Dit leren ondernemers van de crisis [5 persoonlijke verhalen]

Het is voor veel ondernemers een zware tijd. Je moet een manier vinden om je bedrijf draaiende te houden. Vijf ondernemers vertellen hoe zij dat hebben aangepakt. We moeten anders gaan werken nu én na de crisis. Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

‘Een avond in zak en as, want hoé moet dat nou?’

Sanne Claassen startte in april 2018 &Zo Arbeidsbemiddeling. “Ik streef echt naar persoonlijk contact met mijn klanten en de kandidaten. Dat zeggen en beweren we niet alleen, dat maken we waar. Helaas kan dat nu niet fysiek, wat ons werk echt anders maakt. Ik heb een avond in zak en as gezeten, want hoé moet dat nou?”

Sanne heeft inmiddels al haar werk gedigitaliseerd. “Ik heb bij al mijn klanten met werknemers in de productie en logistiek manden met appels laten bezorgen, bij wijze van gezonde aandacht in deze uitdagende tijd. Verder is ons werk volledig digitaal gegaan. Sollicitatiegesprekken nemen we af via FaceTime, Google Meet of WhatsApp. Hier gaat qua technologie nog al eens wat mis en ook zien we regelmatig een zoon of dochter door het beeld lopen. In deze tijd is dat even niet anders en zorgt het vaak voor grappige momenten die het gesprek luchtig maken en ons in deze vreemde tijd op bijzondere wijze binden.”

Andere recruitment aanpak

“Verder werken we nauw samen met een tweetal online recruitmentplatformen. Zij bieden de mogelijkheid tot het digitaal stellen van aanvullende vragen aan kandidaten in het selectieproces. We hebben gekozen voor deze bredere vorm van assessments, omdat we bepaalde vaardigheden nu minder goed kunnen waarnemen. Je kunt dan denken aan een korte online taalkennistest, een korte technische kennistest, maar ook korte vragenlijsten over karaktereigenschappen en wat iemand prettig vindt in de omgang met collega’s of aantrekt in een bepaalde bedrijfscultuur. Deze tools geven snel en uitgebreid inzicht in de kandidaat. Wat natuurlijk nooit ter vervanging van ons onderbuikgevoel geldt. Maar digitaal is er dus al meer mogelijk dan je denkt.”

Als straks de crisis voorbij is gaat er blijvend iets veranderen bij &Zo. “Het digitale eerste sollicitatiegesprek gaat straks blijven, want ik merk dat dat toch erg handig is voor als iemand nog fulltime werkt en lastig vrij kan nemen. Het werkt beter dan verwacht en ik merk ook dat klanten en kandidaten zich steeds gemakkelijker opstellen en deze ‘nieuwe vorm’ van ontmoeten eigenlijk prima vinden.”

Sanne heeft nog een laatste tips voor ondernemers die het lastig hebben: “Rug recht, hoofd omhoog! Als je doet wat je kunt en meebeweegt met de noodzakelijke veranderingen, dan kun je altijd tegen jezelf zeggen dat je het maximale hebt gedaan. Dat is ook echt alles wat je nu kunt doen.”

‘In één klap al mijn opdrachtgevers kwijt…’

Tjarko Rikkerink ontwikkelt softwareoplossingen op maat en raakte door de crisis in één klap al zijn opdrachtgevers kwijt. Geen werk meer. Dus toen een vriend met een restaurant hem om hulp vroeg, ging hij aan de slag. Hij ontwikkelde een applicatie waarmee restaurants afhaal- en/of bezorgdiensten kunnen aanbieden. Al snel mocht hij meer restaurants aansluiten.

“Ik heb in een paar dagen Hoale ontwikkeld en opgezet. Er zijn inmiddels 44 bedrijven aangesloten en het levert zo’n €1500 per maand op, maar om écht rendabel te worden moeten er nog heel wat meer restaurants zich aansluiten. Daar werk ik nu met twee bevriende ondernemers hard aan. Wat voor ons goed werkt is vooral mond-tot-mondreclame, flyers rondbrengen en door restaurants simpelweg direct te benaderen. Eigenlijk werkt in crisistijd de traditionele manier van marketing, voor ons in ieder geval, dus heel goed.”

