Input van veel mensen? Organiseer een crowdsourcing-webinar [+ tips]

Wil je een vraag of nieuw product voorleggen aan een grote groep mensen? Heb je al eens aan een crowdsourcing-webinar gedacht? In dit artikel leg ik uit wat het is, wat de voordelen zijn en waar je op moet letten.

Wat is crowdsourcing?

‘Crowdsourcing’ betekent letterlijk ‘publieksraadpleging’. Organisaties zoals de overheid, bedrijven, instituten of personen maken gebruik van een grote groep niet vooraf gespecificeerde individuen (professionals, vrijwilligers, geïnteresseerden) voor innovatie, consultancy, beleidsvorming en onderzoek.

Crowdsourcing en co-creating zijn termen die door elkaar gebruikt worden. In beide gevallen wordt een groep gebruikers, klanten of deelnemers betrokken bij de creatie van kennis, een product, een dienst of content. Een webinar is in dit geval geen web-based-seminar, maar een online en interactieve bijeenkomst.

Een webinar is in dit geval geen web-based-seminar, maar een online en interactieve bijeenkomst.

Wat is het verschil tussen een gewoon webinar en een crowdsourcing webinar?

Bij ‘gewone webinars’ bepaalt de organisator of de presentator (meestal een kennisexpert) de inhoud. Er wordt vaak een Powerpoint gebruikt. Meestal kun je als deelnemer meedoen aan een poll en vragen stellen in de chat. De organisator heeft geadverteerd met een onderwerp en daar ben je als deelnemer in geïnteresseerd. Aan het eind van het webinar hoop je dat je er je voordeel mee kan doen.

Bij het ‘crowdsourcing-webinar’ werkt het anders, de input van deelnemers is bepalend. De organisator heeft vooraf aangegeven waar het webinar over gaat en wat er verwacht wordt van de deelnemers. Deelnemers krijgen tijdens het webinar een vraag, een uitdaging of een scenario voorgeschoteld waar ze een antwoord, een mogelijke oplossing of een reactie op gaan geven.

Wanneer kun je een crowdsourcing-webinar inzetten?

Dit zijn vier situaties waarbij een crowdsourcing-webinar geschikt is.

• Inventarisatie van kennis rondom een onderwerp
• Inventarisatie van meningen en tips over een product
• Brainstorm met klanten over een dienst
• Deelnemers laten helpen een probleem op te lossen

De voordelen van een crowdsourcing webinar

Een crowdscouring webinar heeft een aantal voordelen.

1. Kennisconstructie in plaats van kennistransfer

Bij een crowdsourcing-webinar komen de kennis en ervaringen over een onderwerp, product of dienst níet van een organisator (zoals bij ‘normale’ webinars), maar van de deelnemers. Als organisator doe je een beroep op de collectieve intelligentie, de collectieve ervaringen, meningen, visies of het collectieve netwerk van deelnemers en achterliggende kennis en bronnen. Dat heeft de volgende voordelen:

• Je kunt vanuit meer invalshoeken naar een onderwerp kijken
• De beeldvorming wordt genuanceerder
• Er komt meer informatie beschikbaar

Deelnemers zijn zelf actief bezig om betekenis te geven aan hetgeen naar boven komt. Er is veel interactie tussen de host en de deelnemers en door onderlinge discussie tussen de deelnemers, kan de informatie ook dieper worden. Kortom, het webinar is effectief en vooral gericht op het construeren van kennis.

2. Samenwerken

Door op een gestructureerde manier samen te werken via een crowdsourcing-webinar, kun je met een grote groep mensen online een visiedocument, een plan of een ingewikkeld vraagstuk ontwikkelen. De collectieve kennis kan door middel van technologie ingezet worden voor deze doelen.

3. Het crowdsourcing-webinar is heel effectief

Het crowdsourcing-webinar sluit altijd goed aan bij wat de deelnemers nodig hebben, wat hen boeit en waarvoor ze actief willen worden.

De deelnemers zijn de experts, van hen wordt verwacht dat ze nadenken en hun gedachten formuleren. Dit zorgt voor een actieve houding van de deelnemer. De leercurve van de deelnemers is steil, omdat ze direct aan de slag gaan met hun eigen praktijk, kennis en of ervaringen.

Bij een crowdsourcing-webinar ligt een discussie tussen deelnemers via het chatvenster voor de hand omdat ze elkaar bevragen over de kennis, ervaringen of bronnen die gedeeld worden. Belangrijk is dat dit generiek is, en waardevolle informatie bevat voor alle deelnemers. Hier is een grote rol voor de webinar facilitator weggelegd.

4. Het doel van deelnemers en host is hetzelfde

Zowel de organisatie als de deelnemers hebben interesse voor en belang bij de resultaten van het crowdsourcing-webinar. Ze hebben allemaal baat bij een grote en goed gestructureerde verzameling van kennis, ervaringen en/of bronnen over een onderwerp, zodat die hergebruikt kan worden in hun eigen werkpraktijk.

