Hoe zet je een centrale beeldredactie op in je organisatie? 10 tips

Dat beeldcommunicatie ‘booming’ is, behoeft geen betoog. Laat staan op een platform als Frankwatching. Toch is het opvallend dat veel artikelen over visuele communicatie vooral focussen op het ‘wat’ (de nieuwste trends in videomarketing, alles wat je nog niet wist over Instagram) en het ‘waarom’ (ons oerbrein dat geprogrammeerd is voor beeld). De ‘hoe’-vraag blijft vaak nog onderbelicht. Want hoe doe je dat nu? Zorg dragen voor professionele beeldcommunicatie in je organisatie? Wat voor kennis heb je daarvoor nodig? Wat voor mensen?

Pionieren met een centrale beeldredactie

In dit artikel geef ik tips uit de dagelijkse praktijk. Die van een communicatieafdeling bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl), een uitvoeringsdienst van het ministerie van Economische Zaken dat ondernemers ondersteunt in opdracht van diverse ministeries en de Europese Unie. Afgelopen jaar hebben mijn collega’s en ik stevig gepionierd in het opzetten van een centrale beeldredactie voor onze organisatie. Met een klein team faciliteerden we onze collega’s bij hun beeldvragen. Waar begin je en waar wil je naar toe? 10 tips en trucs uit de keuken van een grote organisatie.

1. Weet waar je voor staat: nut en noodzaak

Maak voor jezelf én je organisatie duidelijk waarom je beeldexpertise wilt centraliseren. Als dat helder is, is het eenvoudiger om commitment te krijgen van je collega’s en toestemming van je management om een nieuwe werkwijze te introduceren. Zo wilden wij graag meer regie op beeldkeuzes (de stockfoto eruit), één herkenbare stijl in onze videoproducties, complexe regelingen sneller begrijpelijk maken met infographics en over het algemeen: veel meer sturing op de inkoop van beeld. Door dit vast te leggen en uit te werken (wat heb je hiervoor nodig) zet je een belangrijke eerste stap.

Je wilt niet alleen maar gelikte powerpoints voor collega’s maken, omdat ‘jullie zo handig zijn met beeld’.

2. Baken je vakgebied af

Wat ga je wel en niet doen als centrale beeldredactie? We hebben bewust gekozen voor drie pijlers: fotografie, video’s en infographics. Dat betekent tegelijk dat we andere werkzaamheden niet uitvoeren, zoals brochures vormgeven of posters ontwerpen. Het is belangrijk dat je organisatie hier goed van op de hoogte is. Je wilt niet alleen maar gelikte powerpoints voor collega’s maken, omdat ‘jullie zo handig zijn met beeld’.

Daarnaast is het belangrijk helder te hebben: wat doe je zelf en wat besteed je uit? Dat hangt nauw samen met de expertise van je team. Wij hebben voor een mix gekozen. We hebben een eigen camerajournalist, maar werken ook met externe videobureaus. Een ondernemer of een bedrijf fotograferen doen we soms zelf – bijvoorbeeld als het spoed heeft – maar we huren ook fotografen in. En wat betreft graphics: eenvoudige schema’s of teasers maken we zelf en de meer gecompliceerde besteden we uit aan grafische bureaus. Inhoudelijk houden we wel altijd de regie.       

3. Formuleer een beeldstrategie

Stel een beeldstrategie op en laat die aansluiten bij de strategie van je organisatie. Zo wil RVO.nl graag dat ondernemers (onze doelgroep) ambassadeur worden van onze organisatie. Wij hebben dat vertaald naar: de ondernemer centraal in zijn eigen omgeving. Pas als de ondernemer zicht herkent in onze beelden, zal hij bereid zijn een ambassadeursrol op te nemen (door bijvoorbeeld content te delen). Zo min mogelijk stockfoto’s dus, maar foto’s van onze klanten in hun eigen bedrijf of tijdens een van onze eigen bijeenkomsten.

Ook is het belangrijk je beeldstrategie aan te laten sluiten bij je huisstijlrichtlijnen en niet te vergeten: de contentstrategie of communicatiestrategie van je organisatie. Beeld is zo nauw verweven met tekst, met social, met marketing, met usability, dat je het een niet meer los kunt zien van het ander. Bovendien werk je als beeldredactie nauw samen met je redactie- of communicatiecollega’s.

4. Leg je werkprocessen vast

Wees gewaarschuwd. Dit kost in het eerste jaar onevenredig veel tijd. Maar als je het eenmaal op papier en tussen de oren hebt… zoete vruchten! Wij hebben vooral de samenwerking met de andere collega’s vastgelegd. Wie is waarvoor verantwoordelijk? In het kort komt het erop neer dat nieuwe beeldverzoeken worden besproken door aanvrager, beeldredacteur én communicatieadviseur. Waarbij de beeldredacteur uiteindelijk verantwoordelijk is voor het uitvoerende werk (zelf of via een bureau).