Eigenlijk werkt in crisistijd de traditionele manier van marketing, voor ons in ieder geval, dus heel goed.

De applicatie is in vijf weken gebouwd, terwijl dat in normale tijden zomaar drie maanden of langer had kunnen duren. “Het gaat nu sneller omdat er geen vertraging en ruis is. Als ik voor een klant iets ontwikkel en bouw, beginnen we met een functioneel design. Daar vinden veel mensen iets van en voor je het weet ben je zo een paar weken verder voordat je überhaupt kunt bouwen.

Nu heb ik de kans om terug te gaan tot de essentie. Het minimal viable product (MVP) heb ik snel op de markt gebracht en nu voeden we ons puur met de feedback van gebruikers. Ik hoop dat ik na de crisis opdrachtgevers kan overtuigen van deze manier van werken. Het is eigenlijk heel zonde hoeveel tijd we normaal verliezen door allerlei randzaken, terwijl vaak een product pas echt beter wordt als het op de markt is en gebruikers er iets van kunnen vinden.”

‘Veel ondernemers hebben geen idee wat social media voor ze kan doen’

Roos van Vugt is oprichter van Merkwerker en zij helpt organisaties om te profiteren van social media. Afgelopen week plaatste zij een post op LinkedIn, die inmiddels meer dan 80.000 views heeft en 800 reacties. Andere ondernemers helpen met hun social media, dat is wat ze aanbood.

“Het valt mij op dat veel ondernemers niet voorbereid waren op een crisis. Niemand zag dit natuurlijk aankomen. Maar als ik nu op LinkedIn kijk, zie ik dat ondernemers bijvoorbeeld geen contactgegevens op hun profiel hebben staan. Dat verbaast mij enorm. Door deze crisis worden we gedwongen om te kijken naar hoe we ondernemen. Veel ondernemers hebben geen idee wat social media voor ze kan betekenen. Als je bedrijf altijd ‘vanzelf’ heeft gedraaid, had je eerder misschien ook geen reden om hiernaar te kijken. Terwijl je als ondernemer echt wel weet hoe belangrijk het is om te investeren in je online vindbaarheid. Juist je socialmediaprofielen zijn daar een essentieel onderdeel van.”

Zorg dat je vindbaar bent

Als je niet zorgt dat je op de juiste plek bent, dan word je ook niet gevonden. “Dat je het online niet op orde hebt zegt niet dat je een slechte ondernemer bent, maar andere ondernemers worden gewoon beter gevonden. Dan loop je kansen mis die je zeker in crisistijd hard nodig hebt.”

Roos heeft zelf gelukkig niet al te veel last van de crisis. “Ik werk nu aan een opdracht voor het UMC, dus mijn werk loopt gedeeltelijk door. Uiteraard voel ik het ook, maar toch focus ik me nu vooral op dat wat ik wél kan doen. Er zijn collega ondernemers die het erg moeilijk hebben. Help waar het kan. Ik hoop echt dat iedereen dat blijft doen. Die wederkerigheid gaat jou ooit ook weer helpen. Het is een investering in je netwerk die je door deze en een volgende crisis kan helpen.”

‘We hebben een virtuele wereld gebouwd’

Kim van Stippent en Sara van Broekhoven hebben het bedrijf Future Talent Factory. Zij helpen werknemers om zich voor te bereiden op de toekomst van werken. “De wereld waarin we leven en werken verandert in een rap tempo. Hoe gaat werken eruitzien? En hoe kun je je daarop voorbereiden? Met groeiprogramma’s stomen we mensen klaar voor de toekomst.”

In deze groeiprogramma’s staat interactie centraal. Vaak vanaf een podium. “Onze klanten zijn grote corporates en de sessies zijn voor en met grote groepen. Dat kon ineens niet meer. Weg was het podium. Hoe houd je dan de verbinding met je klanten en deelnemers? We hebben onze klanten opgebeld met de vraag hoe we ze kunnen helpen. Daar hebben we onze programma’s en content op aangepast.”

“Bedrijven hebben nu veel praktische vraagstukken waar we ze mee kunnen helpen. Daarom hebben we een virtuele wereld gebouwd. Dat begon met het bouwen van een heuse virtuele studio, het geven van webinars, groepssessies in een grote videoroom en met kleinere groepen aan de slag in online break out rooms. Soms coachen we daarna nog 1-op-1, dat gaat nu ook online.”

