6 Nederlandse co-creatietools voor binnen & buiten je organisatie

In steeds meer bedrijven en organisaties worden ideeënwedstrijden gehouden onder medewerkers. Om overzicht te scheppen in de wereld van brainstorm- en co-creatietools ben ik op onderzoek uitgegaan. Ik heb de Nederlandse tools bekeken, bevraagd, beschreven en vergeleken. In dit artikel staan de zes tools die vooral geschikt zijn voor een besloten groep op een bijeenkomst of voor structureel gebruik in organisaties. Het zijn tools waarbij mensen kunnen meedenken over vraagstukken van de organisatie.

We zien het overal om ons heen. Congressen verzinnen van alles om naast de topsprekers ook interactieve elementen te bieden op de dag. Diverse Nederlandse gemeentes experimenteren met nieuwe vormen van democratie en burgerparticipatie. In buurten en wijken zien we allerlei online platforms ontstaan waarop ideeën, activiteiten en hulpvragen een plek krijgen en wordt LEAN ingezet om steeds nieuwe verbeteringen in te voeren.

Benut de kennis van de groep

Medewerkers hebben vaak goede ideeën over bijvoorbeeld productverbeteringen of kostenbesparingen. Helaas maakt lang niet elke manager hier optimaal gebruik van. Een organisatiebrede ideeënwedstrijd kan daar verandering in brengen, mits goed ingezet en begeleid. Dan kan het heel veel goede ideeën opleveren. En daarnaast zorgt een goed georganiseerde ideeënwedstrijd ook voor positieve energie en een verhoogde betrokkenheid bij het personeel.

Meedenken en elkaar helpen is niets nieuws. Ideeënbussen bestaan al decennialang in bedrijven en fabrieken. Al eeuwenlang komen groepen gelijkgestemden bijeen om te netwerken en elkaar verder te helpen. De technologie van vandaag maakt het echter mogelijk om dit slimmer en efficiënter te doen. Er zijn inmiddels heel wat tools ontwikkeld die gericht zijn op het laten meedenken en meepraten van groepen mensen.

Alle Nederlandse tools op een rij

Als zelfstandige consultant op het gebied van ideeën en innovatieprocessen, kom ik veel oplossingen tegen in de markt. Tools om het publiek op een congres iets te vragen en tools om medewerkers te laten meedenken over een organisatieprobleem bijvoorbeeld. Ook zijn er platforms om ideeën op te posten en anderen te vinden die je kunnen helpen bij het verder ontwikkelen van het idee. Soms is een tool voortgekomen uit frustratie en idealisme, soms is een tool in de markt gezet door een adviesbureau.

Alle zes de toepassingen zijn gebruiksvriendelijk ontworpen, de één oogt wat moderner dan de ander. De kosten van het gebruik lopen behoorlijk uiteen.

Kies zorgvuldig

Ben je op zoek naar meer betrokkenheid van je publiek, je deelnemers of je medewerkers? Gebruik dan onderstaand stappenplan.

1. Bedenk goed waar je een interactief en online tool voor wilt inzetten. Grote evenementen, inhoudelijke sessies of online gedurende een bepaalde periode? Gebruik onderstaande beslisboom om een eerste selectie te maken.
2. Lees de kenmerken van deze tools verderop in dit artikel.
3. Vraag vervolgens een demo aan om een goed beeld te krijgen van alle mogelijkheden van het systeem.

Tools en mensen

De tools kunnen goed werken als efficiënt middel bij het verwerken van ideeën. Het verzinnen van de ideeën en het realiseren ervan moet nog altijd door mensen gebeuren. Naast een ondersteunende tool is het daarom ook belangrijk om goed voorbeeldgedrag van het management te laten zien en een organisatiecultuur te creëren die het meedenken en innoveren stimuleert. Alleen dan kan een ideeënwedstrijd of innovatietraject slagen.

