Overheidswebsites toegankelijk maken: 10 tips voor redacteuren

Bij het digitaal toegankelijk maken van je website komt het nodige kijken. Niet alleen moet het gekozen platform er technisch klaar voor zijn. Ook is het belangrijk om de werkafspraken binnen je redactie(team) te actualiseren. In dit artikel deel ik 10 redactietips waardoor iedereen, dus ook iemand met een beperking, overheidssites kan gebruiken.

Het thema ‘Toegankelijkheid van overheidssites’ krijgt steeds meer aandacht. Op 23 september 2020 moeten alle externe en interne overheidssites voldoen aan het ‘Besluit digitale toegankelijkheid overheid’. Het is belangrijk dat alle mensen, dus ook degenen met een beperking, overheidssites inclusief alle documenten daarop kunnen gebruiken. Iedereen heeft het recht op informatie in deze digitale wereld.

Digitale toegankelijkheid vraagt om aanpassingen in techniek en redactieafspraken. Technisch moet het gekozen platform tijdig zijn aangepast. Denk aan het kunnen vinden van profielvelden en invoervelden of een heldere structurering zodat mensen met een (visuele) beperking ook makkelijk kunnen navigeren. Aanvullend zijn er optionele functies als voorleessoftware. Websites moeten daarbij voor alle apparaten toegankelijk zijn: nieuwe en oude.

In de redactie verandert ook het nodige. Veel van de dagelijkse routines van redacteurs, eindredacteurs en webmasters gaan net anders lopen. Digitale toegankelijkheid is dus ook een organisatorisch vraagstuk. 10 redactietips:

1. Consequent toepassen van tekststructuur

Tekststructuur is belangrijk. Veel mensen hebben behoefte aan leeswijzers om de boodschap te begrijpen. Een praktische oplossing is om elk bericht in een apart (werk)document uit te werken en daarbij de editor te gebruiken voor spelling- en grammaticacontrole. Consequent maak je gebruik van de koppen voor titel, tussenkop en andere koppen. Sla daarbij geen niveau over. De kopstructuur neem je 1:1 over naar je online omgeving.

Let op: de Kop 1 of H1 kan voorbehouden zijn voor de navigatie van je site. Voor je titel gebruik je dan Kop 2 of H2, voor een tussenkop Kop 3 of H3, et cetera.

Bijkomend voordeel van het gebruik van aparte (werk)documenten is het makkelijk kunnen geven en verwerken van feedback van collega’s.

2. Ondertitelen video’s en transcriptie bij animaties

Vlogs, video’s en animaties moeten ook toegankelijk zijn voor dove, slechthorende en blinde mensen. Videoproducties krijgen allemaal een ondertiteling. Praktische oplossingen:

• Vraag sprekers voorafgaand aan de opname de tekst al zo veel mogelijk uit te werken. Gebruik deze teksten als ondertiteling. Het gaat erom dat de strekking van de zinnen overeen komt. Het is niet nodig om alle uitgesproken teksten letterlijk als ondertiteling toe te voegen.
• Een alternatief is om gebruik te maken van de functies binnen YouTube of de gratis programma’s zoals Davinci Resolve en Clips (Apple) voor het geautomatiseerd ondertitelen. Dit kan wel bewerkelijk zijn, omdat je alle teksten moet checken. De techniek is op dit moment nog niet zo ver dat je helemaal kunt vertrouwen op de automatisch gegenereerde ondertiteling.
• De ondertiteling kan direct aan het filmpje worden toegevoegd. Het hoeft niet in een apart document op je website te staan.

Animaties worden voorzien van een transcript. Dat is een uitgeschreven tekst over de animatie die je op de site kunt lezen. Een aandachtspunt is dat deze tekst een aparte plek op de pagina moet krijgen, wat bij grotere animaties nodig kan zijn. Het alternatief is een zogenaamde alt-tekst. Dit is een alternatieve tekst die op een webpagina aan afbeeldingen, links en bestanden kan worden toegevoegd. Let op: vaak kun je er maar een of enkele woorden in kwijt. Deze mogelijkheid kent dus beperkingen.

3. Voldoende contrast bij beeldmateriaal

Veel bezoekers van je site hebben een vorm van kleurenblindheid. Niet iedereen realiseert zich dit. Voldoende kleurcontrast is belangrijk om te voorkomen dat de betekenis van beelden en eventueel teksten in afbeeldingen verloren gaan.

Gekozen materiaal beschikt daarom over de juiste kleurkeuze (huisstijl), voldoende contrast (licht/donker) en is voorzien van alt-teksten. Voorkom bijvoorbeeld witte of gele letters tegen een lichte achtergrond. En voorkom de combinatie groen en rood.

In afbeeldingen mag je eventueel een tekst blijven gebruiken. In de alt-tekst geef je aan wat de afbeelding voorstelt. Als de afbeelding een link heeft, moet deze duidelijk beschreven zijn. Let wel: belangrijke informatie wordt idealiter niet gedeeld in een plaatje maar in de gewone tekst. Dit is ook beter voor bijvoorbeeld ondersteunende software voor blinden en ook voor de vindbaarheid via zoekmachines.

