Weg met de bullet points, het geheim van een ijzersterke presentatie

Een sterke presentatie boeit vanaf het allereerste moment, is kraakhelder en blijft lang hangen in de hoofden van de luisteraars. Toch drijven veel sprekers hun publiek tot wanhoop met chronologisch opgezette, eindeloze sheets met lange lijsten bullet points. Hoe maak je een strategisch ijzersterk verhaal, waarmee je de luisteraar boeit en tot actie aanzet?

Over storytelling zijn al diverse boeken geschreven. Het boek ‘Storydesign’ (aff.) begint een stap eerder en leert je hoe je in twee fasen een invloedrijk verhaal ontwerpt: storydesign en storytelling.

De retorica is het fundament waarop het Storydesign-principe gebouwd is. Grote sprekers, van Martin Luther King tot Steve Jobs en Barack Obama, maakten er gebruik van. Een sterk verhaal ontstaat volgens retoren aan de achterkant: de ontwerpfase. Dáár worden de ordening en de structuur bepaald en daar gaat het vaak fout, vertellen de auteurs. Veel sprekers kiezen voor een chronologische en volledige ordening. Dit heet ook wel content dumping.

Speeches of toespraken worden op woordniveau voorbereid, de spreker leest ze op van papier of autocue. Improviseren is ook niet gewenst: de oneliners zijn vaak zorgvuldig bedacht. Nederlanders werken vaker binnen het genre presentatie. Je manier van voorbereiden moet je aanpassen op het genre dat je kiest. Voor een presentatie is een half uur vrij normaal – en dus is het van groot belang dat je je publiek wakker houdt. Hierbij is het cruciaal dat je aansluit bij de kennis en voorkeuren van je publiek.

Death by PowerPoint

Veel presentatoren maken gebruik van slides en het programma PowerPoint. Het gebruik van te veel informatie per slide of per presentatie is een veelgenoemde bron van ergernis. Deze cognitieve overload veroorzaakt death by PowerPoint: wie te veel informatie(stromen) op zich afgevuurd krijgt, moet kiezen en schakelt één of meer stromen uit. Of je publiek krijgt zoveel keuzestress dat het alles uitschakelt.

Waar de spreker zijn publiek denkt te helpen met handige opsommingen, bereikt hij het tegendeel. Alle spanning en samenhang verdwijnt uit het verhaal.

In het eerste deel van het boek leer je hoe je met storydesign een strategisch sterke presentatie met een heldere verhaallijn bouwt. Storydesign is een methodiek waarbij je op het meest ‘uitgezoomde’ niveau een verhaalstructuur ontwerpt, die optimaal aansluit bij het psychologisch proces van overtuigen. Kern van de aanpak: niet jij, maar de luisteraar staat centraal.

12-stappenplan voor storydesign

Storydesign in 12 stappen:

1. Bepaal het genre en bereid je voorbereiding hierop aan
2. Bepaal de categorie: wil je amuseren, informeren of overtuigen? De categorie bepaalt de structuur die je kiest
3. Bepaal je doelstellingen: bedenk waar je publiek nu is en waar je het na afloop wil hebben. Noteer dit in een checklist
4. Maak een publieksanalyse: denk na over de betrokkenheid, de eigenschappen en de omstandigheden van je publiek
5. Formuleer je kernboodschap. Maak hem zo specifiek mogelijk en plaats hem in het midden van je storydesign
6. Maak je inleiding: maak je publiek aandachtig, begrijpend en welwillend. Zorg er vooral voor dat het publiek je vertrouwt
7. Maak de kern: geef argumenten of uitwerkingen voor je kernboodschap. Kies hierbij voor de waarom-route (als je je publiek nog moet overtuigen) of de hoe-route (als je publiek het al grotendeels met je eens is, maar wil weten hoe dan). Kijk ook of je publieksanalyse een contra-argument (weerstand) oplevert, zo ja: benoem én weerleg deze. Plaats ‘m tussen je andere argumenten, eindig er niet mee
8. Maak je afsluiting. Een einde heeft twee functies: herhaling (samenvatting) en het opwekken van emotie. Geef je publiek een zetje in de goede richting, zo mogelijk door een call-to-action
9. Neem je verhaal een keer hardop door: zit er een logische opbouw in? Plaats ‘routepaaltjes’ om het verhaal overzichtelijker te maken
10. Maak je storydesign SEXI: geef je belangrijkste Statements EXplanation en Illustration. Leg uit wat je met je statements bedoelt en zorg door goede voorbeelden of verhalen dat het publiek je verhaal voor zich ziet
11. Maak je slides: bepaal welke onderdelen van je verhaal je wil ondersteunen met Powerpoint of andere visuals
12. Oefen je verhaal op logica. Hiermee plaats je het in je langetermijngeheugen

