6 tips om een afwijzingsmail persoonlijk te maken

Standaard afwijzingsmails doen niet veel goeds voor jouw werkgeversmerk. Hoe wijs je een sollicitant dan wel af zonder dat het afbreuk doet aan je werkgeversmerk? Maak van een standaard mail een persoonlijke mail.

Een standaard mail versturen bij het afwijzen van een sollicitant. Het is snel en je hoeft er niet bij na te denken. Toch wil ik dat je de volgende keer even wacht als je op het punt staat zo’n standaard afwijzingsmail de digitale ruimte in te sturen. Verplaats je eens in de sollicitant die al tientallen van dit soort mails in zijn/haar mailbox heeft zien verschijnen. Voel je de emoties, boosheid, teleurstelling, verwarring? Dat zijn allerlei negatieve gedachten richting jou als werkgever.

Don’ts bij een afwijzingsmail

We hebben allemaal te maken (gehad) met afwijzingen in ons leven. Ze zijn nooit leuk. Vast en zeker heb je ook wel eens een afwijzing op een sollicitatie ontvangen via de mail. Van een baan waarvan je zeker wist dat jij dé aangewezen persoon was die te krijgen. Je kon zo alle eisen afvinken. Enkele dagen (of enkele weken) later ontvang je het volgende bericht:

Met opgetrokken wenkbrauwen lees je het bericht. Hardop roep je: “klets niet!” Ik heb de juiste achtergrond, ervaring en ik voldoe aan alle eisen!’ En bam! Daar is de negatieve ervaring met het bedrijf. De volgende keer dat je de bedrijfsnaam voorbij ziet komen, schiet (bewust of onbewust) meteen jouw sollicitatie en die afwijzing door je hoofd. En als dat bedrijf naast werkgever ook nog eens een dienstverlener of productaanbieder is, bedenk je je wel 10 keer of je daar een dienst of product afneemt.

Dit soort standaard afwijzingsmails sturen werkgevers regelmatig naar sollicitanten. Waarschijnlijk zonder erbij stil te staan wat dit voor invloed heeft op het werkgeversmerk. Als je zelf weleens zo’n mail hebt verstuurd, stond jij toen stil bij de gevolgen?

Hieronder volgen nog 3 voorbeelden van standaard afwijzingsmails die je vast bekend in de oren klinken:

Do’s bij een afwijzingsmail

Het is de kunst om een standaard afwijzingsmail net even minder standaard en ‘slecht’ te maken. Of nog beter: het om te draaien naar iets positiefs. Een persoonlijke afwijzingsmail doet daarbij wonderen. En ja, ik snap dat het (te) veel werk is om voor alle sollicitanten een afwijzingsmail op maat te schrijven. En gelukkig hoeft dat ook niet altijd.

Wat je wel altijd kunt bereiken, is de sollicitant het gevoel geven dat je met de afwijzingsmail net zo hard je best hebt gedaan als hij/zij op zijn/haar sollicitatiebrief. Key is dus om de mail heel persoonlijk te maken. Of te doen lijken.

Hieronder deel ik tips om jouw afwijzingsmail persoonlijk te maken

1. Gebruik de juiste aanhef

In de voorbeelden die ik liet zien, zag je het al. Hoe onpersoonlijk is het wel niet om een afwijzingsmail te beginnen met: ‘geachte heer/mevrouw’. Of ‘hi’. Kies er daarom altijd voor de sollicitant aan te spreken met zijn of haar naam. Dit zorgt ervoor dat hij/zij zich niet als ‘een van de velen’ voelt.

2. Schrijf de standaard afwijzingsmail in de ik-vorm

Dit is misschien wel de gouden tip. ‘Ik heb je sollicitatie bekeken’ klinkt al heel anders dan ‘we hebben je sollicitatie bekeken’. Of wil je echt de illusie wekken dat je met een comité van afgevaardigden een sollicitatie hebt beoordeeld?