Er zijn verschillende tools beschikbaar om te kijken of kleuren voldoende contrast hebben, bijvoorbeeld Contrast Ratio en WAVE.

4. Beschrijving aan hyperlinks meegeven

Elke hyperlink dient een beschrijving te krijgen. Een blinde kan met voorleessoftware horen wat er staat en waar de link naar toe verwijst.

Onduidelijk is bijvoorbeeld de linknaam: ‘KKY_2019_23_april_123%’ of ‘Lees meer’. Een voorbeeld van een meer duidelijke linknaam: ‘Uitleg vergoedingen leerlingenvervoer 2020’.

Hyperlinks mogen niet langer in een nieuw venster (tabblad) worden geopend. Het is belangrijk dat de bezoeker op de pagina blijft. Dit geldt zowel voor links naar interne als naar externe websites. Iemand met een visuele beperking kan anders het overzicht verliezen waardoor de boodschap niet overkomt.

5. Werken met open pdf-bestanden

Alle pdf-bestanden, gepubliceerd na 23 september 2018, moeten open en toegankelijk zijn (dus met terugwerkende kracht). Dit geldt ook voor de oudere pdf’s die nog geregeld wordt geraadpleegd of van toepassing zijn bij lopende processen.

Pdf is een complex format en toegankelijke pdf-bestanden maken is niet makkelijk. Ook moeten documenten vaak nog aan andere eisen voldoen, bijvoorbeeld aan de Archiefwet.

Een open, toegankelijke pdf voldoet aan een aantal punten:

1. De (beschrijvende) documenttitel is zichtbaar in de titelbalk.
2. Het contrast van de tekstkleur met de achtergrondkleur is afdoende en alle informatie is ook beschikbaar als iemand kleuren niet kan onderscheiden.
3. Het document heeft bladwijzers waarmee je door het document kunt navigeren (index). Zorg ook voor goede tags.
4. Het bestand heeft een goede codelaag waarin bij alle onderdelen informatie wordt gegeven over de rol ervan op de pagina (kop, lijst, paragraaf).
5. Het bestand heeft een goede leesvolgorde. Dit is een laag die wordt gebruikt door bijvoorbeeld slechtzienden die de pdf in een andere weergave willen bekijken.
6. In de metadata staat informatie over het document, zoals de titel van het document, of het document een codelaag bevat, de pdf-versie die wordt gebruikt en in welke taal het document is. Dit zijn belangrijke aspecten voor toegankelijkheid en de bruikbaarheid van een document.
7. Een toegankelijke pdf is altijd gecodeerd.

Alt-teksten zijn in dit geval geen alternatief voor gesloten pdf-bestanden.

Een consequent gebruik van open pdf-bestanden kan lastig zijn. Een praktische tip (geen structurele oplossing) is om in de begeleidende tekst van de pdf te beschrijven wat kernboodschap en eventuele call-to-action zijn.

Vraagt iemand na plaatsing van een pdf om een volledig toegankelijk document? Dan moet je hieraan kunnen voldoen. Bij de verwijzing naar externe pdf-bestanden ben je als redactie overigens niet verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de documenten van die bron.

Over het algemeen is het verstandig om je af te vragen of je wel een pdf-document wil gebruiken. Kan de informatie niet gewoon op je internetpagina worden gedeeld?

6. Toegankelijkheidsverklaring opnemen

Uiterlijk 23 september 2020 heeft elke overheidssite een eigen toegankelijkheidsverklaring. Dit is verplicht. In de verklaring staat uitgewerkt hoe de site voldoet aan de nieuwe richtlijnen. De verklaring vraag je aan via de gratis invulassistent van Logius.

Om een verklaring te krijgen dien je vooraf onderzoek te doen naar de digitale toegankelijkheid van de site. Het is niet verplicht om dit uit te besteden aan een onderzoeksbureau. Er bestaat ook niet zoiets als een officieel keurmerk. Het onderzoek mag je als organisatie ook zelf uitvoeren. Uitkomsten hiervan verwerk je in een actieplan, waarbij je aangeeft welke acties je gaat uitvoeren om een digitaal toegankelijke site te krijgen.

Ook geef je gemotiveerd aan waar en hoe je mogelijk afwijkt. Je dient je aan dit actieplan te houden. Het tijdig realiseren van de planning is voldoende. Zo mogelijk dien je bij een audit hierover verantwoording af te kunnen leggen.

Je bestuurder is verantwoordelijk voor de verklaring op de site. Hij of zij moet worden gekend in het onderzoek en actieplan. Mogelijk wil de bestuurder ook een jurist betrekken en digitale toegankelijkheid als bespreekpunt laten opnemen in de voortgangsgesprekken. Maak er een positief ‘frame’ van: je bestuurder heeft belang bij de toegankelijkheid van de site, het is een stuurmiddel om met de site in control te zijn. Toegankelijkheid helpt ook bij de vindbaarheid van de site en de content via zoekmachines als Google. Bedenk tot slot dat alle maatregelen die je neemt om je site toegankelijk te maken goed zijn voor alle bezoekers.

