Het jaarverslagseizoen 2009: ben jij er klaar voor?

Voor veel bedrijven zal 2009 uiteindelijk ‘de boeken’ in gaan als een onstuimig jaar. En over een aantal maanden is het alweer tijd om de jaarverslagen te publiceren. Meer dan ooit zullen stakeholders willen weten hoe jouw bedrijf het afgelopen jaar gepresteerd heeft. De vraag die bedrijven zich zullen stellen is: hoe kan ik mijn stakeholders het ideale jaarverslag bieden? Steeds vaker worden de bedrijfsresultaten online gepubliceerd. Maar waar moet je nu aan denken bij het opstellen van een online jaarverslag? Een korte opfrissessie voor het komende seizoen.

Voor zowel financiële jaarverslagen als duurzaamheidsverslagen of sociale jaarverslagen geldt dat steeds meer bedrijven de mogelijkheden van het internet inzetten om hun bedrijfsresultaten inzichtelijk te maken. Niet in de vorm van een PDF op de website, maar door het jaarverslag in HTML aan te bieden. En daar hebben ze goede redenen voor. Zoals Boudewijn Bugter afgelopen vrijdag al aangaf in zijn artikel heeft het online jaarverslag zich de afgelopen jaren steeds verder ontwikkeld. Dit artikel is er niet zo zeer op gericht een licht te schijnen op de ontwikkelingen. Doel is het beantwoorden van de vragen die leven bij bedrijven die overwegen een online jaarverslag te maken.

De meeste bedrijven beginnen zich rond augustus voor te bereiden op het jaarverslagproces. Dit traject begint meestal met een eerste redactieraadvergadering (vaak gecombineerd met het opstellen van een briefing voor de bureauselectie). Vervolgens worden -grofweg- de maanden oktober tot februari gebruikt om de inhoudelijke content te verzamelen. Derde en laatste stap is uiteraard de publicatie van het jaarverslag. Dit gebeurt meestal tussen februari en april. Maar welke vragen dienen bedrijven zich nu te stellen voordat ze dit traject ingaan?

Waarom een online jaarverslag?

De eerste logische vraag die je je  namens je bedrijf zult stellen is: waarom een HTML-jaarverslag? Welke meerwaarde heeft een HTML-jaarverslag ten opzichte van een geprinte versie? De meest voor de hand liggende reden is de manier waarop je je jaarverslag online kunt ontsluiten. Ten eerste is het bereik optimaal (een stakeholder hoeft geen papieren verslag op te vragen maar kan direct het verslag inzien). Daarnaast stelt een goede navigatiestructuur de online gebruiker in staat de gewenste specifieke informatie gemakkelijker te vinden.

De andere duidelijke meerwaarde van een HTML-jaarverslag ten opzichte van een papieren versie zijn de extra mogelijkheden die het internet biedt. Logisch voorbeeld is de inzet van video. Dit biedt uitgebreide mogelijkheden om de resultaten toe te lichten. Laat bijvoorbeeld de CEO in een filmpje kort vertellen hoe het afgelopen jaar verlopen is. Dit biedt u de mogelijkheid om op een interactieve, levendige en vooral beeldende manier te tonen voor welke uitdagingen uw bedrijf stond het afgelopen jaar.

Naast video kun je in een HTML-jaarverslag je stakeholders de mogelijkheid bieden om met de resultaten aan de slag te gaan. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van tools als interactieve grafieken. Ook geef je de mogelijkheid de resultaten op gebruiksvriendelijke wijze met anderen te delen. Dit kan in een financieel verslag met de kerncijfers en in een duurzaamheidverslag met de cijfers van uitstoot, afval, energieverbruik, waterverbruik, etc.

Wat zijn de te nemen stappen & activiteiten?

Een HTML jaarverslag houdt in dat er een nieuwe website moet worden gebouwd. Dit betekent dat alle stappen in een normaal website-ontwikkelingstraject aan de orde zijn.

