Klaar met gemopper over e-mail? Gebruik deze 5 alternatieven

E-mail is een communicatiemiddel waar veel op gemopperd wordt: te veel mails, onnodig gebruik van de cc-regel, onduidelijke onderwerpregels. Iedereen lijkt zo zijn rijtje e-mailergernissen te hebben. Soms lukt het binnen een project, team of zelfs organisatie af te spreken wat goede e-mails zijn door een e-mailetiquette. Maar vaker is het aan een ieder om zelf te bepalen wat goede e-mails zijn.

Een van de redenen waarom e-mails vaak niet werken, is niet eens de kwaliteit van de e-mails zelf, maar omdat e-mail niet altijd het beste communicatiemiddel is. E-mail is snel, goedkoop en makkelijk te gebruiken. Maar soms leidt het tot meer problemen, dan wanneer je iemand bijvoorbeeld even gebeld had.

Naast de situaties waarin e-mail voorbij gaat aan mogelijke gevoeligheden zijn er soms simpelweg betere tools om iets te regelen. Wat met veel e-mails over-en-weer lukt, kan soms met een app of een site die ervoor gemaakt is veel sneller.

1. Bespreek (later)

E-mails zijn eenrichting en missen niveaus in interactie

Een voordeel van e-mail is dat je snel een e-mailtje maakt, je veel mensen kunt bereiken, er nauwelijks kosten zijn en het snel is. Nadeel is dat sommige zaken zich niet erg geschikt zijn voor zo’n snelle e-mail. Denk aan:

• Gevoelige zaken, zoals feedback geven, een conflict oplossen, evalueren
• Complexe zaken, zoals erg inhoudelijke vragen, professionele kwesties
• Zaken die zich lenen voor interactie om afhankelijk van reacties van anderen een koers te kiezen, bijvoorbeeld een brainstorm of keuze voor een bepaalde aanpak
• Urgente kwesties, waarbij je wil weten of iemand kan helpen en daar snel duidelijkheid over wil hebben

In die gevallen is interactie nuttig omdat de ander inbreng heeft die je nodig hebt om tot iets te komen. Ook helpt de rijkheid van intonatie, gezichtsuitdrukkingen, snelheid van spreken, houding. Dat is extra informatie die in lastige gesprekken helpt elkaar beter te begrijpen.

Een mail met feedback kan anders geïnterpreteerd worden dan je bedoeld had. Dus voor dit soort kwesties is de snelheid van e-mail vaak bedrieglijk. De kwestie  kan makkelijk escaleren en tot meer gedoe en over-en-weer e-mails leiden, dan wanneer er direct een ander medium gekozen was. Ook als je in de e-mail aangeeft later erover te bellen of elkaar erover te spreken, dan kan bij de ontvanger al kwaad bloed gezet zijn. En een e-mail kun je ongelezen maken, maar niet ongezien maken.

Een gesprek

Werk je veel met iemand samen, dan kun je elke keer als je iets hebt met die persoon een e-mail sturen. Als de ander die beantwoordt, dan heb je er een te managen dialoog bij in je e-mail. Je kunt overwegen voor zo’n persoon een lijstje te maken en de te bespreken issues daarop te noteren. Zoek geregeld contact -als het jullie beiden uitkomt -en los meerdere punten tegelijk op.

Andere opties:

• In de meeste takenmanagers kun je contexten aan taken toevoegen. Maak van die persoon een context en voeg die toe aan de taak
• Maak een aparte lijst of project voor deze persoon in je takenmanager
• Stuur een agenda-uitnodiging voor een ‘bila’ en zet allebei in het tekstveld van die afspraak bespreekpunten. Blijf die toevoegen, totdat het overleg is

Als ontvanger van e-mails kun je hetzelfde doen en e-mail ‘opsparen’ van die ene persoon en dan bepalen wat de handigste aanpak is deze zaken op te lossen.

Een dagstart

Start met je team de dag met een korte bijeenkomst, maximaal 15 minuten, die je staand doet zonder voorzitter. Het enige dat telt is dat elk teamlid kort drie vragen beantwoordt:

• Wat heb je gisteren gedaan? Deze vraag voorkomt mails met updates. De wetenschap dat je de dag erna je team op de hoogte brengt, is voldoende. Wil iemand alsnog een e-mail of een bepaald document, dan hoor je het wel.
• Wat ga je vandaag doen? handig om te zien wie wat oppakt en wat zoal de prio’s voor de dag zijn.
• Verwacht je problemen? Misschien kun je elkaar helpen en -belangrijker- kun je ’s ochtends checken wanneer het uitkomt om even samen aan de slag te gaan. Dat voorkomt allerlei e-mails en pogingen ad hoc tot samenwerking te komen.

Hetzelfde geldt voor een binnen- en buitendienst of een manager en assistent. Door de dag te starten met een kort overleg, gericht op afhandelen van gisteren en wat er die dag te doen staat, kun je e-mails uitsparen.

De frequentie kan variëren met hoeveel er te communiceren is. Eén a twee keer per week kan ook voldoende zijn.

2. Werk samen en deel een document

TL;DR

Een lange e-mail scoort bij veel kenniswerkers hoog op de ergernissen top 10. Lezen in een e-mailclient van een scherm(pje) is niet erg comfortabel. Pogingen tot lay-out worden ook niet door elk e-mailprogramma evengoed begrepen en kunnen de mail er rommelig doen uitzien.

Als je veel informatie te delen hebt, is e-mail als kanaal misschien handig, maar een e-mailtje als middel niet. De mogelijkheden het te archiveren, erin verder te werken, versies te maken zijn bijzonder beperkt. Terwijl daar veel betere tools voor zijn.