5. De resultaten zijn direct beschikbaar

Bij een crowdsourcing-webinar is direct zichtbaar wat het resultaat is:

• De inventarisatie is gemaakt
• Mensen hebben hun kennis of ervaringen gedeeld
• Overzichten van meningen over een bepaald onderwerp
• Er zijn direct nieuwe inzichten ontstaan, al dan niet collectief
• Er zijn verschillende perspectieven gedeeld
• Er zijn expliciet verbeteringen geformuleerd voor een nieuwe dienst of product

Hoe organiseer je zelf een crowdsourcing-webinar?

Het resultaat, en daarmee het succes van het webinar, wordt bepaald door de volgende elementen:

• De voorbereiding van de vragen of opdrachten
• De structuur van de bijeenkomst
• Het informeren de deelnemers
• De instructie aan de deelnemers

Neem het voorbeeld van de collectieve totstandkoming van de grondwet in IJsland. In 2011 konden burgers via een website reageren op voorstellen. Dit kan ook live in een webinar.

1. Wees vooraf concreet over de inhoud

Probeer zo concreet mogelijk te zijn over de bedoeling en de inhoud van het webinar. Maak het onderwerp smaller dan je gewend bent. Beperk je onderwerp door je te focussen op de drie belangrijkste vragen die in een webinar beantwoord moeten worden om de deelnemers blij te maken. Dat is genoeg.

Geef ook aan wat je niet gaat behandelen, als je inschat dat er misverstanden kunnen ontstaan. Verwachtingsmanagement dus.

2. De voorbereiding

Je kunt met behulp van een video het onderwerp inleiden, vragen formuleren op je website, of een Tweetchat houden. Geef vooraf aan, bij de communicatie over het webinar, dat je van deelnemers verwacht dat ze inbreng leveren. Zo is dat dus geen verrassing en krijg je een publiek dat gemotiveerd is om mee te doen. Bereid je deelnemer ook voor op de techniek. Geef ze vooraf duidelijke instructies om in te loggen.

3. Een warm en functioneel welkom

Het moment is daar. Het webinar gaat van start. Begin een half uur van tevoren, zodat newbies hun geluid kunnen checken, enn even kunnen wennen aan de omgeving. Heet mensen alvast welkom in de chat of zet je webcam open, dat is persoonlijk. Afhankelijk van het soort software dat je gebruikt, kun je een spelletje klaarzetten of iets anders om het ijs te breken. Mijn ervaring met acht jaar webinars organiseren is dat een webinar met plaats voor persoonlijkheid effectiever is dan een formeel webinar.

4. Snel starten met waardevolle interactie

De eerste tien minuten zijn cruciaal voor het slagen van het webinar. Denk aan de volgende elementen:

• Inhoud
• Timing
• Interactie
• Sfeer
• Structuur
• Communicatie met de deelnemers

De juiste dosering ‘niet-functionele interactie’ is belangrijk in het begin, omdat mensen hun tijd niet willen verdoen, maar wel even willen socializen. Hou de introductie van de host en eventuele ervaringsdeskundigen kort, bondig en visueel. Aangezien de deelnemers het belangrijkste ingrediënt zijn van het crowdsourcing-webinar, moet dat ook tot uitdrukking komen in wat je doet. Maak dus heel snel kennis met je publiek via interactie.

Om de deelnemers te leren kennen vroegen wij hen: “Wat brengt je hier?” Wat wil je ontdekken? Wat wil je leren? Wat wil je weten? En dat alles in één open vraag. Daarna geen poll, maar de instructie dat ze dat ze het in het vergrote chatvenster konden aangeven, zodat iedereen antwoord kon geven en kon lezen wat andere deelnemers motiveerde om aanwezig te zijn.

Aangezien de deelnemers het belangrijkste ingrediënt zijn van het crowdsourcing-webinar, moet dat ook tot uitdrukking komen in wat je doet.

5. Focus: de neuzen dezelfde kant op

De kop is eraf, dan gaan we prepareren voor het echte werk. We gaan het onderwerp, de doelgroep en de probleemsituatie inkaderen. Liefst kort, duidelijk en visueel. Dat is nodig om een heldere discussie te kunnen voeren, zonder een oneindige hoeveelheid ‘mitsen en maren’.

Om iedereen klaar te maken voor de eerste vragen, heb je een inhoudelijke ‘opmaat’ nodig en een interactieve sfeer. Je kunt een interview houden, door middel van wat polls alvast korte vragen stellen over het onderwerp, een afbeelding laten zien of een fragmentje laten horen.

6. Een duidelijke structuur van het webinar

Met een structuur maak je het voor deelnemers overzichtelijk en duidelijk waar je het met zijn allen over gaat praten. Als de structuur niet duidelijk is, krijg je antwoorden die niet gericht zijn. Daarmee wordt de waarde van de input minder en doe je deelnemers geen plezier.

