Het kerkportaal anno 2007 zit op SharePoint

In Amstelveen vond afgelopen donderdag het Portal Event plaats. Zoals gebruikelijk weer een interessante update over de visie van Microsoft op het nieuwe werken. Maar bijzonder boeiend was ook de case de de Rooms- Katholieke kerk over de toepassing van Microsoft SharePoint en Dynamics in de Nederlandse kerkorganisatie. Over to be people ready, dogfooding en bisdommen en parochies die samenwerken via het web.

2bPR: To be People Ready

De middag werd geopend door Bert Pluimers van de Enterprise & Partner Group van Microsoft Nederland. In vogelvlucht schetst hij de belangrijkste trends en hoe Microsoft dat vertaald heeft in een innovatieve visie op het werken van mensen en in het bijzonder de eigen werknemers.

‘To be people ready’ (2bPR) is zoals Microsoft dat zelf verwoord. Microsoft bestaat 30 jaar. Ooit had Bill Gates de visie bij iedereen en op elk bureau een pc. Die visie, daar zijn we een heel eind in gevorderd. Een aantal jaren geleden is de visie weer wat verder geactualiseerd. ‘Realising potential’ dat is wat nu centraal staat, voor mensen en voor organisaties.

Voor de zakelijke markt is men weer een stap verder gegaan, dat is ‘People ready’ gaan heten. De mensen in de bedrijven vormen het centrale punt, daar wordt het verschil gemaakt. Het zijn de mensen in een bedrijf die innovaties tot stand kunnen brengen. Microsoft hangt haar zakelijke producten volledig op aan de mensen.

Samen met klanten, onderzoeksbureaus en via eigen research is onderzocht wat er op mensen in organisaties afkomt. Een aantal zaken is samen te vatten onder de noemer megatrends. Het boek The world is flat van Thomas Friedman heeft daar een centrale rol bij gespeeld. Hij zag een ontwikkeling van landen naar organisaties naar individuen. Dat betekent dat er in het werken van mensen compleet andere dingen zaken een rol gaan spelen.

Maar ook regelgeving wordt steeds belangrijker, we moeten kunnen volgen wie wat gedaan heeft. Verder is een belangrijke ontwikkeling dat iedereen continu online is, als je ‘s-avonds een mailtje voor je werk stuurt is er een grote kans dat je een reactie terugkrijgt.

Bert legt vervolgens een relatie naar onderzoek van Forrester gemaakt (Get ready: The Millennials Are Coming, Forrester, september 2005). “Voor de millennials (geboren tussen 1980 en 2000) is e-mail bejaarden instant messaging”, zo stelt Bert. Een geactualiseerde versie van dit nog steeds erg waardevolle onderzoek die speciaal voor Xerox werd gemaakt is op internet te vinden (Is Europa Ready For The Millennials?, Forrester Consultancy, 15 november 2006, pdf).

Hoe werken mensen dan samen is de vervolgvraag. Daarvoor is het goed om samenwerking in een context te zien. Is het ad hoc of gestructureerde samenwerking. Is het real time of asynchronous. Microsoft heeft geprobeerd om al deze mogelijkheden gekoppeld aan te bieden: voor intranet, extranet en internet.

Uiteindelijk leidt dat tot een visie op ‘A People-Ready Business’:
– Familiair, easy to use: vertrouwd, gebruiksvriendelijk
– Supported: breed gebruikt en gedragen, veel partners
– Integrated, connected: bijvoorbeeld gekoppeld aan Outlook of Unified Communication
– Innovative: voortdurend verder evoluerend om aan de verwachtingen en behoeften te voldoen

Zaken moeten ondernemingsbreed geregeld worden. Om dit alles voor elkaar te krijgen doet Microsoft aan dogfooding: alles wat nieuw op de markt komt wordt eerst bij Microsoft intern gebruikt. Het gaat om het nieuwe werken, de organisatie werkt anders, de processen moeten anders worden ingericht. Microsoft Nederland heeft dat 2bPR (to be people ready) gedoopt, met een knipoog naar BPR.