• Definitiefase: De allereerste stap is het maken van een korte businesscase. Wat kost het HTML-jaarverslag? Maar ook: wat levert het op in termen van kostenbesparing voor het gedrukte verslag? In sommige gevallen is deze businesscase zelfs winstgevend! In de definitiefase gaat het vervolgens om het bepalen van de strategische communicatiedoelstellingen: hoe moet het verslag gepositioneerd worden? Is corporate branding een doel? Of gaat het puur om een feitelijke weergave van onze resultaten? Daarna komt het definiëren van benodigde content & functionaliteiten (wensen en eisen): van welke mogelijkheden van het internet maken we gebruik?
• Ontwerpfase: Nu bepalen we de structuur van het verslag. Deze is bepalend voor de gebruiksvriendelijkheid van het verslag en zorgt voor de duidelijke toegevoegde waarde boven het papieren verslag. Hoe moet de navigatie worden geordend? Welke pagina’s linken naar elkaar? Vervolgens worden de templates ontwikkeld en het visueel verslag wordt visueel, functioneel en technisch ontworpen.
• Realisatiefase: De website (en het CMS) worden gebouwd.

Wat is het resultaat?

Stel, je loopt de hierboven stappen door: wat levert een HTML-jaarverslag je eigenlijk op? Of beter gevraagd: wat levert een HTML-jaarverslag je stakeholders op? Ten eerste bedien je met een HTML-jaarverslag zowel de stakeholder die behoefte heeft aan een snelle scan van de resultaten als de stakeholder die zoekt naar diepgravende informatie. En je hoeft  als organisatie niet te bepalen wat wel en niet tot de ‘quick scan’ behoort. Door een heldere navigatiestructuur te bieden, bedien je elk type stakeholder in zijn behoefte, zonder deze lang door een stapel papier te laten bladeren.

Een ander tastbare dienst die je de gebruiker met een HTML-jaarverslag bewijst, is dat je de mogelijkheid biedt met de resultaten aan de slag te gaan. Dit door middel van interactieve grafieken en de mogelijkheid om resultaten te exporteren. Gecombineerd met de mogelijkheid geschreven resultaten toe te lichten in video levert dit je stakeholders een rijkere en meer interactieve gebruikservaring op.

De derde duidelijke opbrengst van een HTML-verslag komt duidelijk je organisatie zelf ten goede. Feit is dat het ontwikkelen van een HTML-jaarverslag een investering vergt. Daar staat echter tegenover dat een doortastend verslagformat ( met een heldere navigatiestructuur) je in de toekomstige jaren een hoop werk en kosten zal besparen. Als we daarbij de trend van de steeds uitgebreidere MVO-verslagen nemen kun je stellen dat het ontwikkelen van een verslag-format de investering waard is.

Tot slot heeft het HTML-jaarverslag natuurlijk ook een effect op de gedrukte versie. De oplage kan omlaag, de verzendkosten dalen. Er zijn zelfs bedrijven die ervoor kiezen om geen gedrukte exemplaren meer te ontwikkelen. Zij beperken zich tot een online versie en eventueel een PDF.

Wat vinden onze stakeholders?

Stel, je bedrijf heeft over enkele maanden een schitterend HTML-verslag afgeleverd. Dan is er toch nog een laatste stap te zetten. Om het opgestelde format, structuur en functionaliteit te perfectioneren is het zaak het HTML-jaarverslag te testen bij de verschillende doelgroepen. Je hebt een investering gedaan om je HTML-verslag te realiseren en je wilt natuurlijk jaren plezier kunnen beleven aan dit format. Vraag daarom je stakeholders hoe ze het verslag ervaren door middel van comments, enquête en usability testing. Het zal je helpen je format verder te verbeteren en zo optimaal rendement uit je investering te halen. In feite is het met een HTML-verslag niet anders dan met alle andere websites: ze zijn nooit helemaal af.