Storytelling

Het tweede deel van het boek gaat over storytelling. Met storydesign heb een strategisch kader waarmee je mensen vooral cognitief overtuigt. Het is alleen nog wat kaal. Want een goed onderbouwd idee alleen is niet genoeg om ons gedrag te veranderen. Zonder emotie knikt je publiek vriendelijk en gaat het weer over tot de orde van de dag. Zonder emotie komen mensen meestal niet in actie.

Met anekdotes raak je niet alleen het hoofd, maar ook het hart van je luisteraar. Verhalen activeren onze hersenen: we weten dat er altijd een clou of moraal is en gaan op zoek naar betekenis. Een goede afsluiting – liefst een praktische en heldere call-to-action – kan je presentatie maken of breken. In hoeverre dit afwijkt van, of een aanvulling is op, stap 8 en 10 uit het storydesign-stappenplan wordt niet echt duidelijk in het boek.

Een ijzersterk kader & warm kloppend hart: perfecte aanvulling

Lees je Storydesign als ‘structuur opzetten’ en Storytelling als ‘verder aankleden’, dan vullen ze elkaar perfect aan. Storydesign geeft je het ijzersterke strategische kader en Storytelling zorgt voor het warm kloppende hart. Het slot van het boek bevat een bondige samenvatting van de twee delen en geeft nog wat extra tools om de methodiek goed toe te kunnen passen. Bij de aankoop van het boek hoort een gratis e-boek. Zo heb je de inhoud van het boek overal bij de hand en kun je video’s en websites die in het boek aan bod komen bekijken of raadplegen.

Het boek bevat theoretische achtergrond, maar geeft vooral aanwijzingen voor de praktijk, zoals een stappenplan en heldere voorbeelden. Het stappenplan hierboven is bijgevoegd als tool aan het eind en correspondeert in grote lijnen met de hoofdstukken van het eerste deel. In de hoofdstukken zelf staan echter meer (kleinere) stappen omschreven, waardoor de nummering dus al snel niet meer overeenkomt met het stappenplan. Een eenvoudige oplossing zou zijn geweest om bijvoorbeeld de vier tips uit hoofdstuk 7 als nummers 7a tot en met d mee te geven – ware het niet dat sommige hoofdstukken geen tips bevatten. Bovendien komen twee stappen uit het plan zelfs in het eerste deel niet voor. Lastig als je, zoals aangeraden, de stappen nog eens uitgebreider wil teruglezen.

Je wordt tijdens het lezen van het boek steeds uitgedaagd het meteen toe te passen, op de werkbladen achterin het boek of in de bijbehorende app (alleen desktop, niet uitgeprobeerd). Voor mij hadden de auteurs zichzelf iets minder mogen etaleren (show, don’t tell) maar dit boek zal veel mensen een enorme steun in de rug en inspiratie voor hun presentatie geven.

Over het boek 

Titel: ‘Storydesign, het geheim achter een strategisch ijzersterk verhaal’
Auteur: Farah Nobbe en Natalie Holwerda-Mieras
Uitgever: Boom
Jaar: 2017
ISBN: 9789024404339
Mediatype: Boek, 176 bladzijdes
Prijs: €22,50
Bestellen: via Managementboek (aff.)