Ontwikkelingen in onboarding: vergeet je vaste medewerkers niet

Het moment dat je ‘ja’ zegt tegen een nieuwe baan en tegen je nieuwe werkgever. Een belangrijk moment in je leven, omdat er veel dingen gaan veranderen. Je staat aan de start van een life-event als persoon, maar hoeveel bedrijven staan hierbij stil? Lees als werkgever even mee:

De periode tussen het opzeggen van je oude baan en het ‘uitzitten’ van de opzegtermijn, het moment van je contract tekenen, het toeleven naar je eerste werkdag, nieuwsgierigheid naar de klik met je nieuwe collega’s, het ontvangst op die eerste werkdag, het inwerken gedurende de proefperiode en uitkijken naar het moment dat je na een aantal maanden je echt comfortabel voelt in je nieuwe functie… Ik kan nog wel even doorgaan met het beschrijven van alle emoties waar je in terechtkomt als nieuwe werknemer. Binnen HR & recruitment noemen we deze periode (pre)onboarding.

Onboarding is het proces waarin nieuwe medewerkers kennis krijgen over hun rol, hun team en de organisatie. Met als doel dat zij zich onderdeel voelen van de organisatie en een actieve bijdrage leveren. Vanuit HR bekeken is het een proces waarin nieuwe collega’s begeleid worden tot geïntegreerde, bevlogen en productieve medewerkers. Dit proces is cruciaal voor het creëren van een duurzame relatie tussen werknemer en werkgever.

Dat onboarding een belangrijk onderdeel is van je organisatie, werd ook dit jaar weer duidelijk tijdens het event Onboard Amsterdam. Thema van dit jaar: ‘Purpose driven employees are your strongest brand ambassadors.‘ Ik neem je graag mee in zes belangrijke inzichten van deze dag.

1. Stel je purpose / why van je organisatie centraal in onboarding

Waarom doe je als bedrijf wat je doet en met welk doel? Mensen willen van nature een bijdrage leveren en impact maken. Waarom zouden ze dat bij jouw organisatie komen doen? Company purpose it is!

Het mooiste voorbeeld hiervan vind ik Tony Chocolonely. Een bedrijf met een missie: slaafvrije chocolade voor iedereen. ‘Serious about chocolate, crazy about people’ is de slogan die ook centraal staat in hun onboarding. Tijdens hun onboardingprogramma ‘Typical Tony Time’ krijg jij inzicht in wat jouw individuele bijdrage is aan hun totale missie.

2. Bied ruimte voor ideeën

Zowel tijdens keynotes van Zoku als Swapfiets kwam dit prachtig naar voren. Mensen inwerken en jouw bedrijfscultuur eroverheen ‘gooien’ is waar we allemaal mee starten. Waar we alleen mee moeten stoppen is het plaatsen van mensen in hokjes, in kaders en ze beperken. Zorg dat je ruimte biedt voor initiatieven, voor ideeën en ontwikkeling. Dat is de manier om het beste uit medewerkers te halen en ze aan je te binden.

3. Bied extra aandacht aan internationale collega’s

In tijden van een krappe arbeidsmarkt is het over de grens werven steeds normaler. Maar bedenk ook welke consequenties dit met zich meebrengt voor deze medewerkers. Komen wonen en werken in een ander land vraagt nog meer tijd voor begeleiding in dit proces. Bijvoorbeeld helpen met huisvesting of het voldoen aan de wet- en regelgeving in Nederland. Maar heb ook aandacht op de werkvloer voor verschillende culturen. Zalando organiseert bijvoorbeeld wekelijks lunches om elkaars culturen te leren kennen tijdens de ‘This is my culture lunch’.

4. Duur van onboarding

Zie onboarding niet alleen als een goede ontvangst op de eerste werkdag, de eerste werkweek of de maand proefperiode. Bepaal goed voor jouw bedrijf (of het verschilt zelfs per complexiteit van de functie) wat de ideale duur is van de onboarding.

Start bij het moment dat iemand ‘ja’ tegen je zegt als werkgever en stop als iemand 100% zelfstandig een bijdrage levert aan jouw organisatie. Als je een programma opstelt, neem dan minimaal een periode van drie maanden. Het liefst zelfs zes tot negen maanden. En bepaal vaste meetmomenten. Welke feedbacktools zet je in en welke data kun je gebruiken? Medewerkerstevredenheid, werkgeluk, reduceren van uitstroom cijfers, kwaliteit en productiviteit van medewerkers.

Zo meet Defensie bijvoorbeeld dat 54% van hun nieuwe collega’s productiever is na een gedegen onboarding. Vind hier dus ook aansluiting met HR analytics. En deze cijfers zijn ook belangrijk voor het bouwen van interne business cases (aanvragen van budgetten) voor je onboardingprogramma.

5. Maak het persoonlijk

Het zijn de kleine dingen die het doen.

In alle onboardingcases die ik voorbij zag komen, zie je dat kleine dingen de grootste impact maken. Mooi voorbeeld hoe een kandidaat bij Wortell na het sollicitatiegesprek een persoonlijk LinkedInberichtje krijgt van de directeur. Hoe een manager zelf het goede nieuws vertelt als iemand is aangenomen of je een kaartje thuis krijgt van je nieuwe collega’s om je te feliciteren. Of een welkomstapplaus bij Swapfiets of welkomstposters met een foto van jezelf bij Tony’s.

6. Re-onboarding

Zie onboarding niet alleen als iets voor nieuwe medewerkers. Wat dacht je van interne doorstroom naar een andere afdeling, andere functie of interne promoties? Om te zorgen dat deze doorstroom een succes is, mogen we deze ‘nieuwe collega’s’ veel beter inwerken.

In de praktijk zie ik helaas dat hier weinig aandacht voor is. Op dat gebied kunnen we nog iets leren van Bynder. Hoe zij een intern leadership-programma inzetten voor onboarden van doorgestroomde managers.

Zet pre-onboarding, onboarding en offboarding op je agenda voor 2020. Een arbeidsmarkt waar we mogelijk de eerste fluctuaties van onze economie gaan voelen en waar behoud van huidige medewerkers nog belangrijker kan gaan worden.