Online samenwerken: zo kan het ook

Wat brengt  het nieuwe jaar ons op het gebied van Online Samenwerken? Het Intranet is inmiddels aardig bejaard, Wave is een hype en werkt na enige try-out chaotisch, Basecamp is internationaal het meest toonaangevend, maar houdt er een belabberde customer service op na, Microsoft’s Sharepoint zou omslachtig zijn en Lotus Live te technisch. Een alternatief vormt wellicht het Zweedse ProjectPlace. Opgericht in 1998, geldt het bedrijf als een van de eerste SaaS aanbieders en is het vandaag de dag uitgegroeid tot Europees marktleider op het gebied van projectmanagement en teamsamenwerking.

Onlangs verwelkomde zij haar 500.000ste gebruiker waarmee ProjectPlace een serieuze speler is geworden in het veld van online samenwerken. Gebruikers afkomstig uit meer dan 150 landen, werkzaam bij meer dan 2000 bedrijven, die per dag gemiddeld aan 18.000 projecten samenwerken, zijn ondanks de economische wind tegen verantwoordelijk geweest voor een groei van 25% in 2008 en 20% in 2009, in Nederland zelfs 40%.

Mattias Hällström richtte samen met Magnus Ingvarsson en Peter Engstedt in 1998 het bedrijf op vanuit de gedachte dat het bij het managen van een project verder gaat dan plannen, leidinggeven en controleren: het ondersteunen van betrokken partijen bij communicatieprocessen en het nakomen van verplichtingen is veel belangrijker.

‘Het idee was dus heel simpel, het beschikbaar stellen van een platform, waarop alle informatie over een project snel, eenvoudig en overzichtelijk kan worden uitgewisseld’, aldus Hallstrom.

SaaS

En dat kan met Software as a Service – kortweg SaaS – software die als online dienst wordt aangeboden. En ook al kennen we dit inmiddels wel, toch nog even kort de voordelen van SaaS boven reguliere software op een rij:

• No Download/Installation: scheelt tijd en MB’s en de nodige frustratie: 1 op de 5 installaties mislukt
• Flexibility: geen lange licenties en starre contracten, maar wisselende abonnementen
• Low TCO (Total Cost of Ownership): geen investering in hard-en software pakketten, maar een abonnementsprijsmodel, waarbij gebruik, onderhoud, ondersteuning en updates zijn inbegrepen
• Reliability & Free Trainings: no need for customer in-house support en een high-service level
• Environment Friendly: minder face-to-face meetings, zakenreizen, prints en transport nodig

Komt bij dat de ROI hoog is en uitgaven voorspelbaar zijn: SaaS oplossingen bieden vaste functionaliteit tegen een afgesproken prijs, waardoor iedereen weet waar hij aan toe is. Transparantie heet dat: werd twitteren verkozen tot het nummer 1 woord van 2009, dan staat transparantie zeker te weten op nummer 2.  Van communicatie- tot aan administratieve processen: het zo vaak gepredikte Nieuwe Werken draait op eenvoud en duidelijkheid en daar past SaaS perfect bij: geen fratsen dat scheelt en dat lijkt ProjectPlace goed begrepen te hebben.

Webservices

Concreet biedt Projectplace drie verschillende webservices: een Team en Enterprise Edition gebaseerd op een gering of onbeperkt aantal projecten en een Planner Edition geschikt voor het maken van interactieve planningen. Functies als Documenten, Online Vergaderen (inclusief Skype mogelijkheid), Issues, Templates, iPhone, Drag&Drop en Portfoliomanagement maken het effectief structuren van projecten mogelijk.

Daarnaast hebben de populariteit van Apps en de verwachte groei van Mobiel Internet en het gebruik van Smartphones in 2010 geleid tot de totstandkoming van een ProjectPlace iPhone Application; services voor Blackberry en Android zijn momenteel in ontwikkeling.

En mocht er iets misgaan: geen communicatie problemen a la Basecamp, dat, na een kleine rondvraag onder een paar Nederlandse gebruikers, mails met vragen niet of nauwelijks zou beantwoorden. Dat is bij Projectplace net even iets anders geregeld: ‘Met klanttevredenheid als topprioriteit wordt een goede Customer Service zeer belangrijk gevonden: zo beantwoordt het servicecentrum vragen binnen 9 minuten op normale werkdagen‘, aldus CEO Pelle Hjortblad.

PP Labs

Daarnaast worden nieuwe features, ideeën en services uitgedacht in de PP Labs, geïnspireerd op Google Labs en soort van R&D playground voor het uitdenken en ontwikkelen van innovaties en verbeteringen in dienstverlening aan de hand van user-feedback en visionaire ingevingen.

Dergelijke ingevingen worden vertaald naar halffabrikaten, die weer worden getest door een selectieve groep gebruikers en zodoende verder kunnen worden aangepast en/of afgesteld.

Onder het credo ‘Hire The Best & Set Them Free‘ (Quincy Jones) krijgen medewerkers 20% Labtime oftewel 1 vrije dag om inspiratie op te doen, dat een  optimale flow van creativiteit zou genereren. Droom is om ooit iets uit te vinden dat het Goodbye van het ‘Send’ tijdperk zou inluiden: de bestaande Google Wave-technologie is hier een voorbeeld van als ook Etherpad (overgenomen door Google) dat weliswaar geen communicatiesysteem is, maar wel het realtime delen van documenten mogelijk maakt zonder de Zendknop als mediator.

Om uiteindelijk over te gaan naar ‘een Tijd, waarin Docs en Money overbodig zijn‘, aldus Hällström, founder en momenteel director R&D. Een mooie visie voor de toekomst: we zijn benieuwd wat Projectplace ons in 2010 zal brengen..