Zo maak je van elke speech & presentatie een inspirerend verhaal

Het nieuwe jaar staat voor de deur, de tijd van toespraken en presentaties. De een kijkt er naar uit, de ander ziet er tegenop. Maar wat doet een verhaal, speech of presentatie nou boven zichzelf uitstijgen? Wat is het geheim van de smid?

Dat geheim onthult Frank van Leer in zijn nieuwe boek De Impact Factor (aff.). Daarin laat hij zien hoe je dat doet, speechen en presenteren. Het boek is vooral geschreven voor accountmanagers, maar hier heeft iedereen wat aan die in 2018 voor de troepen staat.

Wat is het probleem?

Een bankdirecteur verzuchtte dat zijn accountmanagers niet meer de boer op gingen. Daar wilde hij verandering in aanbrengen, door ze met een inspirerende presentatie in beweging te brengen. Maar hoe? ‘Wat is precies het probleem?’, vroeg Van Leer aan de bankdirecteur. ‘Ze halen hun neus op voor het MKB. Ze zitten hier als fat cats achter hun bureau te wachten tot er iemand belt.’ ‘En wat had jij dan graag gezien?’ ‘Nou, dat ze erop uit gaan. Dat ze actief MKB-bedrijven gaan bezoeken.’ ‘En waarom doen ze dat dan niet?’ ‘Omdat ze verdomme niet meer met hun poten in de modder willen staan’, riep de bankdirecteur vertwijfeld uit. Van Leer wist genoeg.

Mouwen opstropen en handjes laten wapperen

Op de dag van de presentatie had hij een behoorlijk pierenbad op het podium laten zetten, tjokvol smurrie. Bankdirecteur komt op, trekt schoenen en sokken uit, rolt broekspijpen op, stapt in de bak en begint zijn verhaal over acquisitie. Alsof er niets aan de hand is. Dan vraagt hij aan de verzamelde accountmanagers: ‘Kom eens allemaal naar voren. Wie van jullie durft hier met zijn handen in? Gewoon even jasje uit, mouwen opstropen en handjes laten wapperen.’ Gegniffel. Niemand.

‘En als je er nou een bonus mee kunt verdienen?’ Tja… een bonus. Schuchter doet de eerste accountmanager zijn jasje uit en ploetert met zijn handen door de smurrie. Verhip! Daar dist hij een plastic fiche op, goed voor 500 euro. 500 euro? Nu staan opeens alle accountmanagers in rotten van drie opgesteld. De volgende vist er lachend een fiche van 250 euro uit. Nummer drie is nog goed voor 5 euro en hoe alle volgende accountmanagers ook zoeken, er wordt geen fiche meer gevonden.

‘Kijk,’ zegt de bankdirecteur, ‘zo is het ook met het MKB. Wie als eerste komt, gaat er met de poen vandoor. Nummer twee vangt ook nog wat, maar bij nummer drie is de koek al op. Wij moeten meer de boer op. En dat gaan we komend jaar ook doen.’

Het gaat om het kernwoord

Vergeet alles wat je ooit over presenteren hebt opgeslagen. De Impact Factor (aff.) van Frank van Leer laat zien hoe het werkt. Het boek is één grote demonstratie van waar het bij presenteren eigenlijk om gaat: het kernwoord. Niet twee of drie kernwoorden, maar één.

Het voorbereiden van een presentatie is een zoektocht naar dat kernwoord. Zoals de kungfu-leraar uitlegt als hij je leert hoe je door een plank heen moet slaan: door je niet op het hout te concentreren, maar door op zoek te gaan naar de lucht achter de plank en daar uit te willen komen.

Hoe kom je nou achter dat kernwoord?

Door jezelf constant vragen te stellen als: Waarom wil ik iets vertellen? Wat wil ik daarmee bereiken? Welk kwartje moet er vallen? Wat wil ik dat mijn gehoor zich over twee maanden nog herinnert?