De ervaring die binnen Microsoft is opgedaan met het nieuwe werken zijn interessant genoeg om met anderen te delen. Men heeft daarvoor een aantal onderlinge afspraken gemaakt. De communicator is daar een goed voorbeeld van: de interne afspraak is dat iedereen op Office Communicator zit (dit is eigenlijk de interne vorm van MSN).

Interessant is ook het idee om een vergadering anders op te zetten. Als iemand nu een vergadering wil opzetten dan creëert hij of zij meteen een SharePoint site met daarop de agenda van die afspraak. Mensen kunnen daar ook vanaf thuis bij. Binnen Microsoft is dat een groot succes gebleken: documenten zijn vanuit thuis te benaderen, je beschikt altijd over de laatste stukken en je kunt je abonneren op relevante stukken.

De presentatie is – behalve via SlideShare – ook in een pdf-format (download) te bekijken.

Microsoft Nederland gaat verhuizen en Bert Pluimers besluit zijn presentatie met de uitnodiging aan alle aanwezigen om een keer te komen kijken hoe dit alles bij Microsoft intern werkt.

De Rooms Katholieke kerk in de 21e eeuw

De verrassing van de middag was wat mij betreft de bijdrage van Léon Sevriens en Francis Wout van de Rooms-Katholieke kerk. Zij gaven ons een kijkje in de keuken van de RK-kerk, in het bijzonder hoe de informatievoorziening en communicatie er geregeld is.

Léon Sevriens, landelijk coördinator bij het IPAL (Interdiosecaan Platform Automatisering & Ledenadministratie), legt eerst kort uit hoe de 2000 jaar oude kerk georganiseerd is. “Het hoofdkantoor zit in het Vaticaan, de 7 bisdommen vormen de business units en daaronder hangen 1.400 parochies, de BV’s.” Hij heeft de lachers meteen op zijn hand. De RK-kerk is met 245.000 vrijwilligers ook meteen de grootste vrijwilligersorganisatie van Nederland.

De binding met de lokale community is van oudsher groot maar werd onderhouden met zeer traditionele communicatiemiddelen. Het was dus hard nodig om een slag te maken. De eerste stap werd tien jaar geleden ingezet met de ontwikkeling van een visie op informatiemanagement in de RK-kerk. De uitdaging: hoe gaan we de community binden? Vanaf het begin is daarbij voor standaardisatie gekozen. Belangrijk doel daarbij was ook om kosten te besparen, de kerken lopen immers leeg en de traditionele aanpak is duur.De eerste stap was om het relatiebeheer op orde te krijgen, met het product Microsoft Dynamics dat tien jaar geleden in de bisdommen werd geïntroduceerd. Recent is met SharePoint als intranetomgeving in de bisdommen gestart, nu wordt de slag naar de parochies gemaakt.

De parochies zijn zelf verantwoordelijk voor het organiseren van hun eigen informatiemanagement. Dat betekende in de praktijk dan elke parochie de boekhouding op een eigen manier had geregeld. In 2006 werd daarvoor Dynamics geïntroduceerd, maar dat viel niet goed omdat het een pittig product bleek te zijn. SharePoint viel een stuk beter, mede omdat mensen vaak vanuit thuis werkten en Sharepoint die brug kon slaan. De parochie kon ook vanuit thuis inloggen en dat maakte de drempel voor het gebruik van Dynamics meteen ook een stuk lager, mensen werden ‘gelokt’ doordat applicatie en SharePoint omgeving aan elkaar gekoppeld waren.

Er zijn 4,4 miljoen katholieken in Nederland, dat betekent dat er zo’n 450.000 mutaties per jaar zijn. Er is een koppeling aan de Gemeentelijke BasisAdministratie. Voorheen werden er vele, vele briefjes geschreven en per post verstuurd, TNT Post was er blij mee. Nu wordt er veel geld bespaard en is de parochie veel adequater geholpen, ze zijn er zelf aanzienlijk minder tijd mee kwijt.

In 2006 werd samen met leverancier Macaw het bisdomportal en het ledenportal geïntroduceerd, vanaf dit jaar is er in het bisdom Rotterdam een extranet met een centrale agenda, laatste mededelingen e.d. In 2008 wordt er een verdergaande integratie uitgevoerd.

