5 tips om je marketingmateriaal veilig in de cloud te beheren

Elke marketingmedewerker heeft te maken met vragen of verzoeken vanuit de interne organisatie, klanten en leveranciers. Ze gaan dan veelal over het toesturen van het nieuwste beeld- of videomateriaal van de organisatie of specifieke afdeling. Uit ervaring weet ik dat de meeste organisaties dit wel hebben (die marketingmedewerkers zitten niet stil), maar dat dit overal en nergens op verschillende schijven staat. Hoe zorg je nu dat al dat marketingmateriaal veilig in de cloud wordt opgeslagen en alleen de mensen bij dit materiaal kunnen die hier rechten voor hebben?

Bij een kleinere organisatie is dit vraagstuk al vervelend, maar vaak nog te overzien. Bij een grotere organisatie is dit een regelrechte ramp en zorgt het voor zeer veel verloren uren. Waar staan die foto’s van de wintercollectie? Zijn dit de meest recente presentaties? Bovendien zetten veel organisaties hun vraagtekens bij de veiligheid van het ‘opslaan in de cloud’. Veel documentatie is immers gevoelig en mag niet in de verkeerde handen terechtkomen. Maar hoe zorg je nu dat al dat beeldmateriaal veilig in de cloud wordt opgeslagen? En dat alleen de mensen bij dit materiaal kunnen die hier recht toe hebben?

Digital asset management = marketing asset management

Digital asset management of media asset management is het opslaan en beheren van mediabestanden in de cloud. In de Nederlandse volksmond wordt het ook wel een ‘online beeldbank’ genoemd. Met name de omroepwereld en fotobranche gebruiken deze termen, maar de toepasbaarheid is natuurlijk veel breder. De term marketing asset management ligt in het verlengde, maar komt in principe op hetzelfde neer: het opslaan en delen van marketingmedia (foto’s, filmpjes, huisstijlmateriaal) in de cloud. Natuurlijk zijn er al honderden oplossingen voor dit probleem. Tal van cloud-oplossingen proberen orde, regelmaat en toegankelijkheid in de wirwar van productvideo’s, huisstijlbestanden en stockfoto’s te brengen.

Waarom een digital asset management-systeem?

Een zogenaamd DAM-systeem is praktisch om de hierboven genoemde redenen. De kosten van een dergelijk systeem wegen zwaarder dan het bloed, zweet en tranen van je medewerkers en collega’s. Daarnaast kan een veilige cloud-omgeving ervoor zorgen dat gevoelige documenten niet in de verkeerde handen terechtkomen.

Branches zoals het onderwijs, de overheid, financiële- of zorgsector, kunnen dit daarom goed gebruiken. Bovendien moeten bijvoorbeeld overheidsinstellingen aan bepaalde strenge veiligheidseisen voldoen. Een goed beveiligd DAM-systeem kan hier dan voor zorgen. Andere voordelen van een digital- of marketing asset management-systeem zijn:

• Via een zogenaamde SaaS-oplossing zijn de bestanden via een website te bereiken. Ideaal als je thuiswerkt en toch toegang wilt.
• Bij de meeste systemen bestaat de mogelijkheid om zowel interne als externe gebruikers (dus ook klanten of leveranciers) toegang te geven tot bepaalde mappen. Zo behoud je de volledige controle over wie, wat te zien krijgt.
• Als je voor een Nederlandse partij kiest, wordt alle media vaak op Nederlandse servers gezet, in gecertificeerde datacentra. Als het gevoelige data betreft, is dat vaak een groot voordeel. Bovendien krijg je waar nodig Nederlandse support.
• Altijd handig als er een automatische back-up van al je bestanden wordt gemaakt. Gaat er toch iets mis, dan ben je niks kwijt. Bij de meeste cloud-organisaties is dit gelukkig zo.
• Als je geen eigen ICT-afdeling hebt, of je wilt hen niet vermoeien met de implementatie of het onderhoud van nog een softwarepakket, zijn webbased DAM-systemen perfect.
• Een ander bijkomend voordeel van een dergelijk systeem, is het direct faciliteren van diverse bestandsformaten. Dat scheelt in het klaarzetten of verwerken van bronbestanden in verschillende formaten. Het worden feitelijk steeds duplicates van de bron. En iedere duplicatie zorgt voor vervuiling. Daarnaast heeft elk online medium zijn eigen pixelformaat. En het traditionele drukwerk druk je nu eenmaal niet met een low-res afbeelding. (Hoe traditioneel het medium ook is, er wordt nog best veel gedrukt.)

Hoe gebruik ik digital asset management-software?

Tip 1: centralisering

Als er digitale bestanden zijn die door de hele organisatie worden gebruikt, zorg dan ook dat deze centraal staan opgeslagen en dat je software gebruikt met goede zoekfilters. Dan kun je bestanden snel terugvinden. Ik zie vaak dat er meerdere cloud-oplossingen zijn en het nodige materiaal wel aanwezig is, maar het een hele zoektocht is om bij de juiste map, op de juiste server terecht te komen. Dit kost tijd en dat is zonde!

Tip 2: toegang

Met DAM-software is het eenvoudig om per map te bepalen wie, welke toegang heeft. Denk hier goed over na, want dit kan veel problemen voorkomen. Denk bijvoorbeeld aan de rechten om mappen of documenten te wijzigen of toe te voegen. Wil je dat iedereen in of buiten je organisatie deze mogelijkheid heeft of alleen bepaalde personen?

