Digitale transformatie pas echt een succes met een digital workplace

De digitale transformatie is niet te stoppen en dendert voort. Dat heeft gelukkig meer voor- dan nadelen. Vooral op consumentenvlak (B2C) zijn er inspirerende voorbeelden van organisaties die ‘digital’ echt goed snappen (BloomOn, Blendle, KNAB) en daarmee de consument aan zich weten te binden. Termen als customer journey, service design of transactional services zorgen ervoor dat ze dit succes bereikt hebben. Een digitale transformatie is niet mogelijk zonder digitale werkplek. Maar wat is dat en hoe ga je ermee aan de slag?

Van een afstand bekeken gaat de digitale transformatie vaak over de buitenkant van een organisatie. Er wordt geïnvesteerd in de digitale relatie die je aangaat met de klant. En ja, sommige succesvolle organisaties zijn begonnen door hun eigen organisatie, processen en diensten helemaal te digitaliseren. Dit als voorwaarde om die dienst aan te kunnen bieden. Voorbeelden van succesvolle digitale transformatie zijn McDonalds, LEGO, Under Armour en McGormick.

Maar er zijn natuurlijk duizenden organisaties die nog niet zo ver zijn. Het zijn niet alleen de successen van Uber, AirBnB, Netflix. Juist ‘oude’ organisaties, waar veel legacy is en waar verandering moeizaam gaat, hebben de kans om met een digitale werkplek innovatie te ondersteunen. En op deze manier de transformatie in gang te zetten.

Teveel organisaties hebben hier nog geen adequaat antwoord op. Er is geen plan, laat staan een duidelijke visie voor de digitale werkplek. (Er is wel een plan, namelijk het strategische plan van de organisatie of het ronkende marketingverhaal, maar een vertaling naar ‘binnenkant’ ontbreekt vaak).

Wat is de digital workplace?

Er is niet één digital workplace. Een oplossing of applicatie die alle problemen als sneeuw voor de zon oplost. Diverse definities gaan rond waarvan ik vind dat de volgende de lading het beste dekt:

De digital workplace is een logische verzameling (business dashboard, sociaal intranet, business apps en mobiele apps) van digitale tools die medewerkers ondersteunt in hun dagelijks werk en met elkaar verbindt, zodat de organisatie binnen waar kan maken wat ze buiten belooft. – uit blog Remco Bakker

Op de site van Digital Workplace Group vind je nog meer definities voor de digital workplace.

Waar leidt dit toe?

Wat voor soort resultaten zijn haalbaar met deze aanpak?

• Binnen waarmaken wat je buiten belooft. Medewerkers worden serieus genomen en kunnen hun taken (bijdrage aan resultaat) eenvoudiger en efficiënter waarmaken.
• Een meetbare bijdrage aan het bedrijfsresultaat.
• Een leukere werkdag en een betrokken medewerker.
• Afstraling op de werkgever als innovatief en betrokken.
• Elimineren van schaduw-IT.
• Wegstrepen van kosten van overbodige licenties, servers en mensen (oei).

Wanneer werkt het niet?

De mening van IT regeert helaas nog al te vaak. Ook bij vernieuwing wordt vertrouwd op een PvE, waar vooral niet in staat wat het nu concreet oplevert en waar de medewerker nu echt blijer en beter van wordt. Herken je onderstaande?

• Medewerkers klagen over applicaties:
  • waar ze niet goed mee kunnen werken, het lost niet echt iets op.
  • die niet relevant genoeg zijn.
  • die niet gebruiksvriendelijk zijn.
• Veel processen die handmatig gaan, waar eigenlijk digitalisering/automatisering significante winst oplevert.
• Als gevolg hiervan ontstaat onder andere ‘schaduw-IT’ met eigen gekozen (vaak wel goede/eenvoudige) tools zoals Dropbox, Slack en Asana.
• De samenhang tussen de aanwezige tools ontbreekt en is dus onvindbaar of onzichtbaar voor andere medewerkers.
• Nog steeds is de basis niet goed op orde. Denk aan enterprise search, vinden van collega’s en kennis, echt makkelijk samenwerken.
• Niet te vergeten: eindeloze mailcultuur en veel verschillende kanalen voor hetzelfde doel (nieuwsbrieven, e-mail, intranet)
• Met als eindresultaat: geen meetbare bijdrage aan de doelstelling en niet-productieve medewerkers.

Wie (her)kent niet de voorbeelden van bijvoorbeeld een mislukte Yammer-implementatie? Geen plan, zomaar aangezet en na een half jaar doodgebloed. En dan afvragen waarom het niet lukt.

Of het nieuwe intranet dat met veel bombarie wordt gelanceerd en waar de ‘zoek’ nog steeds niets zinnigs oplevert. Waar teveel niet relevante (statische) content aanwezig is en waarbij ownership en een plan ontbreken.

Aan de slag met de digital workplace

Als je je medewerkers serieus neemt en ervoor wil zorgen dat goede digitale tools hen daadwerkelijk helpen om beter en makkelijker te kunnen werken, dan is het tijd voor de digital workplace.

Ben je nog niet overtuigd? Doe dan het volgende:

• Start een intern onderzoek naar tevredenheid over de huidige tools, analyseer het gebruik en vraag waar de knelpunten liggen.
• Vraag bij HR naar plannen op het gebied van employee engagement en in hoeverre de ondersteuning met een goede (digitale) werkomgeving daar een onderdeel van is.
• Last but not least: bereken wat het oplevert als je door goede digitale tools een x aantal minuten per dag per medewerker bespaart, omdat je efficiënter kunt werken.

Ik hoop hiermee duidelijk te maken dat er een verband is tussen digitale transformatie en de digitale werkplek. En dat er tientallen kansen liggen om het goed te doen, als je een solide plan hebt.