6 x hoe je de samenwerking binnen je marketingteam verbetert

Marketingteams hebben het moeilijk. Het is een van de weinige afdelingen waarvan wordt verwacht dat ze een impuls geven aan alle andere afdelingen van het bedrijf. Van verkoop tot support – je moet begrijpen wat werkt, wat niet werkt en hoe je het kunt verbeteren.

Maar hoe moet je de samenwerking tussen al die afdelingen onder de knie krijgen als je eigen marketingteam al moeite heeft om onderling samen te werken? Zou het niet leuk zijn als iedereen in jouw team, ongeacht zijn/haar specialiteit, wist wat er aan de hand was en hoe ze kunnen bijdragen aan elkaars succes?

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is dit niet onmogelijk. Hier zijn de beste praktijktips voor het verbeteren van de samenwerking binnen jouw marketingteam.

Waarom het voor marketingteams zo moeilijk is om samen te werken

Specialisaties zijn een groot probleem voor marketingteams. We hebben contentmarketing, public relations, SEM, social media, marketing automation, de lijst gaat maar door. En elk van deze heeft zijn eigen subafdeling, wat de samenwerking nog uitdagender maakt. Als Marketing Manager ben je je er pijnlijk van bewust dat deze (sub)afdelingen grote problemen veroorzaken. Slechte samenwerking veroorzaakt vaak:

• gemiste deadlines
• ondermaats presterende campagnes
• last minute toegevoegde taken
• en spanning tussen uw teamleden.

Maar er is hoop. Met een beetje moed, leiderschap en een stevige strategie kun je deze problemen overwinnen en beter gaan samenwerken.

Hoe verbeter je de samenwerking van je marketingteam

Het is duidelijk dat veel marketingteams moeite hebben om op dezelfde golflengte te blijven. Maar wat kun je eraan doen?

1. Stel duidelijke doelen

Wacht… wat? Je bent nu waarschijnlijk in de war, want dit is een bericht over samenwerking tussen marketingteams, niet over KPI’s. Maar je zult meteen begrijpen wat ik bedoel. Je zou verbaasd zijn hoeveel marketingteams tegenstrijdige doelen hebben en geen idee hebben hoe hun individuele KPI’s passen binnen de bredere strategie van het bedrijf.

In feite zegt 29% van de respondenten die aan dit onderzoek hebben deelgenomen, dat ze geen duidelijk verband vinden tussen hun rol en de overkoepelende bedrijfsstrategie. Elk team en individu moet ongetwijfeld zijn eigen KPI’s hebben, maar er moet altijd duidelijk en consistent gecommuniceerd worden over hoe deze allemaal samenwerken aan een gemeenschappelijk doel.

Hierbij een voorbeeld van verschillende doelen:

• Hoofddoel van het bedrijf: €50 miljoen aan omzet tegen 2020
• Public relations: 2 miljoen mensen per maand bereiken
• Content Marketing: 10.000 potentiële klanten per maand binnenhalen
• SEM: €5 – €8 ROAS (Return on Ad Spend)
• Marketing automation: 15% van de potentiële klanten omzetten in klanten

Door iedereen een duidelijk beeld te geven van waar het bedrijf naartoe gaat en hoe de KPI’s van elk team bijdragen, kan de basis worden gelegd voor een goede samenwerking.

2. Verbeter de communicatie

Onderzoek toont aan dat het verbeteren van de communicatie van jouw team de productiviteit met maar liefst 25% kan verhogen. Klinkt geweldig, toch? Maar communicatiebarrières zijn een van de grootste hindernissen voor elk team om te overwinnen.

Waarom is communicatie zo uitdagend? Hier is een aantal theorieën:

• Ten eerste vertrouwen marketeers op verouderde technologie zoals spreadsheets om projectplannen, deadlines en taken te beheren. Deze spreadsheets kunnen snel buiten controle geraken waardoor je helemaal opnieuw van nul wil beginnen – wat je na een tijd effectief doet. En het werkt… voor een tijdje, maar de spreadsheet keert op een moment onvermijdelijk terug naar een massale chaos.
• Ten tweede heeft elk team samen een manier gehackt om hun eigen projecten te beheren zonder een centrale, teamoverschrijdende tool. Dit verergert het ‘afdelingeneffect’. Verantwoordelijkheden en dagelijkse taken worden troebel, omdat ze over meerdere tools worden beheerd. Niemand weet wat hij of zij moet prioriteren en wanneer dit moeten gebeuren. En er zijn een heleboel vergaderingen om te proberen het allemaal uit te vogelen.
• Fun fact: een verbazingwekkende 62% van de marketeers zegt dat nutteloze vergaderingen hun werk in de weg staan.