Het accent van de pilot ligt eerst bij internet, daarna bij extranet. De parochie krijgt een omgeving die deels extranet is, bisdom en parochie krijgen elk intranet bisdom en uiteraard ook internet.

De financiële administratie. ledenadministratie en jaarrekening naar het bisdom is afgedekt met Microsoft Dynamics.

Daarnaast wordt de planning ook steeds belangrijker: er zijn minder pastores, toch nog steeds veel huwelijken, begrafenissen e.d. en verder nog een traject van reorganisatie en fuseringen. Parochies gaan samen, regio’s worden groter en een pastoor kan 20.000 parochianen hebben. Dit planningsdeel wordt uitgevoerd met Microsoft Exchange, bijvoorbeeld taken verdelen en delegeren naar medewerkers is hiermee mogelijk.

Het kerkbestuur wordt gevormd door vrijwilligers, handig daarbij is dat er veel gewerkt wordt met modelformulieren, bijvoorbeeld om een goed contract af te sluiten met een organist. Daarvoor werkt men met Microsoft Office 2007. Voor de communicatie in de vorm van worklow en reports is Microsoft Office InfoPath de aangewezen oplossing.

Uiteindelijk zijn zowel bisdom als parochie geholpen met ‘de drie wijzen’: internet, extranet en intranet (met een knipoog naar die andere drie wijzen). Deze opzet ondersteunt vanuit een drietal invalshoeken:

• hiërarchisch: van bisdom naar parochie
• communities: hoe binden we, hoe trekken we
• thematisch: de kalender is erg belangrijk, zo is het vandaag de feestdag Allerheiligen

Francis Wout is Perschef bij het Bisdom Rotterdam, zij neemt het tweede deel van de presentatie voor haar rekening. Ze is verantwoordelijk voor de pilot die in Rotterdam uitgevoerd wordt. De bedoeling daarvan is om een model te creëren dat ook geschikt is voor alle andere ‘business units’.

Rotterdam staat bekend als een bisdom dat durft te innoveren. Rotterdam loopt ook voorop in termen van reorganisatie, bij de herstructurering van het bisdom is per 1 januari de dekanale laag er tussenuit gehaald. Dat was reden temeer om met deze pilot aan de slag te gaan.

Toen ze begon in Rotterdam had Francis te maken met een contentmanagement systeem waar de afdeling Pers & Communicatie geen directe toegang toe had. Dat is onhandig als je bijvoorbeeld snel een persbericht wil communiceren. Daar lag dus nog een andere belangrijke aanleiding.

De organisatie van een bisdom is erg complex. Er zijn veel stakeholders, zowel binnen de eigen club als erbuiten, en vele eilandjes. Maar er is ook veel professionaliteit te vinden, zo zijn veel mensen getraind in projectmatig werken.

Francis is in haar project destijds gestart met het opstellen van een handvest, dat is uiteindelijk erg belangrijk gebleken. Een beschrijving van je positie, je opdrachtgever, je taken en verantwoordelijkheden. Dat leidde vervolgens tot een opdracht met rapportage’s. Er is binnen het project gewerkt met brainstormsessies die uiteindelijk geleid hebben tot enquêtes in alle parochies.

Die aanpak viel niet alleen goed, maar leverde ook veel waardevol materiaal op. “We bereiken niet de juiste mensen binnen parochie, soms zijn er wel 7 e-mailadressen die bij een parochie horen, de een kan wel met internet omgaan, de ander niet,” dat soort resultaten.

Vervolgens is er tijd gestoken in de vertaalslag naar wensen en behoeften. Dat is gebeurt in nauwe samenwerking met Macaw. Voor een deel is gekozen voor standaardoplossingen, voor een deel ook voor maatwerk. Teamsites zijn in het geheel erg belangrijk. Met teamsites heb je geen papierstromen meer, rapportages, besluitvorming, verantwoordingen, waar zit iedereen, alles is op de teamsite te vinden. Het gehele project is – niet onbelangrijk – binnen budget uitgevoerd.