Zolang je dat kernwoord nog niet gevonden hebt, ben je ook nog niet klaar voor je presentatie. En de voorbereiding van een presentatie begint ook pas als je dat kernwoord te pakken hebt, want daar ga je dan iets mee doen. En dat ‘iets’ tilt je presentatie boven zichzelf uit. Zie daar de kernboodschap van het boek De Impact Factor (aff.).

Van Leer laat drie wegen zien die naar Rome leiden: visualiseren, activeren en turbulentie creëren.

1. Visualiseren van je boodschap

In de film The Big Short legt de hoofdrolspeler aan een groep bankiers uit waarom het bankensysteem op ontploffen staat en hoe ze daar van kunnen profiteren. Hij demonstreert zijn punt met een Janga-puzzel, een toren van losse houten blokjes. Op de blokjes staan de ratings van grote en kleine banken met de zwakste ratings (triple B) onderaan de toren en de beste ratings (triple A) bovenaan.

In een oogwenk snap je het probleem: zwakke banken trekken de sterke banken om. Aan de onderkant haalt hij telkens een blokje weg, tot de hele stapel omvalt: ‘This is America’s housing market.’

Dat is visualiseren. Uit zijn eigen praktijk voert de auteur Manfred op, een Oostenrijkse CEO van de Oost-Europese tak van een softwarebedrijf. Manfred moest aan het begin van het nieuwe jaar zijn mensen inspireren om meer te verkopen. De doelstelling van het bedrijf lag op 65 miljoen euro. Hij had een slidedeck laten maken met logo’s, doelstellingen en grafieken.

‘Can you spice up my presentation?’, had Manfred aan Van Leer gevraagd. Die haalde het bedrag uit de slide, pakte een dikke viltstift en vroeg of Manfred even zijn jasje uit wilde doen. Op de achterkant van zijn overhemd schreef hij in koeienletters het bedrag: € 65.000.000,00.

Vervolgens was tijdens zijn presentatie de eerste vraag die Manfred zijn gehoor stelde: ‘Hoe zorg je ervoor dat je iets niet vergeet?’ en hij begon een verhaal over post-its en magneetjes op de ijskast. Dat je dingen vóór je moet zien om ze te kunnen onthouden en je te kunnen focussen.

Terwijl hij sprak, trok hij zijn jasje uit en vroeg: ‘Hoe zit dat nou met onze doelstelling voor dit jaar?’ De kracht werd vergroot doordat hij er niets over zei, maar onverstoorbaar zijn presentatie vervolgde.

2. Activeren door je gehoor erbij te betrekken

Mensen onthouden nauwelijks iets, weet Frank van Leer. Als een ober je vraagt of het gesmaakt heeft, hoef je niet te lang na te denken. Maar als hij zou vragen welke ingrediënten er in het hoofdgerecht zaten, wordt dat een stuk lastiger. Zeker als je die vraag pas na een week wordt gesteld. Maar na een week weet je nog wel of je een leuke avond hebt gehad.

Wat de auteur wil zeggen is dat mensen vooral het gevoel bij een gebeurtenis onthouden. Daarom is het ook zinloos om meerdere boodschappen in je presentatie te stoppen en is het beter om je te focussen op het gevoel dat je publiek zou moeten overhouden na afloop van je verhaal.

Dus welk gevoel wil je overbrengen?

Stel dat je bij je accountmanagers een gevoel van urgentie wil overbrengen om achter klanten aan te jagen. Dan heeft het niet zo veel impact als je zegt dat ze daar geen dag mee moeten wachten. Laat je accountmanagers in plaats daarvan eens uitrekenen hoeveel netto tijd ze per jaar eigenlijk hebben om hun target te realiseren; dus met aftrek van weekenden, feestdagen, vrije dagen, files en beleefdheidsbezoekjes bij bestaande klanten. Dan blijven er netto maar 200 dagen x 2,5 uur = 500 uur over. Op een heel jaar! Laat ze dat rekenwerk vooral zelf doen.

