Recruitment & chatbots: vind de juiste tone of voice [6 tips]

Om maar gelijk de feiten op tafel te leggen: 45% van alle chatconversaties is na werktijd of in het weekend. Hét moment om je sollicitatie te versturen. Wat betekent dat voor recruitment? Eigenlijk dat je 24/7 bereikbaar moet zijn om kandidaten direct te woord te staan. Nu is een functie als recruiter zeker geen 9-tot-5-baan, maar er moet ook geslapen, gesport, gegeten en geleefd worden… Toch?

Eenvoud dient de recruiter

Chatbots maken het leven van de recruiter een stuk makkelijker. En denk je: daar staat toch niemand voor open? Kandidaten wel: de studie Recruiting Trends laat bijvoorbeeld zien dat in Duitsland 53,2% van de kandidaten chatbots gebruikt om informatie in te winnen bij een onderneming. Bijzonder dus dat in Nederland nog maar 5% van de 500 grootste werkgevers een chatbot heeft.

Om chatbots in te zetten als tool om de recruiter te ontlasten, moeten techniek én tekst werken. En dat laatste is precies waar dit artikel over gaat: de stem achter recruitment. Want we hebben een bepaalde hoeveelheid woorden in een woordenboek, maar ontelbare manieren om die woorden te formuleren naar de juiste boodschap.

Gesprek tussen bot en …?

Misschien open deuren, maar deze belangrijke vragen moet je jezelf stellen:

• Met welke doelgroep praat de chatbot?
• Welk werk- en denkniveau heeft deze doelgroep?
• In welke leeftijdsfase bevindt de doelgroep zich?
• Wat zijn de belangrijkste pullfactoren?

Pas als je weet wie de gesprekspartner is, kan de bot zijn of haar taal spreken. En bijvoorbeeld ook de lengte van de zinnen aanpassen aan het werk- en denkniveau.

Welke toon sla je aan?

Je tone of voice is wát je zegt (of schrijft) gecombineerd met de manier waarop. Je stem als werkgever of intermediair. Het is belangrijk dat je die tone of voice consequent doorvoert in alle communicatie. Want het is gek als je in je vacatureteksten heel anders communiceert dan jouw chatbot doet. Dit kan ongeloofwaardig overkomen. Sterker nog: het kan je kandidaten kosten.

Door een heldere tone of voice te bepalen en te borgen, praat je altijd en overal met een herkenbare en vertrouwde stem. Concreet? Je kunt je zo voorstellen dat een chatbot van een hippe scale-up een andere toon aanslaat dan die van een conservatieve pensioenorganisatie.

How to chatbot?

Doelgroepgericht schrijven met de juiste tone of voice: check. Maar hoe zorg je nu dat je dit voor elkaar krijgt met jouw chatbot? Ik geef je zes tips voor het inzetten van de chatbot in het recruitment-traject.

1. Ga de dialoog aan

Niemand wordt gelukkig van die afgezaagde, afstandelijke standaardzinnen. Gebruik ze dan ook niet! Maak de tekst menselijk en schrijf in spreektaal, bijvoorbeeld: ‘Ik begrijp dat je op zoek bent naar een vacature logistiek medewerker. Voor welke locatie kan ik het beste kijken?’. Schrijf hierbij vanuit de ik-vorm.

2. Geef de chatbot een gezicht en naam

Of dat nu een zogenoemde avatar of daadwerkelijk een foto van een collega’s is, is afhankelijk van jouw bedrijf. Maar maak er geen geheim van. Werk je met een avatar? Own het dan. Bijvoorbeeld Matthijs, die zich direct voorstelt als de virtuele recruitment-assistent bij werkenbijkruidvat.nl.

3. Verwerk jouw employer value proposition (EVP) in de tekst

Met andere woorden: waarom kiest iemand specifiek voor jouw organisatie? Dat is het DNA van je organisatie, jullie trots. En door deze waarden door te vertalen in de tekst van de chatbot, creëer je herkenbaarheid. Zo kan de potentiële kandidaat direct kijken of hij of zij zich aangesproken voelt door jouw organisatie.

4. Zorg voor de juiste flow

Dit gaat verder dan alleen antwoord geven op de vraag. Gooi er een menselijk sausje over, bijvoorbeeld door een grapje. Emoticons en gifjes werken ook goed, mits dat past bij jouw bedrijf. Met andere woorden, maak er een prettig gesprek van. Tijdens een date word je toch ook niet gelukkig als iemand continu met een strak gezicht alleen antwoord geeft op je vragen?

5. Aanmoedigen!

Is de sollicitant bijna klaar met het sollicitatieproces? Laat het weten. Aangezien we een spanningsboog hebben van zo’n acht seconden, kan iedereen wel een ‘cheerleader’ gebruiken om de taak te voltooien.

6. Knock, knock… Are you there?

Niemand heeft zin om lang te wachten op een antwoord. Een minuut is al 40 seconden te lang. Moet iemand wel langer wachten? Maak er geen geheim van. Een ‘standaard’ antwoord is al genoeg. Bijvoorbeeld: ‘Hi, het is op dit moment erg druk. Ik doe hard mijn best om binnen 10 minuten antwoord te geven op je vraag. Wil je direct antwoord? Dan staan mijn collega’s van de servicedesks voor je klaar. Je kunt ze bereiken via …’. Op die manier weet de persoon die een vraag stelt waar hij of zij aan toe is.

Woorden hebben kracht

Nu de techniek binnen recruitment zich steeds verder aan het ontwikkelen is, ligt de focus nog meer op het menselijke aspect. Woorden zijn hierbij een krachtig middel, ook bij chatbots. Tekst kan het verschil maken tussen een sollicitant of geen sollicitant. Zorg jij dat tekst voor je werkt?