Van fysiek naar compleet virtueel

“De eerste twee weken merkten we dat klanten echt moesten wennen, afwachtend waren en onze ‘virtuele ideeën’ niet altijd zagen zitten. Dat veranderde al snel, want zij willen nu ook gewoon doorgaan. Voor klanten die nog niet zo digitaal vaardig waren hebben we vlogs gemaakt om ze echt aan de hand mee te kunnen nemen. Nu, na een tijdje, merken onze klanten en wij ook dat online juist heel veel voordelen biedt.”

“We zien dat mensen zich in grote groepssessies online sneller uit durven te spreken. De drempel is lager, want je zit in je eigen veilige omgeving en het is ook gewoon efficiënter. We hoeven geen ruimte te huren, niet naar klanten toe, deelnemers hoeven niet te reizen. Dus na de crisis zal het bij ons een combinatie van online en fysiek worden.”

‘Het duurde echt wel even om een nieuw ‘online’ ritme te vinden’

Sander voor ’t Hekke is één van de oprichters van UX-bureau Jager & Prooi. Normaal werken zij heel nauw samen en overleggen ze veel, ook met klanten.

“We dachten toen de crisis begon: hoe gaan we dit doen? We lopen vaak even bij elkaar langs om een design te laten zien en te overleggen. Dat kan nu niet. Het duurde écht wel even om een nieuw ‘online’ ritme te vinden. We hebben nu onze draai gevonden, maar het is gewoon een hele andere manier van werken. Iedere dag starten we met een online stand-up waarin iedereen vertelt wat hij of zij heeft gedaan en gaat doen. Daaruit komen weer nieuwe videocalls en zo proberen we, vaak via Slack, echt goed in contact te blijven met elkaar. Dat is heel belangrijk met ons werk.”

Van brainstormsessies tot workshops

Ook met klanten hebben ze normaal gesproken veel contact, van brainstormsessies tot workshops. “De workshops zijn nu dus ook online. We proberen alles zoveel mogelijk te doen zoals we dat ook ‘live’ zouden doen. Dus simpelweg beginnen met voorstellen, wat opdrachten waarbij iedereen voor zichzelf iets op papier moet schrijven en koffie- en plaspauzes.”

“Qua inhoud loopt het dus wel redelijk gelijk op, is het zelfs misschien wel efficiënter, maar ik mis wel de small talk, de kleine dingen om de workshop heen. Normaal heb je het voor of na, of in de koffiepauze even over andere dingen en dat zijn de momenten dat je een persoonlijke band kan opbouwen met een klant. Nu kun je dat een klein beetje doen, maar online is alles toch wat formeler en afstandelijker. Ik merk dat ik klanten nu dus vaker bel, omdat ik dat echt nodig vind om toch die momenten te creëren om een goede band op te kunnen bouwen. Gewoon even kijken hoe het gaat. Dus dat is nu wel harder werken dan voor de crisis.”

Aangepaste planning

Daarnaast heeft Jager & Prooi door de crisis hun planning moeten aanpassen. “Onze klanten hebben zelf ook rekening gehouden met de situatie en begrijpen dat we anders werken. Zo hebben we bijvoorbeeld de planning voor een aantal projecten aangepast, omdat je thuis gewoon niet altijd even veel gedaan krijgt. De doorlooptijden zijn iets langer nu, maar zolang je daar goed in gesprek over blijft met klanten, kom je daar meestal wel uit.”

Het is wennen, we moeten een nieuw ritme vinden en zoeken naar hoe we de persoonlijke band met een klant online kunnen opbouwen.

“De eerste hobbels hebben we genomen en dat gaat eigenlijk beter dan ik had verwacht. Maar wij werken op projectbasis en ik ben altijd bezig met wat als de huidige projecten over twee of drie maanden aflopen. We hebben recentelijk dus wel nieuwe klanten mogen verwelkomen, maar nu ik bezig ben met de projecten voor juni merk ik wel dat gesprekken met potentiële klanten lastiger zijn. Dat kan dus best nog even spannend worden en het enige wat ik kan zeggen is dat we blijven investeren in klantrelaties. Hopelijk betaalt zich dat later alsnog uit.”