Echt online samenwerken? Het start met een kop koffie

Stel, je wil een nieuwe samenwerkingsomgeving. Of je wil die van jou verder ontwikkelen. Hieronder wil ik je geruststellen: geen enkele oplossing is de beste. Er zijn vast overwegingen die het spannend maken om de knoop door te hakken. Zodra je het met elkaar eens bent over de laatste ontwikkelingen, zijn er alweer nieuwe aan de gang. Uitkomsten van onderzoek zijn bij publicatie verouderd. Maar met de eindgebruiker als uitgangspunt, kun je de eerste stappen gaan zetten. Drink samen eens een kop koffie, dit kan al voor veel inzichten zorgen.

Soms houden we vast aan wat we al (denken te) weten. Met online platformen is het niet anders. In december rollen de influencers en thought leaders over elkaar heen met lijstjes van de aankomende trends. Het is een jaarlijks terugkerend thema en op z’n minst een rituele dans die zich jaarlijks herhaalt. Wel een mooie dans om naar te kijken.

Er zit een belang aan vast. De lijstjes zijn een marketingmiddel en bieden soelaas aan degenen die heg noch steg weten en zo enig houvast hebben. Andere influencers zien hun kans schoon om hun expertise te bewijzen en bekritiseren de lijstjes. Voer voor menig nieuwsbrief, kostelijk vermaak in de inbox en gespreksstof voor tijdens events. In mijn overtuiging brengt de gebruiker ons uiteindelijk dichter bij de ideale digitale workspace. Zodra we die centraler stellen, krijgt de zoektocht een andere wending.

Wil je volgen of vooroplopen?

De digitale ontwikkeling kent pieken en dalen. Een poosje loop je mee in de voorhoede en vervolgens ben je slechts een volger. We hebben voldoende middelen tot onze beschikking, devices in overvloed, talloze applicatie- en softwaretoepassingen om te kiezen. Naast de techniek die ruimschoots voorhanden is, vragen vaardigheden om aandacht. Tools versus skills. Leerlingen, medewerkers, participanten, ze moeten ’t doen met wat er is. Het is soms een keuze die ze, oneerbiedig gezegd, door de strot wordt geduwd. Die vaak al eerder gemaakt is. Sluiten de vaardigheden en de motivatie voldoende aan bij de applicaties?

Aan de hand van 2 vragen wil ik proberen de eindgebruiker als uitgangspunt te nemen. De eerst vraag is: neem jij resultaten van gebruikersonderzoek mee in jouw overwegingen?

Resultaten van gebruikersonderzoek

Het verdient aanbeveling om de (geanonimiseerde!) opbrengsten van gebruikersonderzoeken te delen. Dat vormt een mooie bron van open data. Medewerkers en professionals kennen door de bank genomen enkele universele parameters. Zoals leeftijd, opleiding, werkervaring. Misschien staat er dan een expert op die het volgende durft te beweren: “Laat mij jouw gebruikers zien, en ik zal zeggen wat voor systeem je (nodig) hebt.”

De volgende vraag die ik hier zou willen stellen luidt: begrijp, of versta, jij de gebruikers echt? Wat zijn de feiten? Wat zeggen de feiten? Hoe zoekt de gebruiker? Hoe vaak logt die in? En hoe lang is die op het platform? Welke toepassingen worden het meest gebruikt? Hier is een oer-Nederlands spreekwoord van toepassing: ‘meten is weten’, en als variatie daarop: ‘gissen is missen’.

Hoe toegepast en gefinancierd zijn de algemene survey’s? Voor de veelvraat is er genoeg aanbod van blogs en visies. Wie of wat moet ik nu geloven? De waarheid is wat je leest en ziet. De onderbouwing reikt tot waar het onderzoek stopt.

Een bondgenoot om samen slimmer te werken

Kennen we de gebruiker voldoende om die volmondig ‘gebruiker’ te mogen noemen? Voelt de gebruiker zich voldoende thuis in jouw workspace? Bij strategische keuzes voor een digital workspace door het management, verdient de gebruiker een centrale rol. De digital workspace krijgt bijna een gelijkwaardige plaats als virtuele collega, die de gebruiker aan het begin van de dag welkom heet. Een bondgenoot om samen slimmer te werken. Benader de gebruiker als chief over de eigen information. Ken je gebruikers, zodat zij zich herkennen in jouw keuze. Zoiets hoeft niet meteen een duur en tijdrovend onderzoek of online survey te zijn. Met random rondlopen door kantoor, vragen en luisteren kom je al een eind.

