Scrum-participatie: van pauzenummer naar sprintjes trekken

Met de Omgevingswet om de hoek en flinke druk vanuit het Klimaatakkoord ontkomen communicatieadviseurs er niet meer aan: er moet geparticipeerd worden. Vaak zien ze participatie als pauzenummer. Maar scrum-participatie is altijd te verkiezen boven zo’n hit-and-runstrategie.

Participatie als pauzenummer

Een participatietraject wordt vaak snel op touw gezet. Inwoners krijgen maar even de tijd om mee te doen. Zonder de aanloop, de context en de consequenties echt goed te doorgronden, vragen we van inwoners mee te denken over de inrichting van hun leefomgeving of duurzame energie. Deze maand nog, graag! Participatie als pauzenummer zogezegd, want het project gaat doorrr.

Weerstand ligt in het verschiet. Voor je het weet eindig je bij de Raad van Staete. Continu in gesprek blijven, ook als er even niets te participeren valt, is wat mij betreft altijd te verkiezen boven zo’n hit-and-runstrategie. En de coronacrisis maakt dat nog eens extra duidelijk.

Online participatie een blijvertje

Werkateliers, bewonersavonden, keukentafelgesprekken. Het lijken echo’s uit een ver verleden. Alles gebeurt online en dat kost veel energie. En na een dag videobellen en virtueel vergaderen heeft niet iedereen meer zin om online ook nog eens flink te participeren over de inrichting van de wijk of de komst van een warmtenet. Het voelt ook ongemakkelijk. Want laten we eerlijk zijn, je mist toch de interactie, even kort van gedachten wisselen en de ander in de ogen kijken. Maar wat is dan wel de oplossing? Want online participatie is een blijvertje.

Voordelen van scrum-participatie

Bij scrum-participatie knip je de grote vraagstukken op in kleinere vragen en zorg je dat het weinig tijd en moeite kost om mee te doen. Je ontvangt sneller feedback op de plannen, kunt beter en eerder de struikelblokken en weerstand inschatten en de kwaliteit van de plannen wordt in de meeste gevallen beter.

Nog een voordeel: deelnemers worden frequent uitgenodigd hun mening te geven en raken zo niet alleen betrokken bij het resultaat, maar ook bij het proces zelf. Dat wordt voorspelbaarder en daarmee wint de afzender aan vertrouwen.

Wanneer je niet voor scrum moet kiezen

Nadelen zijn er ook: scrum-participatie kent net als de ‘gewone’ agile projectaanpak een strenge cadans. En die kan best knellen. Want het vraagt om snelle verwerking en terugkoppeling, op weg naar de volgende participatievraag. Dat betekent dat de experts vaker en sneller in actie moeten komen. Niet ieder projectteam kan daar even goed mee omgaan. En als de experts nog volop bezig zijn met ‘tekenen en rekenen’, valt er simpelweg ook even weinig te participeren.

Dat is overigens niet erg, die tijdelijke ‘rust’ biedt ook ruimte om de tussenresultaten te publiceren en de juiste verwachtingen te scheppen voor het vervolg. Net als de formele besluitvorming, bezwaarprocedures en gerechtelijke uitspraken. Ze onderbreken de sprints om de democratie zijn werk te laten doen.

Een participatietraject kent tot slot vaak schuivende panelen. In het kader van ‘meekoppelkansen’ worden elementen aan het project toegevoegd die er oorspronkelijk geen deel van uitmaakten. Goed voor het draagvlak, maar voor je het weet trek je sprintjes die niet bijdragen aan het oorspronkelijke doel. Een beslisvaardige opdrachtgever zal daar overigens alert op zijn.

Meer deelnemers, betere feedback

Toch is scrum-participatie, zeker in tijden van corona, zeer aan te bevelen. Zo horen we van klanten die dit voorjaar noodgedwongen overgestapt zijn op deze vorm, dat ze inhoudelijk betere reacties krijgen. Geen massale informatiebijeenkomsten, maar juist meerdere, korte online enquêtes, stemrondes of videovergaderingen zorgen voor meer deelnemers. Deelnemers die telkens weer de tijd nemen de (deel)plannen te bestuderen en hun feedback te geven.

En ook bij scrum-participatie zijn er groepen inwoners die niet meedoen. Te druk, te veel (corona)zorgen of te weinig affiniteit met het onderwerp. Maar omdat ze vanaf de zijlijn goed kunnen volgen wat er gebeurt, voelen ze zich toch betrokken. Er is vertrouwen. Niet alleen in het proces, maar ook in het resultaat. En als ze willen, kunnen ze natuurlijk altijd een sprintje mee trekken.

Wat betekent scrum-participatie voor jouw project?

Voorwaarden voor scrum-participatie zijn er ook. Het werkt alleen als het projectteam ook agile werkt en gewend is kort cyclisch toe te werken naar (deel)producten die aan de eisen en wensen van de opdrachtgever voldoen.

De opdrachtgever moet het omarmen en keuzes durven maken. Niet alleen tijdens het project, maar vooral voorafgaand. Want wat betekent participatie nu eigenlijk voor dit project? Er zijn altijd beperkingen in geld, tijd en capaciteit. En elk project heeft te maken met bestuurlijke (on)wil, politieke afwegingen of technische uitdagingen. Welke ruimte is er dan om te participeren? Mogen inwoners alleen meepraten over de soort beplanting in de wijk, of hebben ze echt een stem in het mobiliteitsplan? En doet die stem ertoe?

En wat verwacht je van de deelnemers? Als je de deelnemers vooral bevraagt, hun ideeën en meningen ophaalt, maar weinig tijd en ruimte biedt voor terugkoppeling of een oprechte dialoog, dan wordt participatie – scrum of niet – al snel een opgave. En haken mensen sneller af.

Een laatste tip

Als je toch aan de slag gaat met scrum-participatie, denk dan ook aan asynchrone communicatie. Laat online deelnemers meedoen en hun mening geven op het moment dat het hen uitkomt. Zo hebben deelnemers de keuze of ze de presentatie live willen volgen en mee willen doen aan de online vragenronde, of achteraf de video kijken en dan pas de enquête invullen.

Varieer ook in de vraagstelling zelf. Gebruik een poll of een stemronde bij duidelijke, gesloten vragen. En vraag om een inhoudelijke reactie bij complexe deelvragen. Maak jezelf zichtbaar. Een naam, functie, foto en e-mailadres scheppen vertrouwen. ‘Ik praat met een mens, niet met een computer’. En dat schept natuurlijk verwachtingen, dus vergeet niet duidelijk terug te koppelen wat er met de input gaat gebeuren, in de volgende sprint.

Aan de slag met participatie op afstand? Lees dan deze 7 praktische tips van Mett-adviseur Jasper Ludolph.