Durf jij los te laten? Van werk tot achterhaalde regels

Ik heb een allergie voor gratuite opmerkingen. Je kent ze wel: ‘grijs is het nieuwe zwart’ of ‘less is more’. Toen ik de aankondiging van Cyriel Kortleven’s nieuwe boek ‘Less is Beautiful’ las begon het te jeuken. Toen ik het boek las, was de jeuk snel weg. Less is echt beautiful. Misschien kan ik het op mijn eigen werk van toepassing laten zijn en deze keer een kort artikel op Frankwatching schrijven?

Wat gaat het boek over?

Het boek is geschreven door Cyriel Kortleven, Belg en Spreker (zo zou hij denk ik wel omschreven willen worden). Het draait in dit boek om vier kerngedachten:

1. Why more is too much
2. Start to stop
3. Simplify
4. Letting go

Met deze vier stappen (de eerste stap is meer als kaderzetting bedoeld) kan je zelf proberen het concept van ‘Less is Beautiful’ te implementeren.

Why more is too much

Het is niet moeilijk om een gevoel te krijgen bij de eerste gedachte. Wat heb ik in vredesnaam aan 23.000.000 zoekresultaten? Ik bekijk de eerste paar pagina’s met resultaten en meer niet. Wat heb ik aan 500.000 apps in een app store? Maar ook een menu in een restaurant valt hier onder. Uit onderzoek blijkt dat te veel keuzes stress oplevert bij de mensen die de keuze moeten maken. Natuurlijk moeten we enige keuze hebben, maar te veel keuze is vaak niet goed. Niet voor de consument maar ook niet voor de organisatie.

Start to stop

Toch is het moeilijk om de eerste stap te zetten en te stoppen met iets wat eigenlijk niet meer past in de organisatie of in je leven. Dat kan van alles zijn, een project waar je eigenlijk al mee had moeten stoppen, een relatie die meer energie vraagt dan dat die oplevert of een distributiekanaal wat eigenlijk helemaal geen waarde meer toevoegt. De moeilijkheid ligt ook in het feit dat verandering weerstand oproept. Ik ken diverse bedrijven die heel graag een bepaalde dienst of product zouden willen afschaffen, maar dat niet doen of durven vanwege de weerstand die er dan ontstaat.

De DO WANT-matrix van Jim van der Beuken (op pagina 59 in het boek) is een mooi middel om in kaart te brengen waar je mee moet stoppen of waar je mee door moet gaan. Op de assen zet je Doen en Willen in positieve (Wel Doen, Wel Willen) en negatieve zin (Niet Doen, Niet Willen). Hierdoor ontstaan vier hoekjes met alle vier combinaties.

Simplify

Als we het eens eenvoudiger zouden maken zou dat enorm kunnen schelen. Je ziet deze trend op allerlei vlakken, niet in de laatste plaats op het gebied van regelgeving maar ook op het gebied van productontwerp. ‘Sense and Simplicity‘ is al jaren lang de brand promise van Philips. Het is meer dan alleen het terugbrengen van het aantal knoppen op het toestel, zeker als met die één of twee knoppen twintig verschillende functies moeten worden uitgevoerd. Ook op het gebied van kennis speelt dit probleem. Veel mensen vinden Jip en Janneke-taal eenvoudig, en dat is het ook. Maar het is ook erg krachtig en wordt begrepen door mensen. En het is verrekte moeilijk. Probeer maar eens in Jip en Janneke taal uit te leggen wat een bankrekening is.

Volgens mij is ‘Simplify’ een van de stappen naar ‘adaptive‘, een interface die zich aan de hand van kennis en gebruik aanpast aan de gebruiker. Dit laatste staat trouwens niet in het boek maar is een voorbeeld van het gedachteproces waar dit boek me toe heeft gezet.

Letting go

Als laatste gaat het over ‘loslaten’. Dit is volgens de schrijvers het moeilijkste van allemaal. Wat gebeurt er als ik zomaar de controle overgeef aan iemand anders? Maar al die controle kost veel tijd, energie en misschien ook nog wel stress. Over sommige dingen wil je misschien toch de controle houden, andere dingen kan je loslaten. De auteur zegt dat het sowieso geen zin heeft heeft om je druk te maken over dingen waar je geen controle over hebt, zoals het weer of de situatie in Syrië. Hij gebruikt hiervoor het concept van de ‘Circle of influence‘ van Stephen Covey.

Ook hier kun je over discussiëren, niet zo zeer over het weer maar over de situatie in Syrië. Velen hebben toch het idee dat ze hier iets aan willen doen. De voorbeelden in het boek zijn wel de meest aansprekende vind ik, bijvoorbeeld van Meneer IDDI (I Didn’t Do It). Dit is een fictief persoon die je de schuld kan geven van wat er aan de hand is en daarna de problemen gewoon kan gaan oplossen.

Voor wie is het boek geschreven?