Teksten maken en delen

Een lange tekst maak je in een editor, zodat je er lay-out in kunt aanbrengen en wat meer uitgedaagd wordt over de opbouw na te denken. Dat kan in een basale editor met markdown, in tekstverwerkingsprogramma’s als Pages of Word maar zeker ook met de samenwerkingsopties die Google Drive of Sharepoint bieden.

Bouw een tekst op, voeg lay-out toe, zorg voor verzorgde lopende zinnen, zorg voor een heldere naam en een versienummer en deel dat product. Dat communiceert handig en is voor verdere verwerking een betere basis dan e-mails waarin van alles boven en in de e-mails toegevoegd wordt.

3. Werk samen met een takenmanager of projectmanagementtool

Taken in je mailbox

Als je iemand wil vragen iets te doen, dan kan dat via de e-mail. Daar zijn wel wat nadelen aan verbonden. Bij meerdere taken en in samenwerking met meerdere mensen leidt samenwerking makkelijk tot veel mails. Daarnaast moet je als je gaat werken die verschillende mails uitzoeken om na te gaan welke acties jij te doen hebt. Tenslotte zijn mails vaak een soort brieven met aanhef en wat sociale plichtplegingen, waardoor e-mails vaak wat extra ‘informatie’ bevatten. Wil je alsnog iemand toevoegen aan een e-mailwisseling, dan moet je de juiste mails uitzoeken en die alsnog naar iemand sturen. Dat kan makkelijker.

Werk met een online takenmanager

Werk online samen in een takenmanager of projectsite, zoals Basecamp of bijvoorbeeld Asana of gebruik een takenmanager die je projecten en taken laat delen, zoals Todoist. In plaats van losse mailtjes naar teamleden te sturen is er één plek waar elk teamlid een actueel overzicht vindt van het project, taken, mijlpaalmomenten, updates en bijvoorbeeld documenten. Je kunt de site of app openen en aan de slag in plaats van allerlei mails te moeten doorzoeken naar taken. Tenslotte formuleer je vaak compacter en directer als je een taak maakt in een takenmanager, dan wanneer je een e-mail stuurt. Er zijn velden voor einddata bij taken, dus dat soort extra informatie vergeet je minder makkelijk.

4. Maak een formulier

Vragen om problemen

De afdeling marketing van een onderneming van circa 350 mensen wilde onder de collega’s nagaan welke van de drie door het reclamebureau voorgestelde pay offs het beste scoorde. Een mail naar 350 personen was het resultaat. Het antwoord was een interessante mix van stemmen op één van de opties, commentaar op de procedure, voorstellen voor nieuwe pay offs en voorstellen om op een heel andere manier communicatie op te zetten. Eigenwijze professionals om input vragen dan weet je het vooraf al. Bijkomend nadeel: uit alle e-mails, replies, geforwarde berichten de inhoud overzetten naar een bestand om bij te houden wie er gestemd hebben. Dat kan makkelijker.

Een online formulier

In de Google omgeving is zo een formulier snel gemaakt. Je start Google Drive, kiest Maken en kiest dan het type formulier. Je stelt uit een aantal standaard vraagsoorten een formulier samen, eventueel met video erin. De link naar het formulier kun je mailen en alle antwoorden komen in een spreadsheet op jouw Google Drive. Makkelijker voor de ontvangers om te beantwoorden en makkelijker voor de verzender om te verwerken. Daarnaast vraagt de lay-out van een formulier dat je wat langer nadenkt over de vraag en vorm waarin het antwoord gegeven mag worden, dan in de vrije tekst van een e-mail.

In Outlook bestaat de mogelijkheid om stemknopjes in een e-mail op te nemen. Onder de optie Controleren vind je de mogelijkheid stemknopjes toe te voegen voor bijvoorbeeld ‘ja’ of ‘nee’, eventueel met ‘misschien’ als derde optie. Ook mogelijk is de knoppen vrije invoer te geven, dus om ergens voor of tegen te stemmen. De antwoorden worden weergegeven als er minstens één antwoord gegeven is door in het verzonden bericht op Controleren op Weergeven te klikken. Deze gegevens zijn te exporteren naar bijvoorbeeld Excel om er een mooi overzicht van te maken.

5. Afspraak plannen

Binnenkort een koffietje doen?

Open vragen in de mail zijn al lastig. Als beantwoorder heb je veel typewerk te doen. Maar een open vraag om eens wat af te spreken, is gegarandeerd de opmaat naar veel e-mails over-en-weer. Wanneer komt jou uit? Aan welke dagen denk je? Waar spreken we af? Mail is daar niet handig voor. En als je al een e-mail gebruikt, doe dan in de eerste mail meteen enkele voorstellen. Wie weet ben je er in één mailwisseling uit.

Afspraakplanner gebruiken

Er zijn eenvoudige sites die je helpen om een afspraak te plannen. Zeker als je meer mensen bij elkaar wil hebben, dan is e-mail niet handig. Je bent zo tien mails verder voordat de contouren van een afspraak zichtbaar worden.

Ga naar bijvoorbeeld Doodle of Datumprikker en vul wat data en tijden in waar anderen dan hun beschikbaarheid op aangeven. Als organisator zie je wie gereageerd hebben en heb je snel duidelijk welke opties gekozen kunnen worden.

Als je in agenda’s van elkaar kunt kijken, kun je ook een afspraak plannen. Outlook heeft in de agenda een planningsweergave, waarbij je beoogde deelnemers en hun beschikbaarheid kunt zien. Dat scheelt ook weer mails.

Kortom

E-mail is een handig communicatiemiddel maar er zijn alternatieven die beter passen en die misschien wat meer werk voor de verzender zijn maar meer effect en minder ergernis opleveren.