In 4 stappen een bedrijfsvideo die binnen je budget past

Je bent het ongetwijfeld zelf al eens tegengekomen op een website: een ietwat gekunsteld filmpje met geluid dat niet helemaal lekker klinkt. Of shots die net iets te lang duren. Helaas zie je dit vaker gebeuren bij MKB’ers die geen grote budgetten hebben om volledige Hollywoodproducties te financieren. Hoe voorkom je dat jouw filmpje flopt? Hoe zorg je ervoor dat het écht iets toevoegt aan je website? En, niet onbelangrijk, hoe doe je dit alles op een manier waardoor het ook binnen je begroting past?

Dit klinkt een beetje als pointing out the obvious, maar een goede bedrijfsfilm op je website bestaat uit verschillende stappen. Van een goede bedrijfsfilm maken tot deze op de juiste manier implementeren in je website. In de praktijk lopen deze stappen nogal door elkaar, en het is ook zeker aan te raden om tussen de stappen te ‘pingpongen’. Zo kun je bij het design van je website al rekening houden met het plaatsen van een filmpje, of kun je in je filmpje rekening houden met waar deze op de website geplaatst wordt. Maar omdat een versimpeling van de werkelijkheid er nou eenmaal voor zorgt dat je ideeën beter kunt uitleggen, ga ik even uit van de situatie waarin je al een website hebt en hier een nieuwe bedrijfsvideo aan toe wilt voegen.

1. Bepaal je doelstelling

Ik kan het niet vaak genoeg zeggen: begin met het bepalen van je doelen. Een veelgemaakte fout in het MKB is om tools en communicatiemiddelen te zien als doel an sich. Een video op je website is geen doel op zich. Extra betrokkenheid bij je doelgroep creëren, of het persoonlijke karakter van je organisatie communiceren, dat zijn wel doelen.

Dus, begin eens met het beantwoorden van deze vragen.

• Wat wil je precies bereiken?
• Bij welke doelgroep wil je dat bereiken?
• Welke boodschap wil je overbrengen?
• Hoe gaat een video je daarbij helpen?

Trap daarbij niet in de bekende valkuil om al deze vragen heel algemeen te beantwoorden. Hoe breder je de scope houdt, hoe groter de kans is dat je met hagel gaat schieten. De antwoorden op deze vragen moeten je helpen om de inhoud van je video (die je in de volgende stap uitwerkt in een script) vorm te geven.

Wij zijn een leuke werkgever

Tijd voor een voorbeeld. Als kleine producent van verzorgingsmiddelen is het misschien lastig om nieuw personeel aan te trekken voor je productielijn. Je wilt dus toekomstige werknemers (je doelgroep) overtuigen dat jouw bedrijf een goede werkgever is, en het productiewerk leuk en uitdagend is (je doelstelling). Dat samen vormt je boodschap: wij zijn een goede werkgever en bieden leuk en uitdagend werk voor onze werknemers. Een video kan je helpen door dit niet alleen tekstueel te claimen, maar met beeld te bewijzen.

Tip! Het grote voordeel van een MKB-onderneming is dat de lijnen vaak kort zijn. Maak daar gebruik van, en zet mensen van meerdere afdelingen aan tafel als je de doelen gaat bepalen. Zo kun je vanuit een brede basis aan kennis en ervaring bepalen welke invalshoek jullie kiezen voor de bedrijfsfilm. De mensen van sales weten bijvoorbeeld heel goed wat klanten triggert, terwijl de uitvoerende mensen juist goed weten welke stappen in het productieproces belangrijk zijn om uit te lichten.

De mensen van sales weten bijvoorbeeld heel goed wat klanten triggert, terwijl de uitvoerende mensen juist goed weten welke stappen in het productieproces belangrijk zijn om uit te lichten.

2. Besteed genoeg tijd en aandacht aan het script

Een script schrijven lijkt misschien veel werk, maar is echt essentieel. Hier maak je namelijk de vertaalslag tussen de enigszins abstracte doelstellingen, en de exacte invulling hiervan in de video.