Wat levert dit alles op is natuurlijk een belangrijke vraag. Francis geeft een opsomming van de vele voordelen. In de startsituatie was er een grote diversiteit van folders, brochures en andere uitingen. “De manier waarop internet nu is ingericht levert mij de doelgroepcommunicatie op die ik wil. Ik wil geen forum op internet omdat het dan altijd over zaken als abortus en condooms gaat. We hebben daarom gekozen voor de tien belangrijkste thema’s, waarover mensen vragen kunnen stellen.”

In de oude situatie kon men op Wereldjongerendag, waar in 2005 maar liefst 1 miljoen jongeren in Keulen bij elkaar kwamen, op de site niet met bijvoorbeeld foto’s werken. Vanaf de Katholieke jongerendag die vandaag in ‘s-Hertogenbosch wordt gehouden doet men onder meer via video verslag. De nieuwe site is dus letterlijk de hemel op aarde…

Een andere nieuwe functionaliteit is de webwinkel. De winkel die er nu is, vormt nog maar het begin. Francis geeft het voorbeeld van bollenkwekers die met Pasen hun materiaal kwijt willen aan de parochies. Op de nieuwe website kunnen bedrijven straks ook hun producten kwijt, ze is bezig om hiervoor zakelijke deals af te sluiten. Maar ook zal er toegewerkt worden naar een database voor marketingdoeleinenden die vanaf 2008 ingezet gaat worden.

Kijken we op een hoger niveau naar de resultaten dan ziet ze:

• een meer bedrijfsmatige aanpak
• een leercurve die zowel bisdom als Macaw hebben doorgemaakt
• toegankelijke gedocumenteerde verslaglegging
• Microsoft Office SharePoint Server 2007 klantvriendelijk ingericht
• gestructureerd werken geeft inzicht in proces, workflow en verantwoordelijkheden, dat is met alle betrokken afdelingen in beeld gebracht
• meer kostenbewustzijn omdat afdelingen ‘medeplichtig’ zijn gemaakt voor hun deel van de website
• ROI van meer dan € 500.000 per jaar (door besparing op onder meer drukwerk, enveloppen, kopieerwerk, handling, instoparbeid)
• een template die ook bruikbaar is voor de andere bisdommen

Met vier bisdommen die het extranet per 1 januari a.s. ook gaan krijgen lijkt het project nu al een groot succes. Francis benadrukt tot slot dat zo’n project in de aanloop techniek is, maar dat daarachter communicatie zit en straks alleen nog maar communicatie is. Het is duidelijk: het kerkportaal van de 21e eeuw is op SharePoint te vinden.

Hierboven zijn de sheets via SlideShare te bekijken. De presentatie is ook als pdf te downloaden.

Visio: Eén visie, één bedrijf met SharePoint 2007

Petra Stuitje (Consultant Invoering en Gebruikersacceptatie bij e-office) en Patrick van Leeuwen (hoofd Automatisering binnen Koninklijke Visio) presenteerden over de invoering van SharePoint bij Visio, de landelijke stichting voor slechtzienden en blinden. Visio is de partner in onderwijs, zorg en revalidatie voor slechtziende en blinde mensen. Er werken 1.500 medewerkers en er zijn 960 geautomatiseerde werkplekken.

SharePoint wordt er gebruikt om de samenwerking beter te organiseren, bijvoorbeeld de informatie rondom trainingen. De redenen om voor SharePoint te kiezen zijn erg breed: onder meer het gegeven dat het een standaardpakket is, er een krachtige search op zit, de schaalbaarheid en de bouwstenen aanpak (gefaseerd invoeren).

In 2007 stond de implementatie van intranet, search en enkele applicatie bouwstenen centraal, in 2008 staan collaboration en Office Communication server op het programma. Er is na een marktverkenning voor e-office gekozen op grond van hun manier van aanpak (mens, organisatie, techniek), goede ervaringen uit een eerdere pilot en de aantoonbaar ervaring met MOSS 2007.

Als eerste is dus intranet aangepakt. De top 3 aan klachten vooraf: intranet is slecht gevuld, navigeren gaat gebrekkig en het is moeilijk actueel te houden. Kennis delen werd ook als moeilijk ervaren.