Een voorbeeld van een heldere structuur voor je webinar:

• De intro: kennismaking, context, onderwerp, afbakening doelgroep en afbakening werkveld
• Programma: de hoofdact van het webinar
• Afsluiting: samenvatting en conclusies, feedback, bedanken, uitnodiging follow up, afterparty

7. Het kiezen van de ervaringsdeskundige

Het kiezen van een ervaringsdeskundige (of eventueel een kennisexpert) is belangrijk. Iemand moet niet alleen kundig of ervaren zijn, maar ook in staat zijn te verwoorden waar het om gaat. Iemand die te abstract of te vaag is, wordt niet geaccepteerd als ‘gelijke’ en functioneert niet als inspirator.

De ervaringsdeskundige heeft een goede voorbereiding nodig. Bespreek wat de bedoeling is, wat verwacht wordt en laat haar of hem oefenen. Samen oefenen is belangrijk om de flow in het webinar te houden. Als de samenwerking goed is, dan is enige spontaniteit ook mogelijk en dat maakt de sfeer levendig.

Iemand die te abstract of te vaag is, wordt niet geaccepteerd als ‘gelijke’ en functioneert niet als inspirator.

8. Deelnemers betrokken krijgen

Als de deelnemer persoonlijk betrokken raakt bij het onderwerp, veroorzaakt dat meer interactie. Je kunt voor je eigen webinar zelf bedenken hoe het onderwerp de deelnemer persoonlijk gaat raken.

In mijn webinar vroeg ik deelnemers om hun tekst in de chat een kleur te geven. Als je jezelf herkende in het verhaal van de ervaringsdeskundige, een introvert type, dan maakte je de chat-kleur groen. Oranje betekende extravert en blauw ertussenin. Je moest tegelijkertijd een zelfanalyse uitvoeren en later kon je in de chat zien welk type het antwoord gaf. Dat maakt de chat waardevoller.

Goede vragen

De basis voor goede antwoorden is… Goede vragen. Goede vragen stellen kun je hier leren.

Je kunt gebruikmaken van scenario’s en statements. Je schetst een beeld van een situatie en laat deelnemers aangeven hoe zij zouden reageren in de rol van X. Dat kan ingeleid worden door een korte video, tekst, foto, of geluidsfragment. Het lijkt dan op een rollenspel via de chat.

9. Vormgeving en typografie

Webinars maken vaak gebruik van een contentvenster met een Powerpoint. Let erop dat een mens niet tegelijkertijd kan luisteren en lezen. Lezen en kijken lukt wel tegelijk.

Less is more geldt voor de Powerpoint-dia’s die je gebruikt.

De vormgeving dient volledig synchroon te lopen met het proces in het webinar. Als er nagedacht moet worden over een vraag, dan zie je die vraag op de dia of een afbeelding die betrekking heeft op die vraag.

10. De rol van de facilitator, host of discussieleider

Ik voeg voor het gemak alle functies samen. Je kan zelf de taken in je eigen webinar verdelen op basis van ieders vaardigheden. Wat is belangrijk als je een crowdsourcing-webinar faciliteert?

• Behandel je deelnemers als koningen en koninginnen: zij bepalen het succes van je webinar.
• Laat deelnemers ook kennismaken met elkaar. Dat schept een band en biedt veiligheid, wat nodig is voor interactie.
• Schets waarom de kwalitatieve input van deelnemers belangrijk is voor iedereen. Hiermee creëer je betrokkenheid.
• Stimuleer goed gedrag: ‘Ah, ik zie dat José een nieuwe vraag heeft geformuleerd. Heel boeiend voor de uitdieping van dit onderwerp. José, bedankt voor je vraag.’
• Stimuleer het stellen van vragen. Vaak worden daardoor meer vragen gesteld, die getuigen van groeiend bewustzijn.
• Stimuleer discussie, vrijheid van meningsuiting en het persoonlijke aspect door deelnemers te complimenteren met verschillende visies en denkwijzen. Geef aan dat hun bijdragen waardevol zijn. Maak duidelijk wat er gebeurt met hun bijdragen en hoe ze daarvan kunnen profiteren.
• Stimuleer discussie in de chat over de vragen. Dit bevordert de kwaliteit van het resultaat en stimuleert nadenken. ‘Waar wil je achter komen met deze vraag?’, ‘Waarom heb je dat eventuele antwoord nodig? Is dit dan wel de juiste vraag?’
• Grijp in bij niet-respectvol gedrag in de chat. Stimuleer mensen om elkaars uitingen niet te veroordelen, maar om aanvullende vragen te stellen.
• Hou als host je mond als mensen nadenken en typen. Even stilte wordt op prijs gesteld.
• Geef de deelnemers de gelegenheid om feedback te geven met een open vraag. In een crowdsourcing-webinar zijn deelnemers meestal erg betrokken. Het is dan fijn als ze hun ervaring of resterende opmerkingen van zich af kunnen schrijven. Stel bijvoorbeeld de vraag: ‘Was het webinar waardevol voor je en waarom?’