Begin hierbij met het opzetten van de grote lijnen, die je later steeds verder invult. Start dus met het bepalen van je algemene verhaallijn. Welke ‘scènes’ heb je nodig om die verhaallijn te vertellen? Maak dit daarna zo concreet mogelijk. Je omschrijft voor elke scène alles wat je ziet. Wie is er in beeld? Wat is de sfeer? Wat wordt er gezegd? Is er achtergrondmuziek?

Wie van HR doet het praatje?

Het antwoord op die vragen verwerk je allemaal in je script. In het voorbeeld van de verzorgingsmiddelenproducten, zou de verhaallijn kunnen bestaan uit een introductie van het bedrijf en de HR-afdeling die vertelt hoe zij tegen werkgeverschap aankijkt. Vervolgens bestaat het uit interviews met verschillende medewerkers van de productielijn en sluit je af met wat leuke sfeerbeelden tijdens het productieproces. Daarna werk je elke scène volledig uit. Wie van je HR-afdeling doet het praatje? Waar zit of staat diegene? Wat zegt hij of zij precies? Hoe lang duurt dat ongeveer?

Voor je het weet zit je al in het volgende kwartaal, en staat er nog steeds geen letter op papier.

Tip! In het MKB zie je vaak dat niemand het maken van de bedrijfsvideo in zijn takenpakket heeft zitten. En zo komt het bij de DGA of marketingmanager terecht. Die heeft het waarschijnlijk al druk genoeg en stelt het schrijven van een script een weekje uit. Voor je het weet zit je al in het volgende kwartaal, en staat er nog steeds geen letter op papier. Maak die bedrijfsvideo daarom formeel de verantwoordelijkheid van een projectteam, en stel deadlines. Pas dan zullen mensen hier echt tijd voor gaan inplannen, en zich verantwoordelijk voelen om de gestelde deadlines te halen.

3. Productie: zelf doen of uitbesteden?

Als je je video hebt uitgewerkt op papier, is het tijd om deze te gaan produceren. Doe jezelf een plezier en besteed de productie uit. Ten eerste is het heel moeilijk om zelf de gewenste kwaliteit video en audio te realiseren. Ten tweede is het ook slim om iemand met frisse ogen naar jouw bedrijf en je script te laten kijken. Een professioneel bedrijf op dit gebied kan je adviseren over bepaalde shots en meedenken over hoe je jouw bedrijf in beeld wilt brengen. Daarnaast zorgen zij ervoor dat je video na het filmen goed wordt gemonteerd.

Kun je de productie van je bedrijfsvideo dan nooit zelf doen? In theorie natuurlijk wel. Maar in de praktijk zien we dat deze plannen vaak stranden door allerlei praktische problemen. Wie verzorgt de juiste (professionele) materialen, zoals een camera en een microfoon? Is één van je medewerkers bekwaam genoeg om écht mooie beelden te schieten? Wie beschikt er over de juiste monteersoftware?

Dus ja, de productie van je video uitbesteden vraagt eenmalig om een hogere investering. Ik ben ervan overtuigd dat deze investering zich op lange termijn absoluut terugbetaalt in efficiëntie en kwaliteit.

Tip! Ik heb geloof ik nog nooit een MKB’er ontmoet die géén neefje of buurjongen had met een Iphone 6 ‘die écht hele leuke filmpjes maakt’. Maar er is natuurlijk een groot verschil tussen een leuk YouTube-filmpje en een professioneel geproduceerde bedrijfsfilm. Je boekhouding zou je immers ook nooit uitbesteden aan een nichtje die al twee jaar economie heeft op de middelbare school, toch? Dus als je de productie gaat uitbesteden, ga dan op zoek naar een serieuze partij met goede referenties. Bekijk een aantal video’s uit de portfolio’s van een aantal bedrijven. Op die manier kun je een goede keus maken voor een professionele partij die je echt verder kan helpen.

4. Implementatie op website

Als het goed is, heb je nu een video staan waar je trots op bent. Logisch dus dat je die zo snel mogelijk online wilt zetten. Maar houd je heel even in. Om je bedrijfsvideo goed tot zijn recht te laten komen, is het belangrijk dat deze goed in je website verwerkt wordt.

