijke mensen en loop die wekelijks of maandelijks door. Wat komt er boven als je een naam ziet: lang niet gezien? Oh, die had een spannend gesprek te voeren en daar heb ik niks meer over gehoord. Even bellen!

De frequentie waarmee je ernaar kijkt zal verschillen. Als je leiding geeft aan een team, dan wil je misschien elke week aan het eind van de week de namenlijst doorkijken en zien of je iets te binnenschiet. Voor privé-doeleinden of relaties volstaat waarschijnlijk één keer per maand.

Bodyscan als checklist

Niet iedereen is even verbonden met zijn lichaam. Het zal je verbazen hoe vaak als ik de tip geef je lichaam eens te scannen van kruin tot en met zolen hoe vaak daar iets uitkomt als ‘eigenlijk heb ik best last van mijn rug’ of ‘ik voel me niet heel energiek’. Kortom, een bewuste check van kruin tot en met zolen helpt je bewust te worden van wat je misschien onbewust al een poos op een bepaald niveau registreert.

Welke rollen en verantwoordelijkheidsgebieden heb je?

In diverse managementboeken word je aangespoord je rollen en verantwoordelijkheidsgebieden in kaart te brengen. Waar voel je je verantwoordelijk voor? Waar houden anderen je verantwoordelijk voor? Welke onderdelen van werk en leven zijn dat? Het in kaart brengen is nuttig maar er, bijvoorbeeld één keer per maand, als een checklist naar kijken voegt waarde toe. Welke onderdelen lopen? Welke niet? En welke kosten teveel tijd? Wat heb je dus komende weken te doen?

Met een regelmatige blik op deze checklist komen weer andere perspectieven naar voren en word je bewust van zaken waar je minder mee bezig wil zijn.

Hieronder vind je een voorbeeld van rollen en verantwoordelijkheidsgebieden uitgewerkt door de David Allen Company die gebruikt wordt binnen de productiviteitsmethoden Getting Things Done.

Cadeau-, kijk- en luisterlijst

Heb je nog cadeau-ideeën voor je verjaardag? Wie kent de vraag niet. En hoe handig is het als je dan door het jaar heen ideeën parkeert, bijvoorbeeld in Evernote, Pinterest of OneNote. Hetzelfde geldt voor lees- en kijkmateriaal: op allerlei momenten zie je recensies of krijg je tips die je dan met weinig moeite kunt parkeren. Vlak voor een vakantie of als je zin hebt wat te kijken heb je dan een gecureerde lijst met suggesties.

Afhankelijk van je liefhebberijen breid je het uit met restaurants waar je (ooit) wil eten of dingen om te doen als je in Berlijn of Londen of Parijs bent. Het zijn checklists die je helpen de beste keuze te maken en waarbij je voordeel hebt van wat je het hele jaar door ‘spaart’.

Sparkfile: ideeën, citaten, waarnemingen

Een bijzondere vorm van een checklist is de spark file:

The Spark File is a document where you keep all your creative goodness. It was defined by author Stephen Johnson. So instead of scratching notes down on a Post-it® in the middle of the night or devoting different journals for ideas, you put all your concepts in one file.

Sla voortdurend zaken op als ideeën, intrigerende citaten, rake illustraties, observaties, mooie woorden die je vaker wil gebruiken, tips die misschien eens te pas komen. En loop die lijst regelmatig door. Of gebruik het als inspiratie als je iets te schrijven of presenteren hebt. Hoe kan een onderdeel uit je spark file je daarbij helpen?

In je notitie-app kun je makkelijk een label maken, bijvoorbeeld spark, en periodiek dat label openen en de bijbehorende notities herlezen.

Maak denken makkelijker en voorkom vooral denken aan zaken, zodat je zoveel mogelijk denkt over zaken. Gebruik checklists in allerlei vormen en zorg dat je elke keer dat je de checklist gebruikt nagaat of die nog actueel en compleet is.