Van Leer: ‘Ik krijg mensen echt niet in beweging door te zeggen dat ze op moeten schieten, maar als iemand al na vijf minuten rekenwerk naar dit getal op een briefje zit te kijken, gaat de impact ervan met sprongen omhoog.’ Naast visualiseren is activeren – dus mensen zelf iets laten doen of mensen actief bij je verhaal betrekken – een tweede manier om de impact van je presentatie te vergroten.

Ik krijg mensen echt niet in beweging door te zeggen dat ze op moeten schieten. – Frank van Leer

Dat kan door een herkenbare situatie te schetsen en vragen te stellen: Wie heeft op Konings- of Koninginnendag wel eens geprobeerd wat spullen te verkopen? En wat doe als je een uur voor sluiting van de rommelmarkt jouw kleedje nog gevuld is? Lok reacties uit en vervolg: ‘Mooi, we zijn blijkbaar heel creatief op die ene dag in het jaar, maar wat ik zoek is creativiteit op die andere dagen. Het is hier kwart over vier en om vijf uur sluit de markt.’

Beter nog is om je gehoor aan het werk zetten. Geef ze een opdracht of oefening die in het verlengde ligt van het punt dat je wil maken en laat ze die ter plekke zelf uitvoeren. Zolang het maar met het kernwoord te maken heeft.

3. Turbulentie creëren

Een film opent soms met een cold open: je weet als kijker even niet waar het verhaal heen gaat. Een man loopt een bank binnen, haalt een pistool uit zijn zak maar in plaats van daarmee het bankpersoneel te bedreigen, houdt hij het tegen zijn eigen hoofd. Zo’n cold open kun je ook gebruiken voor je presentatie:

Goedemorgen, kennen jullie deze situatie: je bent in een supermarkt op zoek naar geraspte kaas. Onvindbaar. Je vraagt het drie medewerkers, maar die zeggen alle drie iets anders of wijzen een andere richting op. Gefrustreerd verlaat je de supermarkt. Nu ben jij bedrijfsleider en je hebt dit voorval net zien gebeuren. Je neemt de heren vakkenvullers even apart. Waar gaat dit gesprekje dan over? Uitleggen waar de geraspte kaas ligt? Of gaat dit over verantwoordelijkheid nemen en initiatief tonen?

Je publiek vraagt zich nu af: waar gaat dit heen? Maar reken maar dat ze geboeid zijn. En dan vervolg je:

In ons bedrijf komen te veel van dit soort geraspte-kaasmomenten voor. Deze presentatie gaat over gemiste kansen in ons bedrijf. Maar dan vooral over de wijze waarop we ze tijdig kunnen herkennen en voorkomen!

Werken met contrasten levert ook turbulentie op. Je wil iets vertellen over de toekomst van je organisatie. Je komt het podium op, pakt een sigaret en vraagt aan de zaal of iemand misschien een vuurtje heeft. Ongemakkelijk geschuif op stoelen. Iemand geeft je een aansteker. Terwijl je de brandende aansteker onder de sigaret houdt, kijk je de zaal in en vraagt:

Wat? Wat kijken jullie nou? Dit was in 1976 heel normaal. Toen presenteerden zelfs nieuwslezers het journaal met een sigaret. Dat is nu ondenkbaar. Kijk nou eens naar onze samenleving en vraag je eens af welke elementen de sigaret van nu zijn. Waar zullen we over een tijdje op reageren zoals op sigaretten nu? En wat zou dat kunnen betekenen voor onze business? Daar gaat mijn presentatie over.

Het idee achter de voorbeelden

De voorbeelden en anekdotes zullen vast niet helemaal aansluiten op je eigen werkveld. Dat maakt niet uit. Het gaat om het idee achter de voorbeelden. Ook de structuur van het boek zelf had beter gekund. Maar dat wordt ruimschoots goedgemaakt door de vele voorbeelden die de auteur opvoert om de kernboodschap van zijn boek te illustreren.

Over het boek

Titel: De Impact Factor
Auteur: Frank van Leer
Uitgever: Sales United
Jaar: 2017
ISBN: 9789082761306
Mediatype: Paperback, 177 bladzijdes
Prijs: €19,95
Bestellen: Via Managementboek (aff.)