1. Buzzmaster

Buzzmaster bestaat sinds 2014 en de look en feel is eigentijds. De kernfunctie is het faciliteren van interactie met het publiek. Buzzmaster wordt gebruikt tijdens congressen en events. Opdrachtgevers zijn eventorganisatoren die meer interactie willen met het publiek. De eindgebruikers zijn deelnemers aan congressen en evenementen.

Hoe werkt het?

Buzzmaster formuleert samen met de opdrachtgever de vragen en faciliteert tijdens het evenement. Achteraf is er een rapportage in Excel mogelijk. Om Buzzmaster te gebruiken heb je een laptop, groot scherm en smartphones nodig.

Wat kost het?

De kosten bedragen €2000 – €5500 per keer, afhankelijk van duur en omvang van het event. Dit is inclusief de aanleg van een eigen wifi-netwerk.

Mijn mening

Buzzmaster maakt slim gebruik van de smartphone om korte interacties met het publiek aan te kunnen gaan. Het geeft congressen een licht interactief karakter.

2. Primoforum

Primoforum bestaat sinds 2015 en de look en feel is eigentijds. De kernfunctie is het faciliteren van co-creatie met deelnemers van een bijeenkomst. Primoforum wordt gebruikt tijdens inhoudelijke groepssessies. Opdrachtgevers zijn facilitators en trainers die regelmatig inhoudelijke groepssessies leiden. De eindgebruikers zijn de deelnemers aan een inhoudelijke sessie.

Hoe werkt het?

De facilitator bereidt online de sessie voor. Deelnemers aan de bijeenkomst leveren hun input via een tablet, individueel of in groepjes. De input wordt vervolgens verder verrijkt, geordend en beoordeeld. Achteraf is er een rapportage in Word, Excel en HTML mogelijk. Om Primoforum te gebruiken heb je een laptop, groot scherm, wifi en tablets nodig.

Wat kost het?

De kosten bedragen €1500 per jaar voor facilitators of €195 per maand. De Primoforum Trial is gratis.

Mijn mening

Primoforum is een goed werkend en mooi uitziende tool die door de betaalbaarheid een mooie aanvulling is op het dienstenpakket van menig facilitator van brainstorm-, strategie- en evaluatiesessies.

3. Spilter

Spilter bestaat sinds 2007 en de look en feel is intuïtief. Spilter is te gebruiken bij (online)bijeenkomsten en sessies. De kernfunctie is het faciliteren van de randvoorwaarden voor een goede bijeenkomst: structuur, gelijkwaardigheid en directe rapportage. Spilter wordt gebruikt tijdens sessies waarbij de groep online of fysiek bij elkaar zit. Opdrachtgevers zijn managers, adviesbureau’s, zakelijke dienstverleners en overheden die de kennis van deelnemers optimaal willen benutten. De eindgebruikers zijn de deelnemers aan een inhoudelijke sessie.

Hoe werkt het?

De facilitator bereidt online de sessie voor. Deelnemers aan de bijeenkomst leveren hun input via mobiele devices of laptops, individueel of in groepjes. De input wordt vervolgens verder verrijkt, geordend en beoordeeld. Achteraf is een rapportage in Word, Excel en SPSS mogelijk. Om Spilter te gebruiken heb je een laptop, groot scherm, wifi en invoerdevices nodig.

Wat kost het?

De kosten bedragen €95 per sessie. Als je wilt, is er ondersteuning van meetingsdesigners.

Mijn mening

Spilter is een krachtig en gebruiksvriendelijk tool voor digitale brainstorms en andere sessies. Volwassen product en prettig geprijsd.

4. Qollap

Qollap bestaat sinds 2010, de look en feel is eenvoudig. Qollap kan worden gebruikt voor communicatie en samenwerking in organisaties. De kernfunctie is het faciliteren van de samenwerking tussen medewerkers van een organisatie. Qollap wordt projectmatig of langdurig gebruikt in een organisatie. Opdrachtgevers zijn organisaties met minimaal 100 mensen die medewerkers willen verbinden en kennis en expertise vindbaar en zichtbaar willen maken. De eindgebruikers zijn de medewerkers van een organisatie.

Hoe werkt het?

