Organisaties maken te weinig gebruik van nieuwe media

Sociale media hebben impact op organisaties en hun omgeving. Medewerkers communiceren intern en extern via nieuwe kanalen. De buitenwereld communiceert over de onderneming en haar producten en diensten. Lang niet alle organisaties weten te profiteren van de voordelen van nieuwe media. Hoe kunnen zij omgaan met nieuwe digitale communicatiekanalen, zodat interne communicatie transparanter en concreter wordt? En hoe kan dat leiden tot kostenbesparing?

Huidig gebruik van media

Als er een blik wordt geworpen op de manier waarop ondernemingen momenteel met hun medewerkers communiceren, dan is er de afgelopen jaren weinig veranderd, ondanks de komst van nieuwe kanalen. Nieuwe media worden in het algemeen langzaam en moeizaam geaccepteerd binnen organisaties. De oorzaak hiervan kan liggen in het feit dat er draagvlak mist binnen de organisatie. Ook kan de oorzaak hiervan liggen in het gegeven dat de voordelen van nieuwe media momenteel nog niet worden herkend door het (hoger) management en de medewerkers.

Interne communicatie vindt momenteel nog plaats via diverse ‘traditionele’ communicatiekanalen, om een voorbeeld te noemen: Een nieuwsbrief (hardcopy of digitaal) of via e-mail. Naar mijn mening is deze manier van communiceren outdated en kan interne communicatie sneller, efficiënter en effectiever verlopen. Denk maar eens aan e-mailconversaties die in een korte tijd heel groot kunnen worden of de tijd dat je moet wachten op een collega voordat je antwoord krijgt. Kan dat niet anders?

Interessante voordelen nieuwe media voor interne communicatie

Nieuwe media kunnen interessante voordelen bieden voor interne communicatie:

• Real-time communicatie: Instant communicatiekanalen (zoals MSN, Google Talk en Skype) kunnen worden gebruikt om snel informatie te delen met collega’s, relatief eenvoudige discussies te voeren en vragen te stellen aan collega’s waar je normaal gesproken minder snel contact mee zou hebben. Een bijkomend voordeel is dat er met collega’s waar ook ter wereld tegelijkertijd kan worden gecommuniceerd.
• Overbodige info blijft achterwege: Als voorbeeld de digitale handtekeningen die iedere keer bij het verzenden van een e-mail intern worden meegestuurd. Daarnaast is het voor gespreksdeelnemers direct zichtbaar of een collega wel of niet beschikbaar is voor een gesprek. Bij het sturen van e-mails is het voor de zender niet meteen duidelijk wanneer hij of zij antwoord terug kan verwachten.
• Efficiënt communiceren: Communiceren met collega’s kan plaatsvinden zonder dat deze bij ieder bericht worden lastig gevallen met bijvoorbeeld digitale handtekeningen, waardoor bijvoorbeeld e-mail conversaties langdradig kunnen worden. Conversaties blijven to the point, van overbodige informatie is veel minder sprake.
• Samenwerking wordt vereenvoudigd: Het delen van documenten kan worden vereenvoudigd. Met meerdere medewerkers aan een document werken scheelt moeite, bespaart tijd en biedt overzicht. Bovendien werken medewerkers altijd aan de laatste versie.
• Kostenbesparend: De meeste nieuwe aanbieders van moderne communicatiekanalen bieden haar diensten gratis (of bijna gratis) aan. Niet alleen kan een organisatie met nieuwe communicatiekanalen in de kosten snijden, door deze nieuwe platformen te accepteren, bespaart ze ook geld door efficiëntere tijdsbesteding van haar medewerkers.

Conclusie: Door real-time, efficiënt en effectief te communiceren, besparen medewerkers zichzelf en elkaar tijd.

Vereisten aan het implementeren van nieuwe media

Via welke aanpak zouden nieuwe media geïmplementeerd kunnen worden in een (grote) organisatie? Naar mijn mening is een van de grootste uitdagingen het creëren van draagvlak. Zonder draagvlak zullen nieuwe media nooit worden opgenomen in de organisatie. Met het opbouwen van draagvlak kunnen nieuwe communicatietools en –platformen worden geïmplementeerd in de al gehanteerde workflow van de organisatie.

Aansluitend op het creëren van draagvlak: de implementatie en het in gebruik nemen van nieuwe media vereist ook een andere mindset. De tools an sich maken het verschil namelijk niet. De manier van communiceren verandert op een zodanige manier, dat medewerkers die andere mindset zullen moeten krijgen.

Conclusie: verschuif je focus naar het creëren van draagvlak

Nieuwe media bieden veel voordelen voor interne communicatie ten opzichte van traditionele media. Verschuif daarom de focus naar het creëren van draagvlak binnen de organisatie, en leg de nadruk op de kracht van nieuwe media. Bij een succesvolle implementatie zal het naar mijn mening leiden tot, zoals ik hiervoor al noemde, efficiëntere en meer effectieve communicatie, waarbij tijd en geld worden bespaard. Bijkomend voordeel is dat de organisatie meer flexibel wordt en dat drempels worden weggenomen. Het is makkelijker dan ooit om de conversatie aan te gaan met mensen zowel binnen als buiten de organisatie.