De digital workspace krijgt bijna een gelijkwaardige plaats als virtuele collega, die de gebruiker aan het begin van de dag welkom heet.

Koffieautomaat

Doe jij dat wel eens? Door de kantoren en werkruimten lopen, een praatje aanknopen, via de mail gebruikers benaderen. Een week lang eens bij jouw collega’s navragen wat ze als voordeel ervaren van online samenwerken, welke tool in hun ogen het beste werkt en wat zij voor verbeteringen wensen. Soms blijken toepassingen onbekend, en daarmee onbemind. Laat jij de gebruikers weleens onderling tips en wetenswaardigheden uitwisselen? Bestaat er in jouw organisatie een gebruikersgroep of gebruikersoverleg?

Wat je zelf opvangt en ter sprake komt, is de beslist de moeite waard om op te slaan of te delen. Het levert nuttige inbreng op voor de keuze of ontwikkeling van een workspace.

Digitale workspace-democratisering

De ontwikkelingen volgen elkaar snel op, maar… zijn er grenzen aan de schier oneindige mogelijkheden van internet? De overheid sleutelt aan veiligheid en stelt eisen aan content en techbedrijven doen aan (zelf-)regulering.

Inspraak en medezeggenschap over de applicatie en software kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van de ideale werkomgeving. Laat gebruikers (mee-)bepalen in de toepassingen en keuze van een digital workspace, in plaats van de ongeschreven regel: ‘de betaler bepaalt’.

Naast digitale vaardigheden vragen social skills om ontwikkeling. Vaak beschikken de beslissers en adviseurs, zoals managers, projectleiders, ICT’ers en communicatieadviseurs, zelf over voldoende vaardigheden. Werd er wel verbinding gezocht bij de beoogde gebruikers, werden ze betrokken of op z’n minst geïnformeerd over de zoektocht naar een passende oplossingen? Participatie van de gebruiker is het proberen waard, en kan het draagvlak vergoten bij de implementatie van een digital workspace.

Bij de verdere ontwikkeling van jouw platform kun je gebruiken maken van het middel zelf. Je kunt kiezen voor bijvoorbeeld:

• Forumpagina: op een pagina kun je gebruikers vragen te reageren op de pagina’s, modules en toepassingen.
• E-participatie: je kunt gebruikers vragen ideeën en wensen in te dienen. Andere gebruikers kunnen weer reageren, of de bijdragen van andere gebruikers waarderen.
• Poll: met een regelmatige poll reageren gebruikers op stellingen.
• Enquête: gebruikers laten reageren met een formulier in het platform, of anders via Google Forms.

Een combinatie van alle vier is ook mogelijk. De uitkomsten van bovenstaande toepassingen zijn bruikbaar als extra onderbouwing of motivatie voor de te maken keuzes. Zijn ze onvoldoende representatief? Op z’n minst geven ze een indicatie.

Wees wel duidelijk over wat er met de bijdragen wordt gedaan, en schets het tijdspad. Zo weten de deelnemende gebruikers wanneer ze iets mogen verwachten naar aanleiding van hun input. Op een support-pagina kun je eventueel de verzamelde wensen op een rijtje zetten.

Sterven digibeten op kantoor uit?

Social media, bloggen en vloggen brengen medewerkers veel goeds. LinkedIn leidt naar opleidingen en banen. De verregaande online professionalisering herbergt een grote kans. De aanvankelijke gretigheid, soms zelfs argeloosheid, kan door Spectre, Meltdown en DDoS-aanvallen terughoudendheid tot gevolg hebben. De tijd van proberen is voorbij, een periode van leren breekt aan. Leren van de ervaringen, en van elkaar. Laten we er voor waken dat ‘delen’ in een digital workspace besmet raakt. Sterker, laten we ervoor zorgen dat delen in een digital workspace in positieve zin besmettelijk is, en we ‘samenwerkende-weg’ een ideale digital workspace ontwikkelen.

En als het dan nog niet de ideale is, dan in elk geval een waar jouw gebruiker de weg kent en zich thuis voelt!

Samenwerken: welke vorm?

Ik ben benieuwd hoe jij aankijkt tegen gebruikersonderzoek, statistieken en andere vormen van gebruikers raadplegen. Laat weten wat jij adviseert hoe deze te betrekken bij de keuze van een workspace of de ontwikkeling van de huidige. Ik ben benieuwd!