Bureau & klant: 4 tips voor optimaal online projectmanagement

Online samenwerken is voor velen van ons een goed genestelde werkmethode. Scrummers, thuiswerkers en digital nomads werken als teams binnen bedrijven al een tijd succesvol samen. Online team-effort is niets nieuws. Toch vraag ik me af: hoe gaat dat bij bureaus? Wordt er ook mét de klant online samengewerkt aan projecten? In een wereld vol met digital natives lijkt me het daar de hoogste tijd voor, en daarom geef ik je in dit artikel tips voor digitaal projectmanagement.

Gedeeld ownership

De communicatie met klanten verloopt vaak nog ‘ouderwets’ via de mail en telefoon (of natuurlijk face-to-face). Dat functioneert prima, maar voor een optimale samenwerking tussen bureau en klant, zijn nieuwe communicatiemethodes onmisbaar. Een manier waarmee klant en bureau in één omgeving ook daadwerkelijk samen kunnen werken aan projecten en campagnes. Hiermee komt de ownership van het project bij beide partijen te liggen. Dat zorgt voor transparantie en efficiency. De werkwijze van het bureau wordt inzichtelijk voor de klant, waaronder de planning, uren en de daarmee gemoeide kosten. Klanten krijgen de kans actief mee te werken (of kijken) in het proces.

Online tools

Een minimale vereiste voor digitaal samenwerken is een goed online platform. Die zijn er volop en zijn vaak gratis. Een aantal bekende tools zijn:

1. Trello

Deze gratis tool is erg geschikt voor werken met de Kanban-methode. In Trello kun je real-time samenwerken, e-mailnotificaties inzetten en allerlei koppelingen maken met andere systemen zoals Google Drive en Dropbox. Deze tool is ook via een app te gebruiken.

2. Asana

Dit is een goede projectmanagement-tool die beperkt is in de hoeveelheid features. Daardoor is dit online platform juist erg geschikt als startpunt voor nieuwe online samenwerkers. Asana biedt een bijzonder goede e-mailintegratie, verandermanagement en een app

3. Wrike

Wil je een uitgebreide tool tegen weinig of geen kosten, dan is Wrike interessant. Met ingebouwde chatfunctie (Stream), time tracker en permalinks. En ook hier: een fijne app.

Alle experts op één digitale plek

Ik werk met mijn klant Naober inmiddels meer dan een half jaar samen in Trello. Naober, een merk en magazine dat zich richt op het oosten van Nederland, vroeg mij om hun online activiteiten te structureren en vervolgens te optimaliseren. Structureren lijkt een eenvoudige opdracht, maar Naober gaf een aantal uitdagingen mee: strakke deadlines, een bescheiden budget en een lastige organisatiestructuur. Ondanks de kleine organisatie werd namelijk aan alle projecten samengewerkt met een netwerk van experts, die op eigen locaties hun stukje van de puzzel leverden.

Door een online workflow-tool in te zetten, kreeg iedereen overzicht over het project en inzicht in het werk van collega-experts. Hierdoor verliep het structureren heel snel, steeg het werkplezier aanzienlijk en konden we eerder dan gepland starten met optimaliseren. En, niet onbelangrijk: door het inzetten van zo’n tool en het automatisch rapporteren van de voortgang, krijgt mijn klant goed inzicht in mijn toegevoegde waarde als projectmanager.

Vier tips

Zo klinkt de invoering van een online samenwerkingsmethode eenvoudig, maar dat is zo’n proces zeker niet altijd. Ook als klanten (en collega’s) openstaan voor een digitale projectmanagementmethode, betekent dat nog steeds dat er genoeg hordes te nemen zijn. Vier tips daarvoor:

Het is niet voor iedereen

Niet iedere persoon is geschikt voor zo’n online systeem. Het kan geen kwaad om te polsen en te bespreken. Als een klant (of collega) aangeeft dat het echt te ver van zijn comfortzone af staat, dan laat ik het rusten. Daarbij heb ik gemerkt dat collega’s en klanten met een gezonde, kleine dosis angst voor het onbekende, juist erg goed reageren op een online projectmanagementtool. Sterker nog: zij zijn nu de grootste evangelisten. Vind de balans daarin: niet opdringen, wel uitdagen.

Heb geduld

Klanten en collega’s hebben tijd nodig om te wennen aan een nieuwe manier van werken. Ook al zijn ze nog zo tech savvy, het blijft een nieuwe manier van werken. Geef iedereen de kans om te wennen en moedig vooral aan om er gewoon mee aan de slag te gaan. Tot nu toe werkt dit in mijn ervaring het beste.

Wees flexibel maar geef houvast

Online workflow-tools gaan uit van volledige openheid en flexibiliteit. Sta dus ook open voor elkaars tips en coaching. Toch kan de volledige buigbaarheid van zo’n digitaal systeem sommige nieuwe gebruikers overrompelen. Wat helpt is om een eerste kaart op het bord aan te maken met regels. Dit klinkt wat streng, maar het biedt wel houvast. Hoe werken we in het systeem, wat kan, wat mag, etcetera.

Gewoon beginnen!

De manier van samenwerken in een online projectmanagementtool is nieuw voor veel mensen. Het beste is: gewoon beginnen. Start met een eigen workflow-bord om het systeem te leren kennen. Ik heb het eerst intern ingevoerd, zodat mijn collega’s en ik konden wennen aan een goed intern werkproces.

Online tools bevorderen het vertrouwen

Digitaal samenwerken is op zich niet vernieuwend. Veel bedrijven werken agile of volgens de scrum-methode. Maar het inzetten van online tools als samenwerkingsplatform voor bureau en klant samen, wordt weinig gedaan. De openheid van zaken bevordert de relatie en het vertrouwen van de klant in het bureau (en andersom). Wie durft, legt de bouwstenen voor een mooi evenwichtig partnerschap.

Hoe werken jullie samen als bureau met de klant? Ik lees graag ideeën en jullie reacties.

Afbeeldingen met dank aan 123RF.