Tip 3: overzicht

De gebruiksvriendelijk en de effectiviteit van een digital asset management-systeem staat of valt met het overzicht dat je creëert. Maak het eenvoudig, logisch en vraag collega’s of ze de structuur begrijpen, voordat je deze implementeert. Dit geeft vaak nuttige feedback die je zelf over het hoofd hebt gezien. Daarnaast raad ik aan om iemand aan te wijzen die de structuur bewaakt. Voor je het weet worden mappen verplaatst, nieuwe aangemaakt en gewijzigd. Wijs iemand aan die eens in de zoveel tijd het overzicht terugbrengt.

Tip 4: afspraken

Een beleid bij het gebruik van een digital asset management-software is erg belangrijk. Spreek met elkaar af welke bestanden kunnen worden geüpload, met wie deze kunnen worden gedeeld en of er voor sommige bestanden goedkeuring nodig is voordat deze kunnen worden geüpload.

Tip 5: beveiliging

De beveiliging van documenten in de cloud is tegenwoordig een hot topic. Nu steeds meer gevoelige bestanden online worden opgeslagen, verstuurd of gedeeld neemt de online criminaliteit toe. Ik raad aan om ervoor te zorgen dat je digital asset management-software gebruikt die goed is beveiligd. Veel aanbieders zorgen er zelfs voor dat je marketingmateriaal op Nederlandse servers staat.

Welk digital asset management-systeem moet ik kiezen?

Als je eenmaal hebt besloten om een media asset management-systeem te gebruiken, is natuurlijk de vraag welke je moet kiezen. Er bestaan verschillende review-websites waar je het een en ander aan informatie kunt inwinnen. De eerste vraag die je jezelf moet stellen, is wat je met dit systeem wilt doen. Een aantal vragen die hierbij een rol spelen:

• Wat voor bestanden wil je opslaan? Zijn dit alleen media- of marketingbestanden of ook andersoortige digitale bestanden?
• Wil ik het systeem zelf hosten of wil ik het laten hosten door de leverancier?
• Wat is mijn budget?

 Hieronder heb ik een aantal bekende aanbieders op een rij gezet:

Cocoon

Het Nederlandse Cocoon is de nieuwe naam voor Online Beeldbank, een media asset management-systeem dat al sinds 2005 bestaat. Een voordeel van Cocoon is de eenvoud waarmee het systeem wordt geïmplementeerd en gebruikt. Wanneer een marketing asset management-systeem eenvoudig in gebruik is, geen technische kennis nodig is en het niet om de haverklap errors geeft, wordt het ook daadwerkelijk gebruikt en plukken gebruikers er de vruchten van. Omdat Cocoon het technisch beheer doet en het systeem simpel is, hoeven geen ICT-afdelingen te worden betrokken of trainingen te worden gegeven om het werkend te krijgen. Cocoon staat bovendien op Nederlandse servers waardoor geen IT-ondersteuning nodig is.

Bynder

Ditzelfde geldt voor Bynder, een populair Nederlands DAM-systeem dat internationaal actief is. De werking is vergelijkbaar met dat van Cocoon: je kunt webbased bestanden opslaan, delen of versturen. Na een klein onderzoek online zien we dat de meeste mensen Bynder loven om het makkelijke gebruik. Door de eenvoudige opzet en SaaS-oplossing (webbased) is er geen ICT-kennis vereist en is er geen ICT’er nodig om software-problemen op te lossen. Als nadeel wordt genoemd dat het vaak lastig blijkt om andere applicaties of plug-ins met Bynder te integreren.

Webdam

Een buitenlandse partij die goede digital asset management-software aanbiedt is Webdam. Deze Amerikaanse speler heeft klanten als Vodafone en Starbucks, wat natuurlijk niet voor niets is. Webdam werkt samen met Shutterstock en is hard op weg om een van de grootste DAM-software-aanbieders te worden. Het systeem kent veel functionaliteiten, maar dit heeft ook nadelen. Mensen ervaren die functionaliteiten vaak als last, aangezien het zo complex is. Dit kan gelden voor mensen binnen een organisatie, maar zeker als klanten, leveranciers of partners toegang hebben tot bepaalde mappen. Dan moeten de functionaliteiten voor zich spreken. Bovendien krijgt Webdam veel klachten over trage software.

Digital asset management, iets voor jouw marketingmateriaal?

Heb je een kleinbedrijf of werk je bij een kleine organisatie? Dan lijkt me een cloud-systeem voor al je marketingmedia een beetje overdreven. Niet doen dus! Heeft jouw organisatie echter een eigen marketingafdeling, zoek je een systeem waar alle media veilig wordt opgeslagen en altijd toegankelijk is voor de mensen die je hier toegang voor geeft? Dan is een digital asset management-systeem onmisbaar! Er zijn tal van review-websites en je kunt voor al deze systemen een gratis demo aanvragen.

Let er daarbij op dat de prijzen van de verschillende oplossingen erg uiteenlopen. Niet iedere aanbieder is even transparant in zijn tarieven en kosten. Deze worden dan bepaald op basis van een eerste intake. Sommige zijn wel heel helder en communiceren prijzen direct op de website.

Laat je vooraf dus goed informeren over de totale kosten voor een ingebruikname en de looptijden van het contract. Eventueel bijkomende kosten voor inrichting, set-up of extra modules kunnen altijd in de kleine lettertjes staan. Hou daarbij ook rekening met de capaciteit van het systeem en hoeveel opslag je denkt nodig te hebben. Vaak worden er extra kosten gerekend per gigabyte. Weet dus ook wat je in de toekomst moet gaan betalen bij uitbreidingen.

Afbeeldingen met dank aan 123RF.