Op de omslag van het boek staat dat het boek geschreven is voor professionals die in hun organisatie meer resultaat willen met minder inspanning. Ik vind dat iets te beperkt. Veel voorbeelden gaan inderdaad over processen en regels, maar ook in de persoonlijke sfeer kun je wat van dit boek opsteken. Als je op zoek bent naar diepgravende inzichten die je gehele bestaan op zijn kop zetten, dan ben ik bang dat je aan dit boek niet veel zult hebben. Wat je er wel in vindt, en dat vind ik zelf waardevoller, zijn voldoende voorbeelden en inzichten waar je wat aan kunt hebben.

Vertel me niet wat ik moet zien, maar hoe ik moet kijken

Je kunt deze inzichten, als je het er mee eens bent, gebruiken in een zakelijke context of privé. Dit is niet het boek met de ultieme waarheid op het gebied van lifehacking of productontwerp. Zie het als een soort halffabricaat. Je krijgt een voorbeeld aangereikt en moet daar zelf mee aan de slag. De opzet van het boek is dat je het naast leesboek ook gebruikt om in de schrijven, om jouw ideeën en opmerkingen toe te voegen bij de voorbeelden. De pagina’s zijn er specifiek voor ontwikkeld.

Indeling

In het boek kom je zowel verhalen, als tools en voorbeelden tegen, 69 stuks in totaal. Op deze manier illustreert de auteur de vier kerngedachten. Onder aan iedere pagina vind je een tweet die de boodschap nog compacter weergeeft. Sowieso is dit niet het boek van de pagina’s vol met letters. Nee, veel witruimte en korte teksten maken het boek toegankelijk. Hieronder een drietal voorbeelden van de ideeën in het boek.

Regels hebben een houdbaarheidsdatum

Iedereen kent de ‘tenminste houdbaar tot’-data die bijvoorbeeld op voedsel of medicijnen staan. Kortleven stelt voor om ook een houdbaarheidsdatum voor regels te introduceren. Iedere regel gaat dan bijvoorbeeld maximaal vijf jaar mee, daarna moet de regel worden geëvalueerd. Is de regel nog wel nodig? Heeft jouw organisatie regels waarvan de houdbaarheidsdatum al lang verstreken is?

Tijd voor de economie van het delen

Hoeveel tijd denk je dat een gemiddelde boormachine wordt gebruikt gedurende de tijd dat je hem bezit? 15 minuten. Dat wil zeggen dat al die tijd dat je hem in het bezit hebt, deze ongebruikt in de schuur of kast ligt. Zo zijn er veel meer dingen die je kunt delen en waarvan je nu al de eerste producten en diensten ziet, zoals Snappcar. Het loslaten van eigendom en de overstap van product (wat je koopt) naar dienst (die je afneemt) is een van de belangrijkste businessmodel-innovaties van de afgelopen jaren. Zelfs Adobe en Microsoft hebben dit model omarmd.

Schelpen of zeesterren

In het boek staan ook verhalen zoals die van ‘de Zeester’ door Rob Bell. Zijn zoon speelt op het strand als er een prachtige zeester langs drijft. Zoals ieder kind wil hij deze pakken, maar doet het niet. Zijn vader moedigt hem aan maar het jongetje antwoord: “Ik kan het niet.” “Natuurlijk wel” is het antwoord van zijn vader. “Nee” zegt zijn zoon, “ik heb mijn handen vol met kleine schelpjes.” Moraal van dit verhaal: door het verzamelen van kleine schelpjes was hij niet in staat de zeester (de grote kans) te pakken.

Is dat nou wel zo?

Alle drie de voorbeelden die ik hier uit het boek van Cyriel haal zijn, zoals gezegd, geen ultieme waarheden of traantrekkende verhalen. Natuurlijk kan je een boormachine, een auto of een vakantiewoning delen. Of je het wilt en of het ook gaat werken, dat is vraag twee. Je zult zien dat bijvoorbeeld een boormachine in het weekend meer gebruikt gaat worden (in het algemeen), dan door de week. Maar dit zijn details die je moet uitwerken. Afhankelijk van je ervaring met dit soort concepten of innovaties in het algemeen zullen de voorbeelden je bekend of minder bekend voorkomen. Sommige zijn heel praktisch, aan andere voorbeelden zitten meer haken en ogen.

Ik heb dit boek met veel plezier gelezen. Dat komt door het onderwerp (ik hou wel van een beetje nadenken over wat beter of anders kan: daar ben je tenslotte innovator voor), maar ook door de vormgeving. Geen dikke lappen tekst of veel theorie, maar voorbeelden die bedoeld zijn om over na te denken en misschien iets mee te doen. Ik had mezelf als doel gesteld om ‘Less is Beautiful’ van toepassing te laten zijn op dit artikel en als ik kijk naar het aantal woorden (>1500) ben ik er toch niet helemaal in geslaagd. Ach, je moet maar denken: ‘sometimes a little bit more is still beautiful‘.

Over het boek

Titel: Less is Beautiful
Auteur: Cyriel Kortleven
Jaar: 2013
Prijs: €24,95
Bestellen: via Less is Beautiful

Foto intro met dank aan Fotolia