Bij Visio is men met drie voorbeelden van zoeken (vinden en navigeren) bezig geweest: gestructureerd zoeken, vrij zoeken en relevante items aanbieden, al dan niet geïnspireerd. Als je je profiel wil tonen, dan kun je daarin ook allerlei extra gegevens kwijt, zodat anderen je ook op bijvoorbeeld een expertisegebied kunnen vinden. Er worden in de presentatie ook enkele voorbeelden van intranetpagina’s getoond, zie de sheets hieronder (aanklikbaar, ook in SlideShare) of in pdf-formaat (download).

Je wil het intranet ook gebruiken om mensen met elkaar in contact te brengen, daar is men bij Visio heel actief mee bezig. Maar ook in de voorbereiding van de invoering is het contact met de gebruikers erg belangrijk geweest. Die input van de gebruiker is verzameld via een klankbordgroep, spiegelen, toetsen en fine-tunen.

Een van de zaken die daaruit kwam is dat mensen erg snel zaken op intranet wilden zetten, dus dat niet alles eerst goedgekeurd moet zijn. Daar is nu dus ook rekening mee gehouden. De vacature voor de contentmanager is er dus niet gekomen, iedereen mag op intranet plaatsen.

Het team waarmee het intranet gerealiseerd is, was 5 mensen groot (projectmanagement, implementatie, automatisering, communicatie). Het redactionele deel wordt nu in kaart gebracht en ingevuld.

Het zoeken voorbij

Hans van der Meer, Marketing Manager Office Business Applications Microsoft Nederland, besluit de middag met zijn presentatie Het zoeken voorbij. Hij demonstreert aan de hand van het intranet van Microsoft hoe enterprise search er daar uitziet, er kan tegelijk gezocht worden op het intranet, in klantdossiers en ook onder de medewerkers, waarbij er gekeken kan worden of iemand aanwezig is en er ook gelijk een chat gestart kan worden. Ook bellen en video via web is mogelijk, het grote voordeel is natuurlijk dat er geen extra kosten aan verbonden zijn.

Hij benadrukt dat zoeken binnen email steeds belangrijker wordt. Hij is zelf nog gewend aan het maken van foldertjes (mapjes) binnen zijn email, maar eigenlijk is dat van de zotte om te doen. De e-mail accounts zijn tegenwoodig zo groot, bijvooreeld een Hotmail account met 5Gb online. Dezelfde ontwikkeling – geen mapjes meer maken – zie je ook op de harddisk. Daar heb je alleen nog maar de map documenten zonder verdere indeling.

Met deze ontwikkelingen neemt de behoefte toe aan een zoekomgeving die over alles heen ligt en waarmee je overal kunt zoeken. Dat moet het Windows Live Search Center worden, het duurt nog een jaar voordat die op de markt komt. Zoeken gebeurt dan aan de hand van je profiel en de zoekfunctie probeert je daarmee dan zo goed mogelijk van relevante informatie te voorzien. Met de nieuwe Longhorn technologie kun je ook zoeken op machines van anderen, als ze tenminste toestemming geven.

De presentatie van Hans van der Meer is via SlideShare te bekijken en hier te downloaden (pdf).

Tot slot

Voor degenen die niet bekend zijn met het Microsoft Enterprise Content Management platform gaf Jurrien de Haan (Technology Specialist SharePoint van de Enterprise & Partner Group van Microsoft Nederland) voorafgaand aan de eigenlijke sessie nog een presentatie over MOSS 2007. Deze presentatie is hieronder (en in SlideShare) te bekijken.

Rond de klok van vijven sluit George Parker het Portal Event af. Hij heeft de middag weer op miraculeuze wijze aan elkaar gepraat en het publiek meegevoerd in zijn acts en verhalen. Over dat laatste gesproken: hij is sinds kort ook met eigen podcastshows begonnen.

Tot slot wil ik in het bijzonder Annemarie Hendriks van Macaw bedanken voor de uitnodiging, de uitstekende organisatie en het beschikbaar stellen van alle presentaties.