7. Duidelijke benaming aan afbeeldingen en bijlages

Net als een duidelijke naam bij hyperlinks dienen ook bestanden, afbeeldingen, infographics en andere bijlagen een duidelijke benaming te krijgen.

Enkele tips:

• De titel moet kort en krachtig zijn.
• De opbouw van bestandsnamen doe je op een consequente manier.
• Gebruik maximaal 30 karakters en gebruik alleen de karakters: 0-9, A-Z en a-z.
• Als je voor een datum kiest, gebruik dan het stramien JJJJMMDD.
• Vermijd vreemde karakters, punten of andere tekens om woorden te scheiden.
• Gebruik geen onduidelijke of ongebruikelijke afkortingen.

Ook bij het gebruik van een foto in bijvoorbeeld een Word-bestand voeg je een titel toe. Na het invoegen ga je naar: Afbeelding opmaken > Indeling en eigenschappen > Alternatieve tekst > Titel. Een persoon met een beperking bepaalt of hij of zij deze de beschrijving wil horen.

Bijkomende voordelen van deze werkwijze zijn de externe vindbaarheid en ook het zelf makkelijker kunnen terugvinden van documenten.

8. Toegankelijke tabellen

Een tabel kan handig zijn om gegevens op een overzichtelijke manier te presenteren. Ze kunnen echter een uitdaging zijn voor mensen met een visuele beperking. Een tabel kun je vergelijken met een foto. Om deze duidelijk te maken is een beschrijving van de inhoud nodig.

Handreikingen:

• Voorkom uitgebreide en (zeer) gedetailleerde tabellen. Maak een onderscheid tussen de informatie die je moet en wil vertellen. De niet-essentiële informatie laat je weg of schrijf je uit in een bijlage met een verwijzing naar de site.
• Bedenk goed hoe je de informatie op een mobile device presenteert. Te complexe tabellen zijn daarbij niet aan te raden.
• Praktische tip (vaak geen structurele oplossing): ook hier is het aan te raden om een begeleidende tekst op te nemen met daarin de essentie van de gepresenteerde informatie.

9. Verzenden van toegankelijke nieuwsbrieven

Een nieuwsbrief kan een trigger voor je doelgroep vormen om terug te keren naar je site. Ook een nieuwsbrief dient digitaal toegankelijk te zijn. Denk aan het gebruik van tekststructuur, voldoende contrast bij beeldmateriaal, de juiste beschrijving bij hyperlinks, duidelijke benamingen bij afbeeldingen en eventuele bijlagen.

Als redactiemedewerker ben je bij het opmaken en versturen van een nieuwsbrief afhankelijk van het softwareprogramma dat jouw afdeling gebruikt. Een tip is om tijdig bij de softwareleverancier na te vragen hoe hij – wat betreft techniek – zorgt voor een digitaal toegankelijke nieuwsbrief.

10. Alternatieven bieden voor informatie via socialmediakanalen

Overheidsorganisaties zetten naast hun site soms aanvullende socialmediakanalen in om hun doelgroepen te bereiken of om te kunnen luisteren naar wat er leeft. Aandachtspunt is dat dit soort platforms volgens de nieuwe richtlijnen niet altijd voldoende digitaal toegankelijk zijn. Ze bieden ook geen garantie dat je content aanwezig blijft en de content kan ongevraagd worden verplaatst, aangepast of verwijderd. Het kunnen bieden van een alternatief voor gebruikers met een beperking is daarom noodzakelijk.

Enkele handreikingen:

• Vermeld het gebruik van de gekozen socialmediakanalen in je toegankelijkheidsverklaring op je site. Op de profielpagina van je socialmedia-account geef je vervolgens aan waar bezoekers de digitaal toegankelijke informatie kunnen vinden.
• Als gebruikers bijvoorbeeld via Twitter of Facebook een vraag kunnen stellen, bied dan ook de mogelijkheid aan om dit via een formulier op de website, e-mail of telefoon te doen. Het is misschien handiger om gebruikers van je socialmediakanalen naar je eigen site te verwijzen en ze daar de vraag te laten stellen. Zo centraliseer je content en interactie en hoef je deze niet van verschillende kanalen te combineren.
• Je kunt de informatie die je deelt via een socialmediakanaal ook toegankelijk weergeven (embedden) op je website.
• Zorg dat de inhoud van je socialmedia-uitingen altijd zo toegankelijk mogelijk is. Voor de inhoud ben je namelijk wel verantwoordelijk. Dat betekent bijvoorbeeld dat je filmpjes op YouTube ondertiteling moeten hebben.

Hopelijk helpen deze tien redactietips jou bij het digitaal toegankelijk maken van je overheidssite!