Als je vanuit de ik-vorm schrijft, maak je het in 1 klap persoonlijk. En de afgewezen sollicitant snapt in één oogopslag wie de afzender is. Hij/zij zag jouw foto misschien al bij de vacature schitteren, of op het LinkedIn-profiel dat hij checkte. Misschien is er al contact met je geweest via de mail of telefonisch. Om dan in de standaard afwijzingsmail opeens over te gaan op ‘wij’ maakt het minder persoonlijk. En wie is ‘wij’ eigenlijk?

3. De juiste tone aanslaan

Iedereen kent de vacatures van Coolblue en hun eigen(wijze) schrijfstijl. Dan ga je er niet van uit dat een afwijzingsmail van Coolblue saai, passief en conservatief is geschreven. Geen paniek, dat laat Coolblue niet gebeuren: zij voeren hun eigen(wijze) schrijfstijl overal door, tot aan de afwijzingsmail toe. Maar daarin zijn ze helaas wel een van de weinigen.

Het gebeurt (te) vaak dat er in de vacaturetekst een hele andere tone of voice wordt aangeslagen dan in de vervolgcommunicatie. Misschien wel het meest voorkomende voorbeeld is dat er in de vacaturetekst een je-aanspreekvorm wordt gebruikt en de sollicitant opeens ‘u’ terugleest in de mail. Dat botst en voelt afstandelijk.

4. Schrijven in spreektaal

Een tip die vrij makkelijk uitvoerbaar is: schrijf zoals je het ook zou uitspreken tegen de sollicitant. En tegelijkertijd is deze tip een sterk advies om vooral nooit ‘even snel’ een voorbeeld van een standaard mail van het internet te plukken. Google op ‘voorbeeld standaard afwijzing’ en je vindt alle clichémails bij elkaar. Inclusief de veelvoorkomende zin ‘we houden je cv in onze portefeuille’.

Sowieso mag je dit soort boodschappen alleen maar in een mail vermelden als je dit ook écht doet. En als je het dat dan ook echt doet, verwoord het dan wat leuker. Of eigenlijk, schrijf het op zoals je het ook aan je sollicitant zou vertellen als je hem/haar aan de telefoon zou hebben, bijvoorbeeld: ‘Jouw cv en motivatie vond ik sterk en mooi aansluiten bij [bedrijfsnaam]. Mag ik daarom jouw gegevens bewaren? Wie weet kunnen jij en ik in de toekomst wel iets voor elkaar betekenen.’

Dit laat zien dat je de sollicitant serieus neemt, je moeite hebt genomen zijn/haar cv en motivatie te lezen, en je hebt ook het stukje toestemming om de gegevens te bewaren getackeld. Dit natuurlijk in verband met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). 

5. Niet mooier maken dan het is

Er is een verschil tussen persoonlijk zijn en hoop geven. Vond je iemands motivatie niet sterk of sloot de ervaring van de sollicitant niet aan bij de functie, beloof dan niet dat jullie in de toekomst iets voor elkaar kunnen betekenen. Wees altijd eerlijk en duidelijk. Het liefst al in de onderwerpregel.

6. Verrassen door een extra stap te zetten

Met het persoonlijk maken van de standaard mails valt veel te winnen. Natuurlijk kun je het nog breder trekken. Ik denk dan meteen aan Rituals. Elke sollicitant krijgt naast een persoonlijke afwijzing ook een bedank-kaartje met een sample thuis gestuurd. Het idee erachter? Sollicitanten zijn klanten (en ambassadeurs van het merk). Met een persoonlijk bericht, een kaart en een sample maak je ze blij. Bovendien is de kans groot dat die afgewezen sollicitanten door de sample een bezoekje brengen aan de winkel en een product kopen.

Reacties van afgewezen sollicitanten

It’s worth it. Want stel je eens voor dat je positieve reacties, misschien zelfs complimenten, ontvangt van afgewezen sollicitanten. Uit ervaring kan ik zeggen dat de kans groot is dat het gebeurt. En dat alleen maar doordat je een keer echt goed de tijd en moeite neemt om die ijzersterke standaard afwijzingsmail op te stellen. Zo simpel is het én zo waardevol een standaard afwijzingsmail persoonlijk te maken.