Ook belangrijk: de communicatie óver je nieuwe processen. Een bericht op intranet is niet genoeg. Ga de boer op, hou presentaties en kijk wie er in de organisatie nog meer aan ‘jouw vakgebied’ raken. Gaat de inkoop van alle grafische zaken voortaan via jullie? Stel de afdeling inkoop daarvan op de hoogte. Sluipt er dan toch iets door, dan is een signaaltje naar jullie genoeg. Heb je een huisdrukker? Misschien kun je met ze samenwerken. En last, but not least: bedenk goed wie er eindverantwoordelijk is voor de beeldcommunicatie van je organisatie. Zijn jullie dat als beeldredactie? Is dat je manager? Of laat je het afhangen van het medium waarin het beeld verschijnt? Dat zijn belangrijke vragen.

5. Word een expert op je vakgebied

Hoe kleiner je team, hoe groter je benodigde expertise. Dus school jezelf bij in alle ins and outs van beeldcommunicatie anno nu. De meeste Nederlandse stockfotobureaus, maar ook communicatie- en redactiebureaus organiseren regelmatig goede beeldtrainingen. Over het briefen van fotografen, over copyright, over beeld en social media of over professionele bedrijfsvideo’s maken. Daarnaast kun je natuurlijk veel informatie zelf online vinden. Bijvoorbeeld over de Creative Commons licenties, over het toegankelijk maken van foto’s, video’s en infographics of over portretrecht. Niet geheel onbelangrijk als je foto’s van bijvoorbeeld je klanten op je website wilt plaatsen. En ga ook zeker gluren bij de buren: wij leerden veel door andere ministeries te bezoeken en met hen in gesprek te gaan over hun beeldcommunicatie. 

6. Train je collega’s

Expertise opbouwen is goed, nog beter is het deze te delen. Je maakt je organisatie er professioneler door en je ontlast je eigen team. Wij hebben een vijftiental tekst- en socialmedia-redacteuren getraind in het zelf vinden van juist beeldmateriaal bij nieuwsberichten, evenementen, tweets en Facebookberichten. Deze taken lopen dus niet via de centrale beeldredactie. Wel kunnen collega’s bij ons terecht als ze moeite hebben beeld te vinden. Bijvoorbeeld bij lastig te verbeelden onderwerpen, zoals ‘Meerjarenafspraken energie-efficiency’ of ‘Smart Cities Solutions’. 

7. Weet waar je gratis beeld vindt

Foto’s aanschaffen hoeft niet altijd betaald. Natuurlijk huren ook wij fotografen in en nemen we foto’s af bij grote Nederlandse fotobureaus. Maar waarom zou je iedere keer – pak hem beet – 50 euro betalen voor nieuw beeld als je dat ook online kunt vinden en de enige prijs die je daarvoor hoeft te betalen een correcte bronvermelding is? Wij hebben onze redacteuren getraind in het zoeken naar vrij te gebruiken afbeeldingen via Google Images (filter: gebruiksrechten). Mooie rechtenvrije foto’s en illustraties zijn ook te vinden op Pixabay.com (zelfs bronvermelding niet verplicht). Niet geschikt voor je corporate uitingen? Je collega’s van social of interne communicatie zullen er zeker blij mee zijn! 

8. Zet een centrale beeldbank op

Of je hiervoor nu een gedeelde netwerkschijf gebruikt, het contentmanagementysteem (CMS) van je website of een heuse mediatheek: zorg dat je beeldmateriaal voor iedereen toegankelijk is. Dat heeft een paar grote voordelen:

1. Collega’s kunnen op deze manier ook zelf beeld zoeken en komen niet voor ieder verzoek bij jou terecht.
2. Jij bepaalt welke foto’s er in de beeldbank verschijnen en bewaakt daarmee de beeldrichtlijnen van je organisatie.
3. Een eigen mediatheek (wij gebruiken een rijksbrede mediatheek) geeft de mogelijkheid foto’s en video’s nauwkeurig te labellen voor hergebruik. Wees overigens alert met foto’s die je bij stockfotobureaus hebt aangeschaft. Sommige bureaus staan niet toe dat je hun foto’s in een eigen beeldbank zet. Andere hebben er geen problemen mee.

9. Zorg voor goede ondersteunende techniek

Niets zo frustrerend als grafische software die voortdurend vastloopt, omdat ze ruzie heeft met het geheugen van je pc. Of een streamingsnelheid waarmee je alles kunt afspelen, behalve die 200 MB corporate video waar je hard op hebt gezwoegd. Zorg dat techniek faciliterend is, en niet belemmerend. En kijk samen met je ICT-afdeling naar alternatieven als je gewone werkplek het werken met – zware – grafische programma’s niet toestaat. Wellicht kun je op computers werken die niet in het netwerk zitten. En vergeet ook niet de mogelijkheden van online software, zoals Pixlr voor fotobewerking of Canva voor graphics, waar je zelfs je eigen huisstijlkleuren en logo’s in kunt opnemen.

10. Heb lol met elkaar

Het eerste jaar zul je nog vaak zoekende zijn, maar dat hoort erbij. Wij leerden met vallen en opstaan, en nog niet al onze beeldcommunicatie is zoals wij graag zouden willen (ja, we weten het, die foto op pagina X kan écht beter!). Maar het belangrijkste is dat je lol hebt met elkaar en elkaar motiveert. Ga samen op training, bezoek exposities en leer dat werkelijk iedereen anders tegen beeld aan kan kijken. Deel je expertise onderling en pionier in je organisatie. En als je mailbox steeds voller loopt met verzoeken: geen stress, maar gewoon concluderen dat je goed bezig bent!