Qollap zet samen met de opdrachtgever de klantvraag om in een doelgericht ‘traject’. Qollap maakt een project aan, waarin de medewerkers gestructureerd kunnen discussiëren, zoeken en vinden. Er is een sterke focus op kennismanagement: wie weet waar veel van? Er zijn zowel Word-rapportages mogelijk als statistische gegevens.

Wat kost het?

De licentie kost €4 per maand per gebruiker. Bij grote(re) aantallen neemt het bedrag af. Begeleiding kost €650 – €1.000 per dag.

Mijn mening

Vanwege het kennismanagementaspect is Qollap zeer geschikt voor grote organisaties waar medewerkers elkaar slecht weten te vinden. Het draagt bij aan de onderlinge communicatie en samenwerking van grote groepen collega’s.

5. PIT

PIT bestaat sinds 2008, de look en feel is eenvoudig. De kernfunctie is het faciliteren van ideewedstrijden binnen een organisatie. PIT wordt gedurende 4 tot 12 weken in een organisatie gebruikt. Opdrachtgevers zijn organisaties vanaf 100 medewerkers die de creativiteit van medewerkers, klanten of andere externen willen benutten. Eindgebruikers zijn de medewerkers of groepen externen van een organisatie.

Hoe werkt het?

KPMG traint en begeleidt vooraf het interne team dat met PIT gaat werken. Na een gedegen voorbereiding gaat een ideeënwedstrijd van start. De deelnemers kunnen ideeën invoeren en elkaars ideeën verrijken. De ideeënwedstrijd wordt actief begeleid door het interne team. Er is veel aandacht voor de culturele en communicatieve aspecten in een organisatie. Na afloop zijn er rapportages mogelijk in Word, Excel, pdf en statistieken. Om PIT te gebruiken is er een intern ‘idea challenge team’ nodig.

Wat kost het?

Licenties vanaf €30.000 per jaar. Of €12.000 voor een eenmalige ideeënwedstrijd. Dit is incl. training en begeleiding.

Mijn mening

Zeer uitgebreid platform. Aangevuld met gedegen training en begeleiding is dit geschikt voor vooral grote organisaties.

6. XiBE

XiBE bestaat sinds 2013, de look en feel is eigentijds, het taalgebruik soms wat technisch. De kernfunctie is het faciliteren van ideerealisatie binnen een organisatie. XiBE wordt gebruikt in organisaties, die de vele ideeën ook echt willen realiseren. De gebruikers zijn de medewerkers, het management en de directie van een organisatie.

Hoe werkt het?

Er is on-the-job begeleiding van ‘Pridea‘ bij de eerste projecten, daarna neemt de klant het zelf over. Gebruikers kunnen ideeën indienen en reageren. Er is veel aandacht voor de kosten en opbrengsten van de ideeën. De organisatie selecteert met het systeem en start de realisatiefase. Medewerkers kiezen zelf aan welke ideerealisatie ze willen meewerken. Na realisatie worden de resultaten geëvalueerd. Er zijn rapportage in XiBE zelf en er is een exportfunctie naar Excel.

Wat kost het?

De licentiekosten zijn €2,90 per persoon per maand, met staffelkorting vanaf 250 gebruikers.

Mijn mening

Krachtige tool met nadruk op de realisatie en op de opbrengsten van de ideeën. Zeer geschikt voor MKB-bedrijven.

Tip: Vraag eerst een demo aan om een goed beeld te krijgen van alle mogelijkheden van het systeem.

Ik ben benieuwd wat je van de verschillende tools vindt. Alle tools en de achterliggende leveranciers van de tools ken ik persoonlijk, zonder commerciële afspraken. In mijn volgende artikel zal ik ingaan op een aantal tools die zich meer richten op gemeentes die hun burgers meer willen betrekken bij lokaal beleid. Heb je vragen, of ken je meer van dit soort tools? Reageer dan hieronder.

Wil je weten welke 6 tools je kunt gebruiken om burgers online actief te betrekken? Dat lees je in het tweede artikel.

Afbeeldingen met dank aan Fotolia.