Te vaak zie ik websites voorbij komen waarop filmpjes staan die ongetwijfeld om een grote investering hebben gevraagd, maar die vervolgens zo slordig zijn geplaatst dat alle positieve effecten onmiddellijk teniet worden gedaan. Dat is natuurlijk ontzettend zonde.

Idealiter vraag je daarom je webbouwer al bij het design van je website om rekening te houden met de mogelijkheid om video’s te plaatsen. Maar ook als je website al een tijdje staat, kun je jouw webbouwer vragen om hier plaats voor te maken. Op deze manier voorkom je dat de uitlijning niet klopt, de video onscherp wordt of op een rare plek in je website staat. Je wilt namelijk dat jouw video een mooie aanvulling wordt op je website en geen afleidende stoorzender.

Een paar concrete tips

• Kies een mooie thumbnail. Dit is het eerste stilstaande beeld dat je bezoeker ziet. Een mooi beeld zal bezoekers verleiden om eerder op jouw video te klikken.
• Zorg dat de uitlijning van de video met je tekst en/of afbeeldingen klopt.
• Wil je jouw video groot afspelen, maar heb je daar geen ruimte voor? Kies er dan voor om de thumnail kleiner in je website op te nemen, en de video groter als lightbox overlay af te spelen.
• Als je een Vimeo- of YouTube-video wilt embedden op je website, maar je wilt niet al die overbodige informatie in beeld (titel, beoordelingen, gerelateerde video’s, etc.), kun je aanpassingen maken in de embed-code. Vraag je webbouwer om dit voor je te implementeren.

Je webtekst is geen transcript van je video

Dan is er nog de vraag of je jouw webteksten moet aanpassen als je een video plaatst. Kun je de teksten uit je script bijvoorbeeld recyclen tot bijpassende webteksten? Tenzij je Rand Fishkin heet (en een briljante snor hebt), is het geen goed idee om de tekst uit je video letterlijk uit te schrijven en op dezelfde pagina te zetten. Wat Rand in zijn blogs wel heel goed laat zien, is dat hij heeft nagedacht over de inhoud van zijn video en bijbehorende teksten. Hoe kan hij ervoor zorgen dat hij zijn doelgroep zo goed mogelijk bereikt met zowel video als tekst? In zijn geval bespreekt hij vakinhoudelijke informatie met veel diepgang en is het slim om dit uitgebreid uit te werken. Maar als je jouw bedrijf gewoon goed wilt presenteren, hoef je hier geen hele essays voor uit te werken. Je kunt bijvoorbeeld wel de belangrijkste USP’s die je in je filmpje noemt, nog eens opsommen, je productspecificaties puntsgewijs doornemen of relevante producten benoemen.

Tip! Een goede proef om te achterhalen of jouw video en tekst complementair zijn aan elkaar, is door één van beiden eens te verwijderen. Als het goed is, moet je bezoeker dan een deel van de puzzel missen. Dat laatste puzzelstukje zou dus de toegevoegde waarde van je tekst of video moeten zijn.

Een lang verhaal kort

De moraal van dit verhaal? ‘Bezint eer ge begint’. Denk vooraf goed na over je doelen. Maak op basis hiervan keuzes. En voer die ook echt door in de uitwerking. Door deze strakke scope bespaar je jezelf tijd, energie en dus geld. Je hoeft immers scènes geen tien keer opnieuw te filmen, omdat de tekst niet lekker loopt of de heleboel opnieuw te filmen, omdat je achteraf toch een andere sfeer wilt neerzetten.

Het geld dat je hiermee bespaart, investeer je in een goede partij die bedrijfsvideo’s maakt. En later eventueel in die paar uurtjes die je webbouwer kwijt is om je video mooi te implementeren op je website. Zo realiseer je het beste resultaat tegen redelijke kosten.

Nu vraag ik me af: wat zijn inhoudelijk gezien dé kritische succesfactoren van een bedrijfsvideo? Aan welke eisen moet zo’n video inhoudelijk op zijn minst voldoen, zodat het waarde toevoegt aan een website? Wat denken jullie?