Interne communicatie in 2020: dit zijn de trends

In 2020 zal de arbeidsmarkt wereldwijd gedomineerd worden door millennials en generatie X. Beide generaties zijn dan goed voor zo’n 35 procent van de wereldwijde arbeidsmarkt. Gen Z komt op een mooie tweede plek met 24 procent. Daarnaast heeft de manier waarop we met elkaar communiceren in de hele geschiedenis van de mens geen grotere omslag gemaakt dan in de afgelopen tien jaar. Dat vraagt om nieuwe interne communicatie. De toekomst is hier, en die verdrijft oude manieren van interne communicatie. Ik deel vijf trends.

1. Mobiel blijft (opper)machtig

De gemiddelde Nederlander brengt zo’n 2 uur en 28 minuten per dag op zijn smartphone door. Nederlanders tot 30 jaar zijn de grootste ‘verslaafden‘. Hun schermtijd komt neer op een gemiddelde van 3 uur en 21 minuten. In totaal zo’n 50 dagen per jaar. In 2019 keken we voor het eerst minder tv dan dat we tijd op internet doorbrachten. Sinds oktober 2016 is het internetverkeer via smartphones en tablets zelfs groter dan het verkeer via desktops.

Cijfers liegen niet: we houden van onze mobiele apparaten. Als je anno 2020 je personeelsleden wil bereiken met je interne nieuws, is het slim om de informatie rechtstreeks naar hun mobiele devices te sturen. Dan is het altijd en overal toegankelijk. Om het bereik nóg groter te maken, kun je je device-loze medewerkers (ja, ze bestaan nog steeds!) te pakken krijgen via andere kanalen, zoals narrowcastingschermen. Verspreid dezelfde boodschap via verschillende kanalen om ervoor te zorgen dat het bij iedereen aankomt.

2. Informeer direct

We moeten op een dag zo veel informatie verwerken. We willen niet ook nog eens tijd kwijt zijn aan het filteren van de juiste informatie uit die enorme hoeveelheid. Onze hersenen onthouden vier taken tegelijk, daarna gaan we helaas dingen vergeten. Het is dus geen optie om alle informatie en taken te onthouden. Maar we kunnen het ons ook niet veroorloven om uren van een werkdag te besteden aan het doorzoeken van gigantische bergen nieuws en berichten, op zoek naar dat ene rapport of bericht dat je nodig hebt.

Het wordt daarom belangrijker om je medewerkers direct te informeren. En ‘direct’ betekent niet ‘op dit moment’. Medewerkers hebben er meer baat bij zonder omleidingen naar de juiste informatie geleid te worden.

Zorg voor een duidelijke en vlotte toegang tot gedeelde digitale platformen waarin je medewerkers kunnen samenwerken en bestanden kunnen delen. Maak daarbij gebruik van een platform als intranet, waartoe iedereen gemakkelijk toegang heeft. Om je medewerkers vervolgens direct te informeren, zorg je dat de informatie hen ‘vindt’, in plaats van andersom.

De methoden die je hiervoor gebruikt, kunnen het best interactief zijn. Interactieve screensavers op werkplekken, bijvoorbeeld: als je personeelsleden met één muisklik de juiste informatie vinden, kunnen ze hun dagelijkse tijd op kantoor optimaal benutten.

3. Weg met infobesitas

Als vervolg op de vorige trend voor interne communicatie is wat uitleg op z’n plaats. ‘Direct informeren’ betekent niet dat je zo veel mogelijk informatie naar je werknemers moet sturen, in de hoop dat ze er wat nuttigs uit halen. In 2019 voelden veel werknemers zich nog steeds én steeds meer afgeleid door de voortdurende informatiestroom. Zowel op het werk als thuis.

Tijdens een werkdag leidt deze aanhoudende informatiestroom je medewerkers af. Hoewel dit geval van ‘infobesitas‘ in 2019 (en 2020) niet nieuw is, maakt wel nog steeds 28 procent van alle Nederlandse werknemers zich er zorgen over.

Je kunt voorkomen dat de gezondheid en productiviteit van je werknemers onder infobesitas lijden. Overweeg eens om de hoeveelheid informatie die je organisatie deelt te verminderen door ‘corporate spam’ terug te dringen en relevanter te maken. Maak het simpeler door je informatie op je werknemers te richten via verschillende kanalen voor specifieke werknemersdoelgroepen.

De informatie die je wél publiceert, moet uit kleine brokjes bestaan. Zo kunnen je personeelsleden ervoor kiezen om meer te lezen als ze dat graag willen. Bite size is the right size.

4. Massale aandacht voor data

Meten is weten. Over infobesitas gesproken: onze huidige technologie heeft aanzienlijk bijgedragen aan de mogelijkheden om gegevens te verzamelen. Over ongeveer alles wat denkbaar is. Sommige organisaties verzamelen gegevens alleen maar omdat het kan. Andere organisaties gebruiken big data om hun bedrijfsstrategieën te bepalen.

Big data is alleen nuttig als je het kunt omzetten in waardevolle resultaten. Anders draag je slechts bij aan de infobesitas van je werknemers. Wat op zijn beurt weer voor verminderde productiviteit op de werkvloer zorgt. Maar zelfs als je organisatie er wél in slaagt om big data om te zetten in bruikbare resultaten, kunnen medewerkers nog steeds moeite hebben om de juiste informatie te onthouden en zich later te herinneren.

Hoe meer informatie werknemers zich kunnen herinneren, hoe beter. De juiste informatie kan leiden tot een verbetering van productiviteit en een hogere kwaliteit van werk. Een aantal tips:

• Maximaliseer de resultaten van het werk van je datawetenschappers door je medewerkers te helpen bruikbare resultaten te onthouden en herinneren.
• Zorg voor corporate transparacy door data te publiceren in je hele organisatie. Maak bijvoorbeeld data uit Power BI inzichtelijk door ze dagelijks op narrowcastingschermen te publiceren.
• Presenteer de uitkomsten van KPI’s via verschillende kanalen.
• Visualiseer je real-time data en leid je medewerkers er direct naartoe.
• Verbeter de vindbaarheid, laat zien hoe interessant bruikbare gegevens kunnen zijn en verhoog de productiviteit en kwaliteit van het werk van je personeel.

5. Visueel, interactief & vermakelijk

Met de stijging van het aantal millennials en medewerkers uit gen Z op de werkvloer, verandert de wereld van interne communicatie. Gen Z zijn ‘online veelvraten‘, millennials zijn avontuurlijk en houden van entertainment. Dan kom je met oude communicatiemiddelen niet zo ver. Een wekelijkse nieuwsbrief en lange, saaie artikelen zijn niet het entertainment of avontuur waar millennials en gen Z naar op zoek zijn.

Daarnaast lijken oude communicatiemiddelen totaal niet op de manier waarop millennials en gen Z normaal aan hun dagelijkse portie informatie komen: via hun mobiele apparaten (mobiel blijft machtig!). Bovendien: niet alleen millennials en gen Z, zelfs babyboomers en gen X gebruiken internet en sociale media steeds vaker voor eigen entertainment.

Maar wat maakt sociale media nou zo leuk? Ze zijn visueel én interactief. Dus: als je wil dat je nieuws ook echt binnenkomt bij je werknemers, maak het dan wat avontuurlijker. Visueel en interactief nieuws doet het goed. Gebruik visual storytelling, gifjes of foto’s. Bied mogelijkheden voor interactie, zoals een optie om commentaar te geven op je nieuwsberichten. Deel infographics, video’s of omarm gamification. Zorg voor dynamiek!

Welke interne communicatietrends er ook spelen in dit nieuwe jaar, ook in 2020 blijft goede interne communicatie een belangrijke factor die bijdraagt aan de betrokken- en tevredenheid van je medewerkers. Een trend die jaar na jaar blijft bestaan!