Hoe kun je de communicatie van jouw marketingteam nu verbeteren? Begin met het implementeren van één projectmanagementtool. Als je jouw volledig marketingteam in één projectmanagementtool krijgt, is dat misschien tijdelijk pijnlijk, maar op lange termijn is het de moeite waard. Stel je eens voor dat je nooit meer uren hoeft te besteden aan het opsporen van campagnemiddelen, het doorzoeken van e-mails om deadlines te vinden, of het beleggen van talloze ‘statusupdate’-meetings. Klinkt vrij plezant, toch?

Door die spreadsheets en al die tools (die je waarschijnlijk slechts één keer gebruikt) weg te werken, blijft jouw marketingteam verbonden en altijd up-to-date.

3. Maak gebruik van duidelijke workflows

Een workflow is een essentieel onderdeel van een vlotte samenwerking tussen teams. Stel workflows in om teamleden te helpen anticiperen op de volgende stappen in elk project en te begrijpen wanneer hun werk een belangrijk onderdeel vormt. Bovendien maakt een duidelijke workflow processen herhaalbaar, zodat je het heel proces niet telkens opnieuw hoeft uit te vinden als je een nieuw project start.

Workflowmapping voor jouw marketingprojecten kan jou helpen:

• De hoeveelheid werk binnen een project met 30-50% verminderen.
• De verwarring over wie wat doet reduceren.
• Efficiënter samenwerken.

Op die manier heeft iedereen in jouw team een duidelijk beeld van wat er voor die dag op de planning staat. Vergeet niet om deadlines toe te voegen zodat alles in de juiste volgorde en op het juiste moment wordt gedaan. Duid ook het aantal dagen aan die men nodig heeft om een bepaalde taak af te werken. Hier bestaan een groot aantal tools voor. Een simpele zoektocht op Google zal jou hierbij helpen.

4. Kies een aantal ‘supporting’ tools

Zelfs met alle samenwerkingstools binnen een projectmanagementtool kan het nodig zijn om een paar andere softwarediensten te hebben om de samenwerking van jouw team te verbeteren. Hier is een lijst van onze favorieten:

• G Suite

G Suite is als Microsoft Office, maar dan voor de Google-generatie. Het is een verzameling van diensten die gebruik maken van de cloud – Google docs (± Word), sheets (± Excel), presentaties (± Powerpoint), etc. Het maakt het mogelijk om in realtime samen te werken aan documenten, zodat niemand nog hoeft te zoeken naar de laatste versie van een document.

• Slack

Ondanks het feit dat al jouw projectcommunicatie binnen een projectmanagementtool kan gebeuren, is het leuk om instant messages te hebben voor snelle vragen en samenwerking tussen teams. Slack is hiervoor onze favoriet, waar we allemaal dagelijks gebruik van maken. De communicatie op Slack gebeurt een-op-een met directe berichten of via channels met meerdere mensen die bijdragen aan een gesprek. Dit maakt het gemakkelijk om iedereen op de hoogte te houden van specifieke projecten of campagnes. Hieronder een voorbeeld van hoe het eruit ziet.

• Kissmetrics

Hoewel het stellen van doelen belangrijk is, is het nog belangrijker om bij te houden hoe jouw succes in de richting van de hierboven vastgestelde doelen gaat. Daarom houden we van Kissmetrics. De leercurve kan een beetje steil zijn, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, is de kans groot dat het je ‘go-to’ analytics-bron wordt.

Het helpt jou inzicht te krijgen in waar jouw meest waardevolle klanten vandaan komen, identificeert welke marketingcampagnes de beste resultaten opleveren, en zelfs hoe lang het duurt voordat iemand klant wordt na zijn eerste bezoek op de website.

5. Kies voor een flexibele aanpak

Flexibiliteit is niet meer alleen voor softwareontwikkeling van belang. Marketeers overal ter wereld realiseren zich de voordelen ervan. Het toepassen van een flexibele methodologie op jouw marketingteam stelt jou in staat:

• effectiever samen te werken.
• de samenwerking tussen afdelingen te verbeteren.
• de snelheid en reactiesnelheid van marketing te verhogen.

Hoe kan het gebruik van een flexibele aanpak jouw samenwerking verbeteren, vraag je jezelf nu waarschijnlijk af. Om te beginnen worden flexibele teams samengesteld met het oog op samenwerking. Elk lid heeft een specifieke functie binnen het team en een duidelijk beeld van wat het wil bereiken. Deze verwachtingen en verantwoordelijkheden vanaf het begin creëren, vergemakkelijkt de samenwerking naarmate het project vordert.

Vervolgens werkt ‘agile marketing’ aan sprintplanning. Sprints zijn korte periodes waarin een bepaalde activiteit wordt gedaan in plaats van langetermijnstrategieën. De sprint helpt teams om grote projecten op te splitsen in kleine, gemakkelijk uit te voeren taken. Maar voordat de sprint kan beginnen, neemt elk teamlid deel aan het sprintplanningsproces. Tijdens deze sessie komt iedereen in het marketingteam bij elkaar om de verantwoordelijkheden en deadlines binnen het project af te bakenen en af te spreken.

6. Dagelijkse check-ups helpen het team up-to-date blijven

Als je een flexibele methodologie volgt, komt het team dagelijks bijeen voor korte (maximum 10 minuten) statusupdates, ook bekend als ‘scrums’ of ‘stand-ups’. Deze korte bijeenkomsten zijn bedoeld om de afstemming binnen het team te behouden en de samenwerking te verbeteren. Elk lid geeft een korte samenvatting van waar ze mee bezig zijn, waar ze zich in het proces bevinden en welke problemen ze zijn tegengekomen. Deze stand-ups helpen managers om op de hoogte te blijven van de dagelijkse taken en de verantwoording tussen teamleden te vergroten.

Hoe kan ik een dagelijkse stand-up houden?

1. Ga niet zitten! Stand-ups zijn bedoeld als snelle check-ups, dus moedig iedereen aan om te blijven staan, zodat de vergadering snel gaat.
2. Iedereen moet drie vragen beantwoorden: (a) wat heb je gisteren gedaan, (b) wat ga je vandaag doen, en (c) welke problemen ben je tegengekomen.
3. Een-op-eengesprekken moeten buiten deze vergadering plaatsvinden. Alles wat tijdens de vergadering wordt besproken, moet voor iedereen waardevol zijn.
4. Stel geen nieuwe ideeën voor. Dit is geen planningsvergadering – blijf bij de 3 vragen.

Zet je plan om in daden

De tools die we hierboven hebben besproken zijn eigenlijk een manier om een flexibele stand-up te houden via projectmanagementsoftwares. Dit kan gemakkelijk via Slack gebeuren. Als je de G Suite gebruikt, hoef je ook niet langer achter statusupdates te zoeken, jouw spreadsheet die niet in realtime wordt bijgewerkt te decoderen of taken toe te wijzen in een platform dat niet is ontworpen voor een marketingteam. Er zijn natuurlijk talloze alternatieven voor deze besproken tools. Een snelle Google-zoektocht zal jou hierbij helpen.

Samenwerking is een uitdaging voor te veel marketingteams. Het is tijd om dit probleem eens en voor altijd op te lossen en eindelijk iedereen op dezelfde golflengte te krijgen. Stop met vrezen dat je op maandag naar het werk komt en deadlines en lastminutetaken bent vergeten en hebt overschreden.

Als je tijd besteedt aan het uitwerken van echte processen om samen te werken, betaalt het zich terug voor elk project dat je later uitvoert. De voordelen van de toegenomen productiviteit en vlottere workflows voor elk samenwerkingsproject dat je aangaat, zullen snel toenemen. Nu hoef je alleen nog maar jouw plan in daden om te zetten.

Met welke stap zal jij beginnen?