Zo manage je een thuiswerkend team [checklist]

Thuiswerken wordt steeds normaler, dus het is tijd om je organisatie hier goed op in te richten. Sommige organisaties en managers geloven niet in thuiswerken, want hoe kun je dan zien of er gewerkt wordt? Speciaal voor die managers heb ik een handige checklist gemaakt zodat ook zij met een gerust hart kunnen slapen.

De vijf checks staan op volgorde.

✔️ Laat medewerkers zelf richting een doel werken

Ben jij een micro-manager? Dan is dit een lastige stap. Het is tijd om dingen los te laten. Vertrouw in de mensen in je team. En zorg dat zij weten welke organisatiedoelen er zijn en hoe jullie team en hun persoonlijke doelen hierop aansluiten.

Laten we eerlijk zijn, als jij op vakantie bent moeten medewerkers ook door kunnen werken. Het is daarom belangrijk dat iedereen zijn eigen doelen heeft en weet hoeveel tijd ze ongeveer kunnen besteden aan taken.

Maak deze doelen ook inzichtelijk, zodat mensen zien hoever ze van hun doel afstaan. Zo hebben wij intern een digitaal marketingdashboard opgesteld in Google Datastudio waar iedereen in de organisatie kan zien of onze doelen behaald worden. Binnen het marketingteam heeft iedereen zijn eigen KPI’s waarop zij kunnen sturen.

Heb je nog geen doelen opgesteld? Lees dan dit artikel over hoe je een strategisch dashboard voor je directeur maakt.

✔️ Plan persoonlijke succes meetings in

Mensen ontwikkelen zich graag. Ook als je remote werkt is het belangrijk om je team hierin te ondersteunen. Plan persoonlijke succes meetings in. Dit zijn geen evaluatiegesprekken, maar gesprekken puur gericht op het persoonlijke succes van je teamleden.

Op kantoor valt het sneller op of iemand lekker in zijn of haar vel zit. Zorg daarom dat je ook vragen stelt over iemands privésituatie, de werkdruk en of zij het gevoel hebben dat ze nieuwe dingen leren. Vraag niet of ze het leuk hebben maar wát ze leuk vinden aan hun werk.

Laat je medewerkers zelf nadenken over hoe zij zich willen ontwikkelen en ondersteun ze in hun keuzes door de juiste (digitale) cursussen aan te bieden.

✔️ Stel een communicatieboom op

Gebruiken jullie al Teams, WhatsApp, Yammer, e-mail en het intranet om te communiceren? Waar slaan jullie documenten op? In SharePoint, Teams, netwerkschijven en in systemen? Dat is niet gek. Bij veel organisaties is er een gigantische stroom aan informatie en weten medewerkers niet zo goed waar ze moeten zijn.

Zeker voor grote organisaties is het verstandig om een communicatieboom op te stellen. Heeft een mededeling hoge prioriteit en is het voor iedereen? Ja, plaats het dan op het intranet. Heeft een mededeling lage prioriteit? Plaats het dan in een social feed.

Maak deze communicatieboom voor iedereen beschikbaar. Dit kan digitaal, maar je kunt hem natuurlijk ook met een leuke attentie meesturen naar al je collega’s zodat iedereen weet wanneer ze welke tool moeten gebruiken. Daarnaast kan het communicatieteam dit schema te gebruiken zodat ze alle kanalen efficiënt kunnen inzetten.

✔️ Gebruik de juiste digitale tools

Wat is jouw grootste werk-irritatie? Vastlopende laptops? Programma’s die moeten updaten? Wachtwoorden die je vergeten bent? Niemand wordt hier gelukkig van en iedereen is gefrustreerd als IT je werk belemmerd. Zorg daarom dat je IT-omgeving ijzersterk is en mensen juist in hun kracht gezet worden.

Naast een goede IT-omgeving kun je ook tools inzetten om mensen samen te brengen en werk te vereenvoudigen. Combineer bijvoorbeeld je digitale werkplek en intranet zodat mensen één toegangspunt hebben die zich automatisch aanpast op hun rol.

Naast de digitale werkplek is het ook belangrijk om te kijken naar tools die fysieke meetings kunnen vervangen. In plaats van een prikbordsessie kun je bijvoorbeeld gebruikmaken van een tool als Mural. Hiermee kunnen alle deelnemers digitaal blaadjes prikken en ordenen op een bord waardoor iedereen creatief mee kan denken.

✔️ Organiseer interne en externe evenementen online

Voorlopig zullen er geen grote evenementen zijn. Althans, geen evenementen waar we elkaar de handen schudden. Daarom is het belangrijk om interne digitale events te houden, zoals trainingen en het presenteren van bedrijfsresultaten.

Naast interne meetings, de onboarding van medewerkers en digitale uitrol van nieuwe tools, is het ook belangrijk om te zorgen dat je team zich niet verschuilt achter wat er niet mogelijk is. Offline evenementen liggen stil, dat weten we. Maar er zijn voldoende voorbeelden voor het verplaatsen van je offline evenementen naar online.

Organiseer ook zelf evenementen. Werk samen met partners, leveranciers en klanten om samen je doelgroep te vergroten en kennis te delen. Mensen zitten niet te wachten op webinars waar algemene informatie of productdemonstraties gegeven worden. Zorg dus dat je goede sprekers vindt en organiseer online kennissessies.

Combineer eigen events met betaalde events. Hierdoor kun je publiek meenemen van het ene, naar het andere evenement en bouw je aan je reputatie als kennisleider. Zo spreken wij bijvoorbeeld met Workspace 365 op het digital workspace evenement van Frankwatching en organiseren we daarnaast met kennisleiders en product integratie partners onze eigen evenementen.

Accepteer de nieuwe werkelijkheid tot deze verandert

Blijft alles altijd zo? Nee. Waarschijnlijk verzinnen we met z’n allen nieuwe manieren om samen te komen. Tot die tijd is het wel belangrijk om verder te gaan en niet af te remmen. Zet alles op alles in om er online samen een succes van te maken. Realiseer je dat dit verder gaat dan het opsturen van een lunchpakket en hou de focus op de ontwikkeling en sfeer onder je collega’s.