Filter
ChatGPT De digitale werkplek: een project zonder einde
Iedere medewerker heeft recht op een digitale werkplek die hen ondersteunt in het excelleren tijdens hun werk. Maar hoe kom je erachter wat medewerkers daarvoor nodig hebben? En wat nou als een adoptietraject niet van een leien dakje loopt?
Tijdens het Digital Workplace Event 2020 stonden deze vragen centraal. Een passievolle Eddie Obeng, professor en bekend van de TED-talk ‘Smart failure for a fast-changing world‘, startte de dag met de volgende boodschap:
We moeten onze manier van werken aanpassen aan de nieuwe wereld. Een wereld waarin innovatie, autonomie en flexibiliteit voorop staan. Een wereld die bestaat uit samenwerken, openheid en vertrouwen. Deze nieuwe wereld bestaat al een hele tijd. Het is nu aan ons om deze te erkennen en hier gebruik van te gaan maken. In zijn woorden:
Use technology to enhance the people and make them more powerful.
Hiervoor moet je je medewerker centraal zetten en erachter komen hoe je deze medewerker kunt ondersteunen in haar of zijn werk. Welke oplossingen en technologieën zijn daarvoor nodig? Betrek je medewerker in het proces. “Neem de tijd om naar de medewerker te luisteren, daar heb je op lange termijn veel aan”, zoals Riet Austie-Ziengs, Informatiemanager bij Zadkine, vertelde.
Moeilijker dan het lijkt
Maar de mens centraal stellen in je proces is niet altijd even makkelijk. Monique van de Beek, communitymanager bij de Consumentenbond, nam ons mee in het proces van de geboorte van SAM. Dit is het interne platform van de Consumentenbond. Dit Embrace-platform hebben ze geïmplementeerd na uitgebreid onderzoek samen met de medewerkers.
Monique vertelde ons dat ze na de geboorte van SAM veel weerstand ondervonden bij de medewerkers. Ondanks het betrekken van de medewerkers in het proces. “Wéér een nieuw programma?” was de reactie. Hierna volgde een proces van optimalisatie. Feedback verzamelen en aanpassen. Een product kan nog zo goed uitgewerkt zijn, maar als medewerkers je product niet omarmen, wordt het nooit meteen een succes.
Going live is just the beginning. – Aaron Stafford, CTO bij 5CA
Deze cases lieten goed zien wat het belang is van een uitgedacht adoptietraject wanneer je een nieuwe oplossing introduceert bij een organisatie.
Het ideale recept voor de digitale werkplek
Evelien Habing en Arjan Nataraj van Mixit deelde het ideale recept voor de digitale werkplek. Hoe zorg je met de juiste ingrediënten voor een succes? Adoptie & Change is een van deze ingrediënten. Neem je medewerkers mee in het wiel van verandering. Zorg ervoor dat ze weten dat er iets nieuws is. Motiveer ze om de nieuwe oplossing te gebruiken. Ondersteun ze waar nodig, maar laat ze zelfstandig werken. Zorg dat ze het blijven gebruiken, op de juiste manier, die bij hun past.
Het is dus belangrijk om goed na te denken over je adoptie-aanpak. Maar deze aanpak hoef je niet steeds opnieuw te bedenken. Evelien Habing, Digital workplace consultant bij Mixit, vertelde ons dat een adoptietraject op zo’n manier ontworpen en gebruikt kan worden dat je deze ook voor andere doeleinden kunt gebruiken. Dit heeft twee voordelen:
- Het wiel van adoptie voor het verandertraject hoef je niet iedere keer opnieuw uit te vinden.
- De medewerkers herkennen hoe ze veranderingen doorgaan en weten op die manier beter wat ze kunnen verwachten.
Continu verbetering nodig
Tijdens de keynote van Saskia Nijs, bestuursvoorzitter bij Setup, kwam ook duidelijk naar voren dat het niet stopt bij technologie uitvinden en introduceren.
De digitale werkplek is geen eindig project, maar iets waar continu verbetering nodig is.
Helaas zien we dus nog vaak dat de digitale werkplek wel als een eindig project wordt gezien. Bij de expertsessie van Sogeti en Nexthink zagen we dat er continu verbetering plaatsvindt als de digitale werkplek niet als eindig project wordt gezien. Door het meten van niet alleen de harde kant, maar ook de zachte kant (zoals de medewerkerstevredenheid) kun je continu werken aan verbetering van de digitale werkplek.
Saskia Nijs inspireerde ons ook met de gedachte om de meetbare doelstellingen niet van bovenaf te bepalen, maar door het samenbrengen van IT en HRM.
De dag werd afgesloten met Rick Pastoor, de schrijver van het boek Grip, die een concrete invulling deelde op welke manier we zelf in controle kunnen zijn van technologie. Hij legde uit hoe zijn werkwijze ervoor zorgt dat hij het meeste uit zijn dag kan halen. Hij gaf concrete voorbeelden over hoe je je hoofd als ‘werkgeheugen en niet als harde schijf’ kunt gebruiken. De technologie gebruikt hij om bij die werkwijze aan te sluiten, zoals bijvoorbeeld de juiste agenda en to–do-lijsten om als harde schijf te fungeren.
We moeten uitvindingen, oplossingen en technologieën gebruiken om onszelf als medewerkers te ondersteunen